企业电子文档管理需要注意的点及解决措施

Baklib

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2022-05-31 11:20

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随着计算机技术和网络在企业管理中的普遍应用，电子文件成了企业业务活动中最直接的记录。电子文件作为一种数字化信息，从产生、处理、传递至整理、保管、利用，形成电子档案，丰富了档案管理内容，也对档案工作人员提出了一个新的课题。

要做好电子文档管理，首先要了解文件的生命周期。简单说，就是一个类型的文件从创建、修改、审批、定稿、分发、归档、销毁的整个周期中会遇到什么操作，经手人有哪些，从而制定合适的管理规范。

1.文件密级设立。电子文档管理的第一要素就是文件的密级。什么样的文件是可以外发的，什么样的文件是公司内部可以分享的，什么样的文件是仅限特定的部门才能查阅的，什么样的文件是仅特定的人能查看的。文件密级设定后才能保证文件在管理中的安全性。

2.文件和组织架构的关系。密级设定后，还需要明确文件的归属及和组织架构的关系。这一点不同的企业管理要求会有很大的差异。还要处理好文件在不同部门间的流转问题。对于电子文档来说，文件在部门间的流转一定要处理好多副本问题和副本销毁问题。

3.版本管理。电子文档一定存在一个多版本问题，版本管理的核心要素是：一个文件的所有版本应该都是统一管理的。并且要维护好分支。常用的思路是版本名和分支名来区分文件版本。

4 .统一集中。这里有三个问题，一个是什么样的文件需要统一管理。（目前一般就是所有和业务相关的文件都要统一管理），一个是如何收集。一个是谁来管（不同阶段不同人管理还是全生命周期都可以管理）。这个可以是制度上的，也可以是操作规则上的。但最高效的肯定是借助工具。

5.分类，查询。要管理好电子文档的分类，一定是需要多维度的。传统的文件夹结构是单一纬度的，很难符合要求。我们可以借助数据库和标签来管理。在规范制定时，要理清楚文件管理需要的维度才能进行分类。可以先总结需要的最少维度，譬如：按部门、按项目、按文件使用场景、按文件类型、按文件密级、按文件状态。最简单的方式可以主要维度用文件结构，其他维度用标签补足。电子文档最好使用搜索引擎来进行查询，这里有个关键点就是“要区分不同查询者的权限来推送查询的结果，同时文件名也是文件内容的一部分，文件名也会泄漏文件信息“

6.归档及消亡。企业文件随着企业正常是不断增多累积的，可以视为归档是文件生命周期的终点之一。如何归档？归档后存储在哪里？谁来管理归档？

7.冷热的管理。长期不用的文件、存档的文件、经常被引用的文件、目前一直都使用的文件的存储方式和保存方式应该有所区别。以提高文件的使用效率。

文档工作是企业全局工作的重要组成部分，企业领导及文档管理部门领导要提高对文档管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划文档工作的发展方略，积极寻找文档工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决文档工作中存在的问题和困难，促使企业文档工作快速发展。

坚持推行文书部门或业务部门立卷归档的制度，同时档案部门要积极主动地协助立卷部门做好工作，发挥部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点，提高案卷质量和工作效率，作为一个文书工作人员或档案管理人员，应以高度负责的精神做好自己的本职工作。

一般情况下文件可以根据六种特征立卷，按问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内，这就是按文件特征立卷，是一种比较科学的方法，通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷，只要掌握基本的方法，再根据本企业的实际情况，灵活抓住文件的主要特征，然后根据文件数量多少，保存价值，文件之间的联系等方面情况，结合其他特征细分，能更好的为企业档案工作服务。

由于严格的组织管理和生产程序是确保产品质量，增加企业生存和竞争力的关键，而严格的组织管理和生产程序主要是由执行组织管理职能和规定生产程序的现行文件来体现，所以提供丰富的价值的借鉴性史料，便于机关日后工作中对有关文件的继续贯彻执行。在文书材料中，有的效用是一次性的或短时期的。实践证明，对这类文书材料保存最好的方法就是及时地装订成卷。按照一定的制度由文书档案室或交档案馆进行科学管理。以备及时地调卷、查考和利用。

为了使这项管理走入良性循环发展轨道，需要不断提高其管理者的素质。具体包括：　　

提高文件与档案管理机构素质人才的构成比例

高素质的文件与档案管理者群体的形成是提高其信息工作整体水平，从而全面、有效地服务于企业各项活动的前提和基础。　　

加强对在职文件与档案管理者的培训

提高企业高素质的文件与档案管理者的构成比例，加强对其在职人员，特别是中青年专业技术骨干的继续教育，是使文件与档案管理者工作适应企业跨世纪可持续发展需要的重要人才保障。

加强企业文档管理者的观念创新

文档工作者如果没有创新的认识，文档工作的创新就无从谈起。因此，文档工作者要适应文档工作网络化的要求，在工作中渗透创新思想、开展创新实践。企业领导者应当充分认识企业文档职能型、管理型、知识型、信息型的特点，科学把握企业发展与企业文档管理的内在联系，注重发挥文档的潜在生产力，并对文档工作给予应有的支持。企业文档工作者应当顺应企业文档事业发展趋势，树立“管理型、信息型、服务型”观念，加强自身职业修养，否则就难以提高档案服务水平。　　

提高企业档案管理者学习创新

要做好新时期的文档工作，队伍建设至关重要。一方面，档案人员要树立正确的价值观，要树立学习上不进则退的思想。另一方面，企业管理者要以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智，为企业发展提供智力支持。

企业文档管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯状、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实现企业档案工作的持续、长久、高效发展。档案工作者不仅应掌握如何合作计算机网络、如何利用复读机处理信息等技术，还应学会利用网络进行档案信息的应用开发、用计算机网络管理档案，实现档案信息资源共享。

提到了文档管理产品，这里就不得不提到Baklib。它可以说是集以上三种产品于功能一身的一款在线文档编辑软件。

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