信息化助力北京理工大学人才管理创新之路

       习总书记在十九大报告中多次提到人才的重要性，人才是实现民族振兴、赢得国际竞争主动权的战略资源。在学校双一流建设的大背景下，如何让人才真正在学校落地生根，能引得进来且发展得好，是学校人力资源工作的重中之重。而系统建设之前，人员数据不准确，每次填报上级要求的报表，或为校领导提供学校人力资源状况辅助决策时，均需下发通知请各单位组织上报数据。人事业务涉及到的各类证明均在线下运行，导致学校职工花费大量的时间重复填表，不仅造成大量的资源浪费，而且管理人员被事务性工作束缚住手脚，只有极少的时间还要加班加点才能做少量的前瞻性工作。在如今互联网+时代，连购房、车辆摇号都实现了线上办理，而学校职工在校期间办理各类业务，还在沿用从七、八十年代开始的填表、签字盖章、各个部门到处跑的模式，根本谈不上“用户体验”一说。再往远看，对人员数据的深度运用，利用数据进行分析决策，对不同职工进行个性化职业生涯发展指导，也是学校人力资源管理工作迫切需要解决的问题。

       什么是人事系统？人事系统应该服务哪些业务，解决哪些学校现阶段面临的问题？未来人事系统应该做哪些布局？有些问题需要后来人来回答，有些问题需要在系统建设前就做好架构。从2016年9月起人事处开始搭建自己的人事系统，在搭建之初，我们定下了一些原则：

1.人事系统必须掌握学校职工的所有人事相关数据；
2.为确保数据的时效性，业务数据一定要分类管理，业务科室对字段的维护管理权限应十分明晰；
3.建设字段及相关代码应充分考虑各类业务需要。

       在上述原则下，我们开始对各个业务科室进行调研。对职工在招聘、入校、培训进修、职称申报与评审、学历学位变更、离职、退休等职业周期中所有业务涉及的表单进行字段整理，同时针对各业务科室数据上报需求，以及校内同级部门经常对人事部门提出的数据需求进行调研，将字段进行精炼。除国标外，我们还按照学校因特殊政策产生的特殊数据进行了代码项的增减。在整理完最终字段及相关代码后，我们要求各业务科室对字段进行认领，明确他们维护字段的权限。同时我们设计了数据展示规则，以及为方便数据采集，创建了便捷的导入导出功能，最大程度上满足系统管理者的需要。

       在实现了数据的统一存储和标准化管理后，我们开始围绕任务量最重、时间要求最急、协调最困难的数据统计工作开始设计系统功能，基于前期对字段及代码的充分考虑，几乎所有重要统计报表所涵盖的字段及代码，都已经建设到人事系统当中。其中需要由其他业务部门提供或核准的如政治面貌等信息，由于相关部门没有信息系统，我们可以季节性的将相关数据进行导入。基于系统强大的取数和计算功能，我们在系统内设置好各种报表，对系统内数据进行取数，实现报表的自动出数。

       在内置报表工作完成后，我们希望能快速实现数据的利用。工资业务是学校落实国家工资政策和体系的根本任务，是人事处基础性工作。我们决定以此为抓手，顺便对系统的数据计算能力、计算规则自定义等功能进行测试，从而实现深度应用。按照事业单位薪酬相关规定，一个人的职员职级、职称、工龄、学历学位的变化都会导致相应的工资发生变化。此外，学校又有自己的管理规定，为了鼓励职工朝多个方向发展，在某些指标上实行工资就高的原则，这就需要人事系统能够对这些复杂的规则包括数据变更情况，能够立即反映到工资数据的变化上来，方便人员的调薪等等。

       2016年国务院机关事业单位进行工资改革，2017年北京市事业单位进行养老保险改革，实行社会统筹，建立职业年金制度，实行社会化管理服务，每一次改革都带来巨大的工作量。再加上内部绩效工资核算和发放还处在半自动化状态，内外因素触发了工资管理要进行变革以适应业务发展需要。希望通过信息手段的变革创新，实现精准、高效的工资作业，释放精力以从事绩效薪酬体系开发和研究等更有价值的工作。系统不负所望，目前已经实现包括薪酬变动、工资报表自动生成等业务的高效处理，初步达成了既定目标。

       基础工作完成后，我们开始搭建业务平台，经过一番激烈讨论，我们最终认为：人事系统应该是管理者的工作平台。即便职工要查看个人信息，应该在全校的信息平台上进行查看，我们可以将个人数据对学校信息平台共享。至于办理业务，也应该让教职工直接去点击他要办理的业务，而不是先理解该业务从属的部门，还得理解每个不同部门系统的使用规则，因此我们下一步要做的就是根据业务量的大小、任务紧急情况逐步在学校公共平台上，上线碎片化的服务应用。

       系统初步搭建完毕后，时值学校职称评审工作即将开展，涉及到学校数百位教职工的职称晋升，教职工往常都需要填写申报表、专家简单表等大量申报材料并打印出来进行提交，学院、学部组织专家评审时几十份、几百份的材料陈列在评审桌上，不便于阅读，体验也极差。于是我们选择职称评审作为我们建设的第一个服务应用，最终实现了职称评审的线上运行：

1.实现了各个环节业务分类流转办理，教职工职称报名、职称申报、在线审核、在线评审、在线认定等审批环节在线上完成，在业务结束时职工信息数据自动完成变更；

2.实现了评审费用的在线支付，学院第二轮推荐的人选，可以直接在系统里面进行评审费用的扫码支付，高效便捷；

3.实现对无资格人员的申报控制，系统可以线上完成有限申报次数的记录，实现零风险控制；

4.实现电子公示接受监督，系统能够在学院内部或全校范围内进行电子公示，并能够记录阅读次数，真实展现公平、公正、公开原则，实现民主监督。

       职称评审工作流程复杂，需要实现的功能点繁多，对表单的要求也比较高，因此职称评审流程的线上实现，为我们进一步增加服务应用提供了大量经验，且增强了信心。职称评审都能线上运行，那学历学位变更、职员评审等都可以通过系统来进行运行了。

       一些校内可以流转的，并且内部承认的流程可以通过系统流程来实现，另外一些对外的诸如贷款用的收入证明、出国用的各类人事证明、用于申报项目的职称证明等必须形成纸质件并盖章，职工才能凭借相应的材料到外面机构办理相关业务。于是我们联合宏景软件预先制作了证明模板，关键数据通过系统实时取数，生成各类证明的PDF文件传送到自助终端打印机中，教职工只需通过刷校园卡、身份证即可通过身份识别，选取想要打印的人事证明，每一个被打印的证明项目都会以快照形式储存在系统数据库当中，确保可查。

       这样一来，能在校内系统进行流转的流程尽可能在线上完成，需要纸质件的我们将他们推到自助打印机，信息化迈上了新的高度和思路。然而比较遗憾的是由于当时人脸识别技术识别率为97%，人事证明涉及到教职工的个人信息，为慎重起见，我们没有启用人脸识别功能，在职工人事服务体验上，我们还会结合更多的现代技术用于人事服务当中。

深化应用阶段

      2019年，我们把原有A、B系列招聘平台合二为一，开启智能微招聘移动化应用与智慧校园平台进行深度融合，实现信息一站式采集与信息资源共享。通过招聘系统，根据岗位类型设置不同的招聘流程和简历注册模板，实现不同类别人员的招聘需求。在海外宣讲现场我们提供二维码，让求职者现场扫码申请岗位、快速完成简历收集。经过面试筛选后，将拟录用人员信息无缝对接到人力系统、Online大厅平台、注册中心、主数据中心等，实现信息资源共享。

       2019年，我们把入职流程所有手工办理的环节通过线上办理实现，以往办理教职工入职时，经常遇到几十位新入职教职工拥挤在教师服务大厅排队办理入职手续，然后跑到校团委、保密处、图书馆、保卫处等十几个部门盖章，费时费力，现在只需要在招聘系统完成数据采集审核后，数据自动同步到其他业务部门系统，实现信息共享，大家直接在线上办理新职工入职手续。

1、通知入职：业务科室在招聘系统确定拟录用的人员，系统自动给即将入职的教职工发送“入职指引”，通知其如何办理入职手续。同时人员信息同步到注册中心、数据中心、online大厅等其他平台；

2、注册激活：即将入职教职工收到入职邮件提示，在线登录注册中心平台，激活自己账号，为后面在线办理入职手续，到校办理学校一卡通等业务做准备；

3、入职办理：新入职教职工注册激活账号之后，根据入职指引登录online平台，完善入职登记信息采集、确认，提交；业务科室在线审核新入职教职工信息，审核完毕进行批准；

4、信息共享：入职批准后online大厅平台将入职登记信息发送给人事系统，并通知招聘系统把已入职教职工的其他信息发送给人力系统，保证新入职教职工信息完整流转到人事系统。

       通过数据对接，将繁琐的入职办理，复杂的审批流程，庞大的数据规整，进行系统深度融合，真正开启人机智能时代。除了业务上的功能实现，我们也在尝试利用人力资源工作框架，体现学校的人文关怀，比如利用系统内存储的职工生日等信息定时向教职工发送生日问候等等，今后在这个方面我们会进一步提高认识，促进学校人力资源工作的升级。

云平台应用

       在职称评审业务中，不管是学院的初审会还是学校级别的终审会，以往通常采用手工制票、手工填票，会中汇总统计，一场会下来除了前面的专家查阅材料、填写纸质票，后期统计还需要等待1个小时，不仅花费了专家大量的时间和精力，而且极易出现差错。2017年，我们采用了宏景云平台参与到当年的职称评审工作中来，专家在审阅完材料后直接通过手机扫码对申报人员进行打分或排序，现场大屏幕实时展示投票全过程，投票完成后，直接生成统计结果，整个过程清晰可视，专家体验极佳。

       云投票的应用大幅提升了我们在各类评审工作中的效率，同时在全校产生了广泛的影响，在各部门的强烈呼吁下，我们积极将这一新的应用成果对学校各单位进行分享。没想到的是，云平台的投票功能在各部门的应用过程中又一次升华，有些又反过来应用到人事工作当中，如各个学院、部门在招聘初面、民主投票、师德评议、党支部委员选拔、年终360考核等工作中的应用。今年宏景云平台又创造性的开发了同行评议模块，我们期待明年的职称评审工作能够全面应用，在外审以及校内评审会上，不论是查阅申报人资料还是最终的投票评审，以及最终的结果反馈，都能够全面电子化。值得一提的是，云平台的应用为我们提供了新的信息化思路，至此以后，除了对于教职工个人服务的线上人事应用流程和自助打印外，我们也为学校信息化工作贡献了在评审、选举、投票等方面的人事处方案。

接下来要做的事情

1、解决A、B系列人力资源管理系统合并的问题：

       为解决超编、用人活力不足、柔性引智问题，北京理工大学引入B系列作为除事业编外的另一只保障学校事业发展的主力军。现有的B系列人力资源管理系统老旧、功能不全、使用不便等问题严重阻碍学校对B系列职工的有效管理，遂计划将A、B系列人力资源管理系统合并，实现A、B系列人员集中管理，同时，将A、B系列人员的基本字段和业务字段进行梳理和整合，优化分配功能权限，解决业务流程再造和原来不平衡不充分的字段信息之间的矛盾，全面优化和升级B系列人员管理系统。合并后全校各二级单位人事干事、人力资源部业务人员、校领导将统一在一个人力资源管理系统里面查询、浏览、管理全校A、B系列职工，博士后人员。

2、做好线上服务优化后，数据可视化和深度应用应是信息化接下来的重要主题：

       在学校双一流建设的大背景下，对人才情况的实时盘点，人力资源成本的展示，以及对各类人才各项数据指标情况的全面梳理，对辅助校领导决策以及学校发展规划有重大的意义，其二，对于现已掌握的人事数据以及结合科研、教务甚至职工消费数据形成一套完整的教师数据分析体系，用于指导学校在不同领域的成本投入，以及对教职工的职业发展路径进行预测，从而有针对性地指导教职工的发展当是接下来的工作重点。