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视频会议“开小差”?你不是一个人!这份远程开会秘诀请收好

2022.04.22 16:28
资深作者QiXin
QiXin 关注数字化转型、市场营销和SaaS,欢迎来聊~

在疫情的催化下,远程视频会议已经成为企业必修课。在技术进步和市场需求的双重驱动下,视频会议软件在稳定性、延迟度、兼容性(多端同步)、在线人数、清晰度等方面更加优秀。在会议辅助功能上(同步字幕、背景、美颜、录制、回放、存储、共享、翻译等)也更加丰富。

打工人也学会了线上会议的操作技巧。比如为会议设定更明确的主题,将会议日程加入日历提醒参会人,提前准备会议文档资料,参会人数尽量在7人以下等等。

但这远远还不足以解决远程视频会议的痛点。“用什么软件开会不重要,不会开会才是致命伤。”再次居家办公后,打工人对于远程办公的种种幻想已经破灭。虽然不用通勤打卡,但从996变成了007,每天醒来就要线上会、老板随时拉人开会、开摄像头直播上班····居家办公的场景下,多少老板把视频会议生生开成了“远程监控”。

其实,看打工人对于远程会议的吐槽,大多数还是关于开会本身的。换句话说,员工并不是不想开线上视频会议,只是不想开无效、无聊、无关的线上视频会,更不愿意成为天天开会“工具人”

“视频会议就像风筝,风筝飞得有多高,最重要的还要看拉线的人是谁。”在36氪企服点评微信下,有用户这样留言,这其实也是视频会议软件厂商的烦恼。毕竟除了做营销传播,谁也不愿意被用户“怒打一星”。

到底是哪些因素才是企业低效无效开会的真正原因?

 

在开会之前,除了要做好会议要求、议题议程、发布顺序的讨论,其实还有一项特别重要的工作,那就是确定会议的类型。

在职场日常中,主要有三种类型的会议。一是信息沟通型会议,顾名思义就是传达同步信息,使得信息在团队成员中保持畅通,比如项目会、业务会、培训会、宣讲会等等。二是分析讨论型会议,是基于一个固定的主题展开深度讨论。比如头脑风暴会、分享会、策划会、复盘会等等。三是决策辩论型会议,主要是要通过会议得出明确的结论,比如股东会、研发会、绩效会、业务会等等。

第二种会议是花费时间最长的,也是最让人头疼的会议类型,因为耗时长、说话乱、没有目标没有结果而闻名职场。特别是在远程视频会议的场景下,老板说完后开始大家踊跃发言,参会者回应一段长长的沉默,别提多尴尬了。

所以,针对不同类型的会议,会议发起者/主持人需要制定不同的策略,提前做好准备。比如信息类的会议需要提前分享文档,并在会议前期为所有参会人留出时间熟悉文档内容。而分析讨论型会议最重要的是控制方向和节奏,可以制定一些参会规则,比如限制每个人的发言时间,会议沉默时间超过5分钟则需要主持人介入,设置“会议观察员”在跑题时发出提醒等等。而决策辩论型会议,则要重点关注参会人的情绪,做好出现冲突和矛盾的准备,并设置辩论的规则。

 

视频会议容易分心的一个重要原因,就是缺乏面对面的眼神交流和肢体语言。所以,作为会议的主持人,无论在什么样的会议环境下,都要采取积极主动的姿态。

有一些技巧非常重要。比如,直视摄相机,与发言者/参会者保持“眼神接触”,在办公的场所而不是卧室参加会议,开会期间保持仪态,保持积极而洪亮的发言声音等等。

当然,长时间保持这些动作也是非常令人疲惫的。在视频会议辅助功能越来越多的情况下,我们不止可以利用美颜,设置虚拟开会背景,更应该去观察我们在视频会议中呈现的姿态、声音和表现,并刻意去练习直视摄像头,找到一个自己舒服的姿态和方式。

 

会议主持人永远都是线上会议的灵魂。好的主持人能够掌握会议节奏,保证会议的高效,并能够激发参会人互动的热情——即使是在线上。

经验丰富的主持人通常会用合适的问题,提升用户参与的积极性。比如说问题抓住痛点核心,问题具体而清晰,并且指向明确,不断根据大的问题细分拆分小问题等。

用问题抓住参会者的心,还需要主持人对参会者的了解足够到位。对各个参会人业务越熟悉,就越能提出抓住人心的关键问题。思考关键问题的时间越长,开会的效率就更高,时间也就更短。

当然,在某些会议上,即使主持人尽了最大的努力也无济于事,那就是管理者的“演说”或“问责”型的会议。演说型会议老板的特点是没有时间限制,动辄离题千里。但问责型会议更可怕,通常情况下管理者本身就是主持人,每个人发言后管理者会针对性地提出问题。而这些问题都带有某种程度的消极色彩,通常会被参会者视为挑战或者问责,比如“问题的根本原因是什么?”“中间出了什么问题?谁在负责这件事?”

这些对抗性的问题会把线上会议的气氛变得更加紧张,主持人在提问的时候,需要重新思考问题,克制自己问责的冲动,重点是引发参会者去思考怎样解决问题,或者主动去提出可以协调哪些资源帮助团队解决这个问题。

 

在开会这件事上,视频会议软件最大的突破在于对开会数据的记录。比说通过统计,每个人都能看到自己每年每月每天在开会上花了多少时间,参加了多少种类型的会议,团队会议召开的频率,参会时每个人发言的时长等等。

这些数据对于开好线上视频会议越来越重要。聪明的老板会定期研究这些数据,调整视频会议的规划,拟定更聪明的策略保证会议的效果,找到企业最适合的会议模式。

此外,员工的真实反馈同样重要。定期进行员工反馈可以发现视频会议存在的巨大风险,比如开会造成了员工的挫败感,长时间的线上会议造成员工需要加班来完成工作,对于会议过程中的提问感到了冒犯和敌对等等,以及员工对于视频会议工具的使用体验。如果现在公司统一使用的视频会议工具无法满足当前开会场景需求,就要考虑换其他的更便捷能提高开会效率的产品。

 

 

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