文章视频会议视频会议怎么开?软、硬件视频会议系统使用教程全公开
资深作者杜会堂
杜会堂 企服市场观察者

在经历2003年非典、2008年全球金融风暴后,国内企业对视频会议的需求与日俱增,2020年爆发的新冠疫情再次加快了视频会议产品的发展。随着企业对视频会议应用不同需求的发展,视频会议市场由过去硬件系统主导,逐渐演变成软件、硬件平分秋色的局面。

视频会议怎么开?根据企业所使用的视频会议系统的不同,使用方法也同样分为软件系统和硬件系统两种。

软件视频会议系统是基于个人电脑的视频通信方式,主要依靠电脑芯片来处理音、视频编解码,从而召开视频会议。它的好处是投入成本低,安装方便。

目前支持视频会议的软件有很多,随着新冠疫情爆发,很多视频会议公司向社会免费开放软件使用。国内以阿里、腾讯、华为、字节跳动为代表的互联网科技企业,以亿联网络、好视通、容联云通讯等企业为代表的云视频会议上市和新兴企业,纷纷宣布疫情期间免费开放部分产品或服务。

其中,来自阿里、腾讯、字节跳动等公司的视频会议软件因为得到多方的大力推广,成为大多数企业和用户的选择。下面以常用的钉钉为例,介绍软件视频会议怎么开。

钉钉是由阿里巴巴集团开发的智能移动办公平台。和定位于个人用户的微信、QQ不同,钉钉主要面向企业用户,解决企业用户在工作中遇到的沟通、协作、管理等问题。

钉钉支持常用的桌面和移动系统,覆盖Windows、macOS、iOS和安卓。疫情期间,钉钉推出支持300人视频会议的免费解决方案,同时不限使用时长,可以满足绝大多数中小企业的需求。

在钉钉官网下载好软件,安装注册后,即可召开视频会议:

视频会议怎么开?软、硬件视频会议系统使用教程全公开

视频会议怎么开?钉钉手机版使用教程:

  • 在手机上打开钉钉,点击右上角电话图标的「视频会议」按钮,进入后依次点击「发起会议」——「视频会议」
  • 选择视频会议的模式。「通用模式」适合开会讨论,自由发言;「课堂模式」适合老师上课、培训。确认后,点击下方「开始会议」按钮,即可创建视频会议
  • 进入视频会议后,点击上方「入会口令」,可以发送相应口令给钉钉以及微信、QQ等好友,通知其加入视频会议;点击「添加参会人」,可以直接添加钉钉公司群中的成员进入视频会议
  • 会议讨论完毕后,点击下方红色的「挂断」按钮,即可结束视频会议
视频会议怎么开?软、硬件视频会议系统使用教程全公开

视频会议怎么开?钉钉电脑版使用教程:

  • 电脑上打开钉钉,在左侧工具栏中点击电话图标的「视频会议」按钮,进入后点击右侧「发起会议」
  • 选择视频会议的模式。和手机端一样,「通用模式」适合开会讨论,自由发言;「课堂模式」适合老师上课、培训。确认后,点击下方「开始会议」按钮,即可创建视频会议
  • 进入视频会议后,点击下方「邀请」按钮,会弹出「入会口令」、「添加参会人」两个选项。点击「入会口令」,可以发送相应口令给钉钉以及微信、QQ等好友,通知其加入视频会议;点击「添加参会人」,可以直接添加钉钉公司群中的成员进入视频会议
  • 会议讨论完毕后,点击下方红色的「结束会议」按钮,即可结束视频会议

企业微信、腾讯会议、飞书等其它软件的视频会议召开和结束的操作和钉钉类似,相关内容可以阅读以下文章:

钉钉视频会议使用评测:更适合中小企业的“全能型选手”

飞书视频会议使用评测:能看也能记、免费不限时,最高支持25人同时在线

企业微信视频会议评测:基础功能成熟,共享、标注功能强大

腾讯会议评测:功能完善、体验出色,音频降噪、视频美颜等亮点突出

视频会议怎么开?软、硬件视频会议系统使用教程全公开

和软件视频会议不同,硬件视频会议是基于嵌入式架构进行的视频通信方式,主要使用H.320和H.323协议标准,依靠DSP+嵌入式软件实现视音频处理、网络通信和各项会议功能。

硬件视频会议需有专门的硬件设备终端来实现远程视频会议,主要包括嵌入式MCU(微程序控制器)、会议室终端、桌面终端等设备。其中MCU部署在网络中心,负责码流的处理和转发;会议室终端部署在会议室,与摄像头、话筒、电视机、投影幕布等外围设备互联。

下面以思科的视频会议室为例,介绍硬件视频会议怎么开:

  • 使用前确认设备。你看到的视频会议室应该包括这些设备:一个视频会议终端,电视机上方带摄像头的设备;两台大屏幕显示器,支持HDMI高清输出;一个桌面触摸屏;一条HDMI线;一个桌牌,上面是使用指南
  • 使用前检查。检查显示器是否处于激活状态以及视频型号输出源;检查电视终端设备指示灯是否显示正常;确认视频终端已注册;确认触摸桌面控制屏显示正常
  • 召开多方视频会议。扫描桌牌上的二维码,获得本终端虚拟会议室的进入密码,或者联系管理员获得会议室密码,将本终端虚拟会议室的号码、密码发送给参会者。会议开始前点击屏幕上的「呼叫」按钮,输入本终端虚拟会议室的号码和密码就进入会议室,等到会议时间到了、所有参会者到场,即可开始会议
  • 参加多方视频会议。点击「呼叫」按钮,输入你将要参加的虚拟会议室的号码,根据提示输入密码(会议召开者会提前提供会议室号码和密码,如果没有,可以向其索要),确认后即可参与会议

关于“视频会议怎么开”的讨论,除了设备操作层面的准备,我们还应做好内容方面的充分准备。另外对于视频会议,召开者一定要做好会议提前通知、会中监督管理、会后总结分析,防止参会人员不知情、迟到甚至不参会,影响会议效率。