字节跳动副总裁谢欣：2020 线上协作新方式｜WISE x 新效率时代峰会

3月3日，36氪联合飞书共同举办了「驭势而上 高效驱动生长」WISE x 新效率时代峰会，首次尝试以大型线上直播的形式， 邀请行业头部企业代表、独角兽公司CEO、知名投资人及行业媒体人，从不同角度分享行业趋势和管理秘籍，共同探讨行业高效转型、企业高效成长的可行路径，帮助企业更好地梳理当下面临的问题，寻找突破难关的解决方案。

在疫情期间，字节跳动通过线上远程协作办公的方式，完成了《囧妈》线上放映合作洽谈、落地等多件大事。工欲善其事必先利其器，字节跳动也将其线上协作办公产品飞书向企业及组织免费开放。

线上移动办公并不只是一时急需，从长期来看，随着企业数字化程度提升，移动办公的市场规模也在不断增长。华泰证券研究所和海比研究的数据显示，2020年国内移动办公市场规模预计将达478.3亿元。移动办公方式能够提升办公协作效率，重塑团队工作方式，从而提升企业的整体竞争力。

以下为嘉宾演讲实录，经36氪编辑整理：

谢欣：线上的朋友大家好，我是谢欣，来自字节跳动，负责飞书产品，今天演讲的主题是“2020线上协作新方式”。非常时期，我们在家办公完成了多项战“疫”，我为大家分享一下字节跳动在这段时间做的一些工作。此前我曾在不同场合做过一些分享，今天会从更多更深层次角度来展开。

我们在春节期间所做的工作，大家或多或少有所了解，比如请大家免费看《囧妈》，以及在今日头条上关于全国疫情的专题报道，同时飞书也免费向企业和组织开放。这里也给大家分享一下我们公司内部一些看似很小，但其实很重要的工作，比如给员工寄送电脑。截至目前，我们已经寄送超8000台电脑。寄送一台电脑是很小的事，但是寄送几千台电脑其实非常难，不过我们做到了。

我们认为，对于线上办公、远程办公而言，电脑是最最基础的工具。我们需要确保全员都能收到，无论他在哪里，包括一些在国外的同事，由于疫情很难回来，还有很多新入职的同学，现在只能远程入职，我们就把电脑寄到他们家里。由于疫情期间的特殊情况，快递很不方便，部分电脑甚至是员工自己开私家车当快递员送到家中。此外，我们做了每日健康报备应用，以及方便大家远程协同的线上办公室，既方便沟通，又保护隐私。

我们认为，在家办公这件事，一方面是应变能力的突击测试，另一方面也是针对整个公司组织能力的年度大考。对于远程办公，我们通常会面临什么困难？比如沟通协作比较难，组织容易变松散，以及业务阻力会变大。

这里以开会这件事为例讲一下我们所做的优化。大家知道在公司里开会，容易效率低下，会前准备工作要做半天。如果是开视频会议，往往在最开始的时候，要花时间去准备硬件等。我们假设每次会议每个参会者能节约十分钟，一个人一天开两个会，我们公司这么大的规模，全部算下来，全部员工每月仅是在开会上，就能节约40000+人天的人力成本，是非常大的效率优化。

我们全方位详解一下开会这件事，你的会议时间都去哪儿了？不知道大家有没有意识到我们花费多少时间在制作精美的PPT上。我曾经面试过一个很高阶的候选人，他在中国一家著名的互联网公司工作，我问他过去半年的技能有哪些成长，他想了想说，他认为自己现在制作PPT的能力比原来提升了很多，让我实在是哭笑不得。

还有，我们有没有想过，我们在开会的时候，很多时候只是被动地听，并没有什么参与感。今天我给大家非常详尽地介绍一下飞阅会，我发现很多人很感兴趣，希望能更详细地了解，我在这里做一个完整的讲解，让大家感受一下具体过程。

与传统的开会模式（往往是一个人讲、下面人听）不同，飞阅会是利用飞书的文档+视频会议进行的一种阅读式的会议，整个流程如下：会前我们通过飞书的日历预约时间，开始会议之后，第一阶段静默阅读，第二阶段互动讨论，第三阶段形成结论去落实。

飞阅会与传统会议有一个很大的区别在于，我们日常开会基本不再使用PPT。除了对外进行的演讲类活动，比如今天这样的演讲分享活动，我们内部以讨论或一个具体目标为主题的会议，已经很少能见到PPT，基本全用文档。因为当用PPT的时候，大家花费很多时间来考虑PPT是否精美，而花较少的时间来考虑内容。

用文档是完全不一样的，你需要在会前很详尽、很完备地思考整个要讨论的主题，然后确保主题得到了充分准备，在各方面都想得很清楚。因为在开会过程中，没有一个环节让你去讲解文档，这个文档是用来阅读的。在整个会议最开始的环节，大家只是默读，没有人说话。阅读文档也有可能是远程参与。通常一个小时的会议，前20分钟左右是阅读的时间。在手机上同样可以很方便地阅读投屏的文档，当主持人在PC端往下滚动文档时，手机上会同步滚动，同时自行适配手机的格式。因为飞书的文档和视频会议都是我们开发的，我们能把它们整合得更好，方便使用。

在第一个环节，大家是阅读、评论和回复。评论是通过文字的方式，比如对活动策划方案中的场地交通情况有疑问，就可以直接在评论中提出，然后相关负责人就可以用文字回复他。疑问得到解答后，还可以通过表情进行快速回应。

此外，传统的会议中通常只有参会人可以针对会议内容进行互动，但是基于文档开会，还可以和不在会议现场的人互动。比如，某个问题我不是很清楚答案，我就可以在评论中@一个并不在会议现场的人，他也能够快速收到飞书评论提醒，并且回复这个问题，相当于把会场内外打通了。

我们看下飞阅会和传统会议，在根本思考上有哪些不同：第一，会议从串行变成了并行。传统会议过程中，不管会场有五个人还是十个人，大家提问只能挨个轮流提问，效率会随着参会人的增多而变得越来越低，每个人参与的时间也越来越少。

而在飞阅会过程中，阅读、提问是并行的，五个人阅读文档花20分钟，十个人阅读文档也是花20分钟，五个人或十个人的提问也都是在这20分钟之内发生，整个是一个并行的过程，不会因为参会人数变多，每个人的提问时间变少，或者总会议时间变长。就提问而言，因为是在文档中以评论的方式提问，回答问题也可以多人一起进行。如刚才所讲，可以让会场外的人进行回答，回答问题的人也不一定是同一个人，可以是很多人一起回答。 

不仅如此，我们日常开会需要双向互动，而不是单向传递信息。传统开会的时候，很容易一个人讲，其他人听，偶尔提一些问题。而在飞阅会的整个过程中，阅读文档的时候，参会人是在主动消化会议内容，而不是被动接收信息。此外，使用文档开会，可以在文档里插入其他文档链接，感兴趣的人可以点击链接了解更多详情，而没有兴趣看更多细节的人，直接阅读后面内容就可以了。每个人是根据自己的需求来思考会议内容，主动消化过程和被动接收过程很不一样，我们认为 “主动”和“被动”是一个很大的区别。      

总结飞阅会与传统会议的区别：

• 会议参与模式由被动接收变为更加主动地参与，自己主动吸收内容以及反馈问题。会议进行模式是并行的，而不是串行的。

• 在会议内容讨论方面，传统会议的讨论容易变得很发散，通过飞阅会，很少会跑题。

• 在会议过程记录方面，传统会议开完会就结束了，没有过程性的记录留下来，即便是录下来，事后回看一小时的录像也非常低效；而飞阅会的会议参与过程是评论提出问题和回答问题，被完整记录，回顾也很方便、高效。

• 在移动参会体验方面，文档在手机端可以自动适配，阅读、评论体验非常友好。此外，除了跟随演示者共享屏幕，参会者还可以自己滚动屏幕、浏览文档、编辑内容、添加评论，这个也是我们专门开发的，让参会人从被动接收信息变为主动参与。

在字节跳动内部，大家习惯用飞书的“文档+视频会议”模式后，就再也无法回到传统的开会模式。我们认为工具的力量是非常大的，极大地拓宽了办公场景。比如，我们现在有很多业务都是全球化的，AI 翻译功能提供了很大的便利。此外，通过视频会议可以很方便地进行在线招聘。我个人的面试即便在这次疫情之前也基本上都是视频面试，因为非常方便，不论身在哪里都不影响。

除了在线面试，我们还有云入职。我们现在让新员工入职前注册飞书，通过飞书把相关文档分享给他。入职后，我们会通过视频会议直播来开展培训，即便在疫情之前，我们平时的招聘和培训也大量使用“视频会议+直播”的方式开展。  

刚才谈到除沟通创作之外，工具也助力我们的业务不断实现线上化，让组织能力边界得以不断拓展。我们的异地沟通、跨国业务、资金管理和风控、人员管理和效率优化等，大量事情都通过工具来提升。我们非常相信工具的力量，工具是重塑工作方式的，使用的工具不同，往往会产生不同的工作方式。我们也发现，当团队使用工具的习惯发生改变时，其工作的方式、理念都随之变化。工具的选择，不仅是工具本身，还关系到整个公司的工作模式，甚至是整体的竞争力，所以我们认为工具非常重要。            

除我们自己使用外，疫情期间和人们生活息息相关的很多企业也在使用飞书。我们也和优秀企业一起，用新的方式点亮更多行业。举个例子，比如在疫情期间，买菜这件小事已经变成非常不容易的大事，线上蔬菜采买、配送的服务需求不断增长。我们的客户美菜网，在业务需求爆增的同时，对于一线新员工的管理需求也不断增长。在疫情期间，利用了飞书的视频会议和文档，提高了管理效率，有力保障业务。

同时，疫情期间很多人心理的压力也非常大，尤其是武汉等湖北地区的隔离人员，包括部分高强度工作的医护人员，都受到了不同程度的影响。为此，北京师范大学心理学部心理健康服务中心，从北京师范大学心理咨询硕士项目毕业，并获得心理咨询资质的咨询师中，紧急招募了心理援助团队提供远程心理辅导，在“第二战线”帮助人们一起抗疫。通过飞书，保障了专业人员招募过程的顺利进行，2天内快速组建了300人的团队。      

对于物业而言也是如此，物业看似是一个离线上办公较远的行业，其实我们也有一些客户，比如鑫有上房，使用视频会议等来实现快速响应，投入到抗疫的第一线，保障小区居民的健康安全。      

再举一个例子，疫情期间，大家对测体温，尤其是无接触测体温的需求也非常强，澎思科技通过飞书远程协同，仅用一天时间就设计出了智能无感的人体测温系统，效率非常高。    

综合来讲，我认为对实现线上化升级、加速企业进化而言，并不只是疫情期间才需要远程办公。对于字节跳动而言，这次疫情期间，大家的工作模式并没有发生太大改变。我们的会议模式，包括视频会议、文档、日历的使用，以及开放平台上各种工具的使用，都没有发生太大变化。我们认为线上办公本身是比较先进的工作方法，能够提升效率。这次疫情期间，因为我们的工作本来就是线上的，数据也是线上的，所以并没有很大变化。

从我们的经验出发，我认为对各行各业来讲，在家办公或许是一个短期需求，但是线上化以及更先进的工作方式和工具，能够让企业竞争力得到不断提升。如果我们一直关注工具对组织效率的提升、对于企业价值的提升，那么在各种环境下，企业都能够在竞争中取得较好的成绩，并且能够帮助员工、帮助各行各业的伙伴一起取得更好的结果。

所以向未来思考，我们认为愿景不只是未来的事，也是当下每天的事。同时，飞书也在这次疫情期间，向所有的组织和企业免费开放，包括音视频会议、在线文档、企业专属云存储空间、更高级的管理功能等。

最后，如今天的演讲主题所言，“飞书：2020线上协作新方式”，我们希望在未来的时间里，不论是我们，还是各位，都能够取得更好的工作成果，能够更好地利用线上协作，让工具发挥更大的价值。