一家优秀的公司，是怎么开线上会议的？

编者按：本文来自微信公众号“中欧商业评论”（ID:ceibs-cbr），36氪经授权发布。

作者 | 小飞 NICEMEETING创始人

责编 | 周琪

我们在线下习以为常的开会方式，能100%复刻到线上么？如果不能，到底会有什么变化？我们需要具备什么新的能力和思路来让线上会议更加高效呢？

CBR精华抢先看：

01.“谈事”可线上，“谈人”线下更好。

02.短会线上开，长会拆成短会线上开，或者一起线下开。

03.参会人数不宜过多（6~12为宜），话题需要与参会者高度相关，开会过程中需要有意设计一些高频互动的环节，来吸引大家的专注力。

会议作为团队协作的一种重要表现形式，让人“既爱又恨”，好的会议事半功倍，坏的会议互相伤害。疫情之后，我最常与领导者聊起的关于会议效率的问题是：

• 到底什么会议适合远程，什么会议需要线下见面？
• 如何让团队在远程会议也能专注聚焦，积极参与，高效讨论？
• 同样主题的会议，在线上开和线下开在方法和引导上到底有何不同？

远程会议成为日常

疫情之后，我们的工作会发生什么深远的变化？以下摘取自近期麦肯锡全球研究院（MGI）发布的《后疫情时代经济之未来的工作》：

• 远程工作将会延续。全球已有不少企业在设计混合远程办公模式，发达经济体中约有20-25%的劳动者每周可在家工作3-5天；这一比例在中国约为11%。
• 工作地点更为灵活，公司的招聘范围也因此延展。
• 独立工作和零工岗位机会增多。

可以看出，远程办公和灵活的用工模式不仅呈明显的上升趋势，而且还会持续扩展。下面是一些涉及会议的数据：

• 疫情后商务差旅趋于减少，线上会议或将取代20%的商务差旅。—麦肯锡
• 疫情期间，人均会议数量增加了12.9％，每周会议时间整体增加了10％，平均每次会议出席人数增加了13.5％(北美欧洲中东)。—哈佛商业评论
• 疫情期间，30分钟以内的会议增加了22％，一小时以上的会议减少了11％。—zoom
• 91%的受访者过去一周参加过远程线上会议，80%受访者强烈支持远程办公，69%认为远程办公明显改善了他们的工作与生活状态。—Miro

远程办公+数字化转型+敏捷协作普及，三者合力下，一方面，远程会议成为工作者的日常，另一方面，也引发我们思考，我们在线下习以为常的开会方式，能100%复刻到线上么？如果不能，到底会有什么变化？我们需要具备什么新的能力和思路来让线上会议更加高效呢？

到底是见面还是线上？

随着生产生活恢复常态，很多领导者反倒陷入两难，因为疫情期间远程会议越来越习惯了，视频软件也越来越顺畅好用，一些原本需要见面的会议，到底是选择线上还是见面呢？

我有三点思考与你分享：

确保会议效率（ROI）

我简单设计了一个公式，你可以看到，会议室和交通都是成本。当然这些元素之间也是有促进或制约关系的。若团队认为见面可以促进我们更加投入，单位时间更容意实现会议目的，那么见面也是有必要的。年度战略会，或者业务创新共创会可能就是这样的场景，见面交通和场地的成本相比我们共同生产出一整年的战略相比，往往是有必要花费的。

年初我就曾遇到一个团队，执意要用远程的方式召开连续两天的年度OKR共创会，结果第一天结束，大部分人就崩溃了，他们没有想到远程会议所耗费的精力能量似乎更高，效果也不理想。这是因为，这类会议需要大量脑力激荡，高峰对话，一旦人们不在线上，看上去省了路费，实际却损失了会议效果，得不偿失。

另一家全球性的公司愿意花费这个成本，但因为国际疫情不容乐观，所以去年年底，高管团队也无法见面。我的建议是将长会拆成短会，例如两天的会，可以在一周之内每天固定的时间讨论几个小时，这样不仅可以保持话题更加聚焦，同时减少了拉锯战对参会人能量的大幅消耗。

“谈事”可线上，“谈人”线下更好

在一些场景中，开会就是准备PPT、数据呈现、案例分析、讨论决策。这种情况下，线上软件完全可以提供良好的支持。

而在另一些场景，比如绩效评估会、人才盘点会，一对一会议（领导者和员工）、务虚会、交心会这类关注人、关系、会场能量的会议，线下见面的温度还是很重要。

分享一个有趣的数字，疫情期间，领导者和员工召开一对一会议的比率上升了18%，团队会议在开场时做check-in（一种签到方式，成员每个人分享一下自己当前状态，个人情况）的比例增长了10%。

可以看出，即使人们不得不远程协作时，同事之间很好的“通气”，彼此关注和关心也是必需品。

只关注会议上信息的交流和内容生产本身是片面的，毕竟是人来开会，人身上一方面承载着思想、信息和观点，另一方面也在散发着情绪，意图和能量。Albert Mehrabian 博士基于大量实验和研究提出的 7%-38%-55%沟通模型就鲜明地反映了这一点。

短会线上开，长会拆成短会线上开，或者一起线下开

微软团队的数据显示，疫情之后，以30分钟为边界区分长短，人们在线上召开长会的比例下降了11%，召开短会的比例上升了22%。

研究表明 (Perlow, Hadley, & Eun, 2017)，会议对员工的效能和幸福感都会产生直接影响。远程工作期间，转向较短的会议是自然而然的。根据微软内部的信心调查，这种转变也得到了员工的普遍认可。所以，我们应反思，一个小时以上的会议是否有效（真的需要那么长吗？是有效的时间管理吗？）。这是远程工作产生的长期影响之一。 

这些数据也引发了我的思考，为什么人们会偏向在线上召开更短的会议呢？

我猜测你有过和我同样的经历，开会时，如果某个话题与我没有那么高度相关，或者在等待（例如设备调试），我就很容易打开电脑上的其他页面。再不然，打开手机刷刷朋友圈来填充这些碎片时间也是常有的事情。

我们发现，对于远程会议组织者、主持人来说，参会成员专注度低已经成为线上开会最大的挑战。相关研究也表明，有92%的受访者表示，他们在开远程会议时会同时做其他事情。

这也是为什么我们主张线上开短会，人们在一定的时间压力之下，尽可能快地推进议题，得出想要的结论。同时需要注意的是，参会人数不宜过多（6~12为宜），话题需要与参会者高度相关，开会过程中需要有意设计一些高频互动的环节，来吸引大家的专注力。

心理学中著名的Yerkes-Dodson定律就呈现了紧迫感和效果之间的关系，这个关系是一个倒“U”形的曲线。

当存在某种程度的紧迫感时，取得的效果是最好的，而没有紧迫感或紧迫感太强的时候，取得的效果会趋向更差。线上开短会，某种程度上说是创造了一种恰如其分的压力，促进参会者即使在远程也能专注发挥效能，关注会议目的达成。总之，一群人懒散地坐在会议室里，毫无罪恶感地拖堂是不应该发生在线上会议的。

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我们需要认识到，延续多年的线下开会方法和原则，是无法100%延用到线上的，这个进化的过程也是一次会议场景管理方法的整合和迭代。领导者需要直接拎出这个话题和团队讨论，并达成一致：团队的开会规则和系统到底是什么。而不是顺势而为下的囫囵吞枣。