关于有效改善实验室运营的管理软件应用方案

实验室库存和资产管理软件可简化流程并满足实验室需求

现如今的实验室比以往任何时候都更具创新性和生产力。实验室管理者更倾向于简化实验员的工作流程并减少依赖于人工的操作。库存管理和资产管理是管理者用来保持高效工作和协同作业最有效的两个应用。

库存管理与资产管理

库存管理简化了对实验室化学品和仪器设备的追踪及监管流程。选择一个匹配度高的系统可以有效地节约实验过程中的时间和金钱成本，并防止实验过程中因人工操作导致结果的偏差而引起的不必要延误。Agilent Crosslab资深产品经理Heather Lorenz提出：“无法及时监测实验室试剂库存余量或仪器设备使用状况，会严重影响实验进度，造成极大的浪费与损失。因此，库存管理只是提高实验室运营效率和资产管理迈出的第一步”。

通过评估人工记录实验数据、人工核对化学品使用和库存情况、以及其他人工机械性、重复性的工作所花费的时间，可以证明库存管理系统将给大多数的实验室带来实验效率的有效提升。Vertére公司的销售经理Joe Sheehan说：“我建议实验室精力可以评估当前花在手工制作各类报表、为很多其实实验室里已经有的化学品（但不知道在哪里）而重复下采购订单等事情上所花的时间。”

同时，实验室规模也同样会影响化学品管理效率，一旦该实验室拥有超过50名实验室员，实验室的仪器和药品申领、归还和溯源追查的过程就会变得复杂，因此，更需要使用一个一体化程度高的库存管理系统来进行管理。

而资产管理系统则是改进实验室运营效率的另一个重要举措。实验室仪器设备的使用率、运行状况等相关数据是非常有价值的，基于积累的海量历史及实时数据可以为仪器设备的采购提供非常有效的建议。资产管理系统可以将这些信息与数据进行整合分析，生成该实验室所有仪器设备的最新使用情况报告。除此之外，实时监管和维护仪器使用状态、更新存档数据及校准记录等都是支持实验室合规的重要功能。

资产管理系统可以灵活搭配不同的功能模块以满足不同实验室的需求，总体功能可以概括为是“允许用户通过定位追踪、设备运行状况、实际利用率等来管理他们的资产。”Lab Asset Manager运营和业务发展副总裁 Suzanne Martinez 解释说。Martinez 表示，各种规模的实验室都可以通过资产管理系统中受益，尤其是那些地域分布广且实验室内仪器设备的数量和种类较多的实验室。通过对实验室数智化监控，更好地了解实验室的运作模式，有助于找到合理的方式提效降本。

一些资产管理系统可以让用户进行仪器设备的预约使用，以及处理高级元数据功能，“可以与其他物联网设备的监测数据相连接（如温度和湿度），支持移动端用户的界面交互，使得数智化设备所提供的数据分析和监控能驱动的实验室相关决策的制定” PerkinElmer 全球技术服务部前投资组合总监Steve Morandi说。

使用实验室智能管理系统时要考虑的因素

“所有优秀的实验室管理方案都需要考虑三大主要因素：人员、技术和流程，”Lorenz解释说，“具体来说包括如何优化软件功能使用（人员）、了解软件应用范围（流程）以及实时监管实验室仪器和试剂（技术）等都应该在实验室运行管理方案中被考虑到。”

市面上现有的各类管理系统都能提供的各自的优势和功能，所以选择与自己实验室需求匹配度高的系统非常重要。对于资产管理， Martinez建议多对比几种同类型的产品，应选择一个灵活性高（以便可以根据公司不同时期需求的变化而给出对应的解决方案）且支持多端使用和信息实时共享（以便于所有部门的实验员都可以随时查询）的系统。“生命科学类实验室面临的挑战是很难找到一种专门针对实验室管理的系统”Martinez补充说。

Morandi 建议在选择购买管理系统之前，实验室管理者需要提出在实验室监测管理方面的明确的需求，应考虑实验室类型（例如 是否要符合GxP合规要求等）、区域性实验室还是全球性实验室、分析仪器数量、多品牌仪器供应商服务的多样性、特定实验室工作流程的关键性、实验室环境数据获取的重要性、数据安全性和网络弹性等。

优化库存管理系统

如果您的实验室有需求使用库存管理系统进行监管，那么有很多可以通过系统来减少运营和时间成本、以及节省实验室资源的优化机会。根据Lorenz的说法，管理优化的结果受人为因素影响很大，“采用系统来帮助管理实验室库存不仅与所选的系统上的具体功能有关，更重要的事对实验室工作人员管理理念的引导与赋能，以便于可以使系统发挥做大的功效。虽然，系统具体功能的使用可以培训，但更需要把用系统来管理实验室的理念融入到日常的运营工作中。”

Sheehan 表示：“被优化的系统将包含基本数据，为用户提供必要访问权限，并简化数据库的记录的管理。” 他提出了一些可以实现这一目标的方法。首先，“通过减少数据输入错误来保证数据的一致性。” 使用化学品目录可以防止重复记录和减少人为记录的错误，并最大限度地减少实验员的重复工作。Sheehan 说，“制定流程计划去简化和标准化管理数据库接收到的监测数据。” “采用直观、可视化的解决方案会更易于实验员使用。” 他还建议选择“允许为角色设定特定任务和为各地实验室设定特定配置”的系统解决方案，以便实验员对特定实验室的某些特定仪器有特定的使用操作权限。

库存和资产管理系统都可以有效的节省实验室的时间和金钱成本，协助实验室日常运营监管的顺利进行。将时间投入到探索最优的实验室管理流程和培训人员应用流程可以最大限度的提高实验室工作和运营的效率，提高投资回报率。