文章在线文档黄志军:协同工具如何为企业真正提升效率
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资深作者黄志军
黄志军 36氪企服点评专家团|13年深耕于企业级服务工作,专注企业战略经营与中小微企业数字化转型。引领团队从Office 1.0 时代成功跨越到Office3.0时代,在企业云服务的战略制定、模式创新、产品与运营等方面均有成功经验。

2020年是特别的一年,突如其来的疫情不仅改变了人们的生活方式,也改变了许多行业的运行规则。如今步入了后疫情时代,相信大部分企业都会把降本增效作为重点——实质上是企业通过对内的一种数字化工具或方法,为企业带来切实的利益。

 

在疫情期间我们就接触过这样的客户,在疫情前企业将业务重点铺在了市场对外扩张,通过广告投放获得了大量的客户,但随之而来的运营成本也开始明显变高。因此企业就把视线转向了内部,保持成本不变甚至降低成本的同时,提升企业经营效率,在大幅提升效率之后实现了存量客户的优化运营,进而找到了新的增长点。

 

一、打破信息孤岛 效率翻倍

 

具体来说,比如企业中办公文档处理和流转是最高频使用的场景,其中隐藏着员工时间与精力的反复和浪费,某种程度上来说是企业效率的慢性杀手。基于我们的产品和大量的使用实例,在这里与大家分享,如何能够通过协作的方式,让企业的效率得到提高,同时又保证安全可管控,这也是大部分企业关心的核心问题之一。

 

企业在进行信息化建设时,往往产生大量的文档,而大多数企业的文档都是分散在不同的地域的,这导致了企业进行项目管理时,在协作能力不强或协作方式不成熟的时候,效率会变得很低效,同时,沟通成本也会大大增加,信息的流失率、不对称性,很多时候就成为了项目推进频频受阻的头号元凶。举个很生动的例子:项目经理A在微信上与项目组内的成员传达客户需求,首先信息很容易被淹没,组内成员也无法实时对齐进展,而这时候项目经理A就需要逐一跟进、落地、汇总。原本1个小时就可以落地的需求,往往需要1天或更久。

 

因此,传统的信息数据集中往往需要设定一个总负责人,然后通过多层级多地域的数据回收来完成整个流程。但如果通过协作文档或者协作表格的方式来进行,那么文档就成为了一个项目管理的工具,由管理者列出所有相关地项目、进度明细和对应地负责人,所有项目参与者都可以实时看到每个环节的进度更新,把所有信息和所有相关的人员分享,极大的减少了个体、部门之间的重复信息询问,打破信息的孤岛。

 

根据实际的测算评估,这种协作的方式基本上都能达到10倍以上的效率提升。我们的一家制造行业客户,是广东的一家上市公司,在每个季度对外发财报前都会感到非常的痛苦。外发财报需要财务的三大报表,而这三种类型的报表数据,需要从6家分公司各自的系统中导出约24份科目的余额表,再整合为1份附注表,最终进行加工。整体流程需要10位工作人员共同工作10天来完成。黄志军:协同工具如何为企业真正提升效率

 

运用云端解决方案之后,通过线上按照一定的规则自动合并6个分公司80多个sheet至10个报表之中,同时保证数据查询使用的连贯性,按照财务的要求再计算为三大报表的最终结果数据。这样公司的人力从10人缩减为1人,极大的提升了报表效率。黄志军:协同工具如何为企业真正提升效率

 

 

 

二、打造轻业务系统 便捷协作

 

另一方面,企业中常见的系统,包括OA、CRM等等,能够完成企业大约30%-40%的流程管理,而其他60%以上都要以非结构化数据的沉淀来完成,这往往会带来一个问题,即如果通过一个传统的系统来完成这60%的流程,不定性会非常大,系统的维护周期也会很长。完成一个新需求的搭建或者去进行系统的优化维护,也都需要耗费一周,或者一个月的时间。特别是在一些中小微企业,很多业务都在摸索的过程中,是动态的,也就导致了系统的多变性。

 

拿电商行业来说,不同类型的活动层出不穷,产品组合以及相对应的销售流程要时常进行不定式的变动,并且要在短期内达到整个流程的适配,包括市场策略、订单跟踪、物流配送 、售后退换等等,非常需要在短期内调整工作系统,完成业务的闭环。这种环环相扣的工作模式,不论对部门内部协作还是跨部门协作,都提出了更高的要求。这种场景下如果企业运用一个标准化的程序去管理,那么系统的迭代速度往往会跟不上业务的发展。

 

文档在这里可以很好的支撑起业务的流转,快速解决问题。当文件由个体创建并且完成编辑,没有和其他团队成员或者其他事物发生关系的时候,那么这份文件就只是一份简单的数据沉淀。但当一个文档能够将各方团队人员串联起来,能够反映组织分工,那么一个文件就是一个灵活的轻业务系统,除了单次的项目管理,也可以复用并且在动态中进行沉淀数据。

 

因此,协同文档工具虽然能够很大程度上解决实际工作场景中的问题,但在工具的背后,也需要管理者系统性的思考和不断完善的管理流程。毕竟对于一家企业来说,一支高效的团队和有效的经营方法才是不断为企业创造价值的核心。

 

三、身份即密匙 安全溯源顾虑少

 

同时,数据资产对于企业来说,也是一种真实的资产。许多企业在资产上云的过程中往往对于安全性有顾虑,这也是做云服务的产商与客户必聊的话题之一。

 

其实企业的数据上云就像是将资产放在银行中一样,客户面临的情况可以类比为把钱放在自己手中打理更好,还是放在银行中打理更好?

 

在企业的数据管控中,作为云服务的厂商,有一个基本的出发点,就是企业所有的数据资产是归企业主所有的,企业主有高级的管理权限以及相对应的操作权限。在WPS+的产品中,我们会将用户的个人从属数据资产与企业从属的数据资产进行分离,企业主所对应的管理权限在企业从属数据之中,拥有企业数据完整的管理权限。

 

我们从文档的创建、到流转,再到追溯能够完全的串联起来,而市面上同类产品一般会把存储安全与文档编辑相分离。我们认为能够让用户真正感受到快捷方便,并且在编辑中无缝体验安全、储存、管理等,那么产品一定要能够覆盖整个生命周期。从文档创建的那一刻开始,就能够对文档进行加密,以及初始的权限设置。这样在文档进行流转的过程中也能够将权限很好的利用起来,并且进一步去丰富操作权限和保护权限。一旦文档面临着一些安全性的事故,也能够追溯到一个文档所有的操作记录来理清所有的步骤。

 

一个很典型的场景是员工离职后,核心数据资产的交接问题,有两个方面,一是离职材料交接不完整,另一个是核心文件的对外泄露问题。我们了解到,在员工离职交接的过程中,大多数情况下都是不彻底的交接,很多资产有折损。在这样的情况下,WPS+的企业主或超级管理员可以在后台,将离职员工在企业所创建的所有文档一键移交给新的员工,很顺畅的进行完整的交接。

 

另一种情况则是企业有很深顾虑的一种,经常有客户带着问题来向我们寻求解决方案,那就是核心员工离职以后文件面临着泄密的风险该怎么办?其实数据上云就可以解决这个问题,第一我们会把身份和文件进行绑定,对一份加密文件来说,解密的方式就是通过身份账号来解密;另外就是权限的设定,企业主可以在员工离职之后完全收回文件的权限,哪怕员工真的把文件带走了,后续也无法打开文件。

 

在安全保证的情况下,文档依旧要保持流转的便利。虽然在常识上来说,管理的安全性和便利性往往是矛盾的两面,一般的管控中,越是要保证安全,文档的受限就越多。而WPS+在安全、编辑、文档这三方面的解决方案实际上是一体的,并且都是自然产生和互通的产品,所以已经在文档的建立之初也保护了文档的便利。

 

相信在云成为趋势,文档承载了更多的数据、人员、业务关系之后,企业中慢慢会形成多个动态的轻业务系统,用高效的协作办公方式带来实际的业务增长。

黄志军:协同工具如何为企业真正提升效率

 

 

黄志军:协同工具如何为企业真正提升效率

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