首页文章专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
点赞 (0)

专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)

2022.08.04 11:24
资深作者蒋祎 Johnny
蒋祎 Johnny 外资银行HR数字化负责人
为什么报表如此重要?
考察或学习HR系统时,系统的报表是我最关注的功能之一。
在我的私藏CoreHR测试场景中,每一个场景的测试都是以在报表里看结果作为结尾的。
报表,不仅是HR系统的输出产物,其价值更在于:
  • 支持决策。在选型篇中提到:提供更实时、准确、全面的数据分析结论,帮助各层级管理者做出更及时、更高质量的的决策,这才应该是数字化的最重要的需求和最终的目标。数据分析结论,就是通过系统报表输出,或者将系统输出的报表再加工得到的。
  • 效率提升。无论将数据录入系统是否麻烦,系统输出报表一定比HR手工维护台账、整理报表省时省力。一次维护(例如维护一次调岗),各种报表同步更新。同一列各单元格格式不一致等数据质量问题也不复存在。而且目前大多数HR系统还支持报表定时生成,直接发送至相关人员邮箱,喂到用户嘴边。这些都是上系统的提升点。
  • 持续进步。随着使用系统的深入、业务的发展,新的报表需求会不断涌现。小蒋在HR系统上线后的第一年里,陆陆续续做了超过100张图表。这些都将成为各类系统用户(经理、HR等)看得见摸得着的持续创新点,不断提升系统的使用价值和用户对系统的信心。
HR对报表和分析工具需求的层次
主要有这几个方面:
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
这几个层次自上而下愈发深入,对数据统计分析技能和工具的要求越来越高,不过使用频率、普及程度越来越低。
对于HR系统输出明细表的需求
四个层次中,第一层是后面三层的基础,因此需要重点考察。
HR的日常工作中需要不少明细表(比如花名册、入职人员信息表、待续签人员信息表等);同时,人力部也免不了要整理各种明细表上报,或者提供给有需要的业务部门,而且内容、样式各不相同。
HR对于明细表的业务需求,主要有这几点:
  • 对于临时需要的报表,要能快速制作;
  • 对于经常需要的报表,要求系统能尽量按需要的内容和格式输出,尽量减少二次加工。
  • 报表要能分享给各类用户(分公司HR、业务部门主管等),用户只能查看权限范围内的数据(如本公司、本部门)。
这对报表工具的功能提出如下要求:
1.报表工具能够方便地增删字段、设置筛选条件和排序方式。
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
(北森报表工具添加新字段)
2.HR系统的报表工具需要能够拉通不同的表,比如在离职员工表清单中显示最近绩效考核结果。
下图为在SAP HR云Advanced Report工具中做跨表连接:
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
3.能添加计算列,写公式进行计算,比如通过生日计算年龄、通过首次工作日和工龄排除时间计算工龄。
下图为SAP HR云Advanced Report工具的公式编辑器:
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
4.按指定格式输出字段,典型的是日期的格式,比如有些上报的报表要求的格式是YYYY/MM/DD,有些又是YYYYMMDD,还有的是YYYY-MM-DD;有时我们也需要将日期转换成年份或者月份。
下图为Zoho People的报表工具,选择日期型字段的输出格式。
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
有些系统的报表工具不能直接选择输出的日期格式,但能用计算列写公式的方式实现。
5.转换口径输出。不同报表要求的口径,或者说维度的颗粒度可能不同,需要写条件公式转换。例如,系统记录的户口所在地记录是“XX省XX市”的形式,而深圳的HR需要报表按“深户”/“非深户”输出。就需要新增一个计算列,按规则进行转换后输出。
下图为FineBI计算列的公式编辑界面:
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
目前不少系统用类似Excel的方式写公式,但我个人认为这未必是最好的方式,因为复杂的Excel公式(例如有多重IF条件)可读性是很差的。
下图是Tableau的计算列公式编辑界面,逻辑更加清楚:
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
(Tableau除了支持IF函数,还支持CASE函数,真的很棒)
6.按要求的样式输出。比如表头名称、单元格颜色、边框样式等。
下图为SAP HR云Advanced Report工具的样式编辑器:
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)
7. 按查看权限输出,包括行的权限和列的权限,例如部门主管查看员工花名册,只能看到部门内的人,部门内目前有几个人报表就只输出哪些行;如有有一列是身份证号,而部门主管没有看身份证的权限,则那一列不显示或显示为空。
8.系统能定时自动生成,并发送给指定人员的邮箱/IM,或发送到指定位置(SFTP),同样要考虑各指定人员的数据权限。
从上面的功能需求不难看出,对于明细表来说,报表功能强不强,很大程度取决于写公式的能力强不强,取决于公式编辑器支持的函数多不多。在实际的报表制作中,常用的函数有这些:
基础计算:加减乘除
逻辑运算:IF...ELSE、AND、OR
日期计算:取日期中的年份/季度/月度/日数,日期加减
数值计算:舍入、取余、取整
字符处理:拼接、左/右/中截取
专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)

本文来自微信公众号“JohnnyHCM”(ID:CloudHCM),作者:蒋祎,36氪经授权发布。

专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)

[免责声明]

原文标题: 专家团|蒋祎:HR系统报表与分析工具选型心得(上)

本文由作者原创发布于36氪企服点评;未经许可,禁止转载。