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超级观点|当员工回到办公室,远程办公还能再升温

转载时间:2021.11.07(原文发布时间:2020.03.03)
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文 | 特约观察员 张勇

编辑 | 黄臻曜

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超级观点|当员工回到办公室,远程办公还能再升温

核心提示:

  • 人与信息的连接,真正可以随时、随地不间断工作,才是抵御风险的核心

  • 企业知识库的大规模部署进入到“常态化”的新周期

  • 如何将知识进行有效地管理及合理的利用,将是未来所有企业的全新课题


人与信息的连接才是企业抵御风险的核心

最近,有很多人问我,随着很多企业的员工回到办公室,线上会议还会是刚需吗?远程协同办公的热度能否持续下去?

我的答案是:许多年后,当人们重新审视2020年初的新冠疫情,会发现它带给中国企业的将不只是视频会议的一时流行,而是更深层的抵御风险能力和组织管理模式的变革。

这次疫情,对大多数中国企业来说,都是始料未及的“黑天鹅”事件。但疫情中,能够保持业务持续运转状态的企业,受的影响相对较小,这意味着,如何在各种风险来临时保持企业的业务不间断,将是很多企业尤其是中小企业的核心竞争力之一。

疫情过后,有两个可以预见的产业趋势:在制造业,机器手、工业物联网、智能化生产线将被加速布局,工厂不再面临缺少大量一线劳动力而停工的风险;而在知识密集型产业,企业运营数据电子化、云上信息建设、企业知识信息管理平台建设将被提速,从而为提升业务可持续性,以及快速响应决策提供可能。

行业的机会,也正因为更多未被解决的远程办公需求而被暴露出来:线上开会,为企业解决人的连接的问题。而人与信息的连接,真正可以随时、随地不间断工作,才是抵御风险的核心。为了完善的解决这个问题,企业核心运营信息的全天候可访问变得必不可少。

我知道一家企业,一位工程师因为疫情不能返岗,而所有关乎重要项目进度的资料都在他本人的电脑本地硬盘里。于是,公司不得不派人到单位,把他的笔记本电脑打包快递过去。

企业的风险并不只来自于疫情。比如,重要员工离职带走重要资料、不同团队因为信息不对等重复造轮子……疫情让更多的企业明白:原来它们的信息管理体系可以如此脆弱。但大多数企业都没有实现信息数据的云端化来防范可能的风险,没有建立知识库和远程任务协同平台,企业的一切重要信息,都分散在员工的个人本地硬盘。这让风险性事件,对企业的摧毁增加了更多不确定性:当出现物理上的人员隔离,企业的知识资产瞬间分散在一个个“孤岛”。

弗吉尼亚大学达顿商学院的企业管理教授Edward D.Hess曾说:为了在数字时代生存并继续发展,企业和个人都需要改变自我,这种转变将意味着采用新的工作方式、新的架构、新的思维模式、新的行为方式、新的决策方式和由数字驱动的更快的适应能力、创新能力和韧性。

其实,很多企业都在逃离那些本地化办公产品。如今,突如其来的“黑天鹅”让这一趋势几何倍数加速到来。

企业建立自己的“知识库”

企业的“云上知识库”建设,将是远程办公的新热点——企业知识库的大规模部署进入到“常态化”的新周期。而从行业来看,原本扎根于企业IM、远程会议的远程办公企业,也都希望向着这一领域迈进。

数据的增长趋势,在证明我们的判断:与会议软件不同,当员工回到办公室,印象笔记企业版反而迎来了疫情以来的第二次增长。

新的需求正向中小企业和创业团队“下沉”。从我们的用户增长来看,80%来自于中小企业。那些因为没有云上知识管理系统,而无法有效组织员工远程复工的中小企业,开始投入资源建设这一体系,以抵御未来可能的“停工”风险。通过知识的积累和增值,才能保证管理、产品研发、市场拓展和客户服务的持续创新,增强的核心竞争力我们看到,在疫情中增长的新用户中,既有全球知名的房地产集团、也有知名医疗科研机构,更有机关和事业单位。中小企业则集中在文化创意产业、游戏行业、互联网行业、新媒体、法律行业、海外贸易、投资机构、培训机构等等。

与此同时,企业对核心数据信息的定义也越发宽泛。在最开始,传统企业定义的核心数据信息只是客户信息(CRM)、供应链(ERP)、财务数据, 如今,它已经扩展到:人力信息、项目管理、用户运营数据、 产品研发及代码库、甚至员工的工作日志等。

拿投资机构真格基金举例,他们一直是印象笔记企业版的使用者。他们建立了团队协作平台,让团队成员能够在同一个平台获取信息、共享资料、同步进度。真格基金把印象笔记企业版部署到了全公司,各个团队都有自己的企业笔记本,公司管理层通过浏览笔记本列表,即可清晰查看所有的业务进展情况。投资团队从项目获取到完成投资,往往涉及到大量的调研与协作,团队协作平台能够让团队成员在同一个地方存储和共享投资资料,快速同步进度。投资成功后,运营团队也能快速跟进后续。

如何将知识进行有效地管理及合理的利用,将是未来所有企业的全新课题。红杉资本中国基金创始人沈南鹏曾说:“一个企业最应该具备的就是自己的知识库,因此企业如何将知识进行有效地管理及合理的利用,已经成为了一个重要的工作。”

如何成为企业的“第二大脑”?

而知识库只满足于此远远不够,这个细分赛道未来的机会,在于如何成为企业的“第二大脑”:在满足对高价值信息收集,管理,易于检索的基础上,如何更好的助力团队的创造力,生产力持续升级,以及决策的智能辅助等,都是下一代知识库需要解决的问题。

“第二大脑”也意味着,它要做到高效协调身体上的每一块肌肉。让它们可以更快、更准确的完成规定动作;更要将每个人的知识,沉淀为团队智慧,并让智慧可以被传承、被分享、被进化、被用来指导每一个行动,被用来进行全新的创造。

因此,在这个即将迎来高速增长的领域,竞争和机会都将集中在五个方面:

第一:团队文化。因为信息的不透明,企业内的不同团队往往存在“部门墙”,并在工作中出现“重复造轮子”的问题。因此,新一代的企业知识库不但需要帮助企业重视信息化建设,通过团队成员的协作和任务协同,培养每个成员的分享习惯和信息同步习惯, 更帮助企业建立高效、信任、鼓励分享的协同文化。

第二:治理模式。目前大部分公司的治理模式,来自于上世纪由大型财阀主导创立的商学院,这套模式主要服务于制造业,银行业等传统行业,其主要特点是以职业经理人为中心,这些行业所涉及的工作也大多是重复性的劳动由于惯性,这套管理体系从制造业时代被沿袭到了互联网时代,但逐渐体现出了它的缺陷和对知识经济时代的不适应性。新一代的企业知识库,将为企业建立更公开透明的治理模式,让项目和任务的拆解更为清晰且可量化,并实现跨越时间和空间的多向交流沟通。

第三,人员管理。第一代的知识库只管理新信息,而对人员的管理关注不足。因此,未来的知识库不但要让不同权限的成员可以随时随地上传、访问、连接自己的相关信息,随时展开工作,也要让人员的工作过程被有效记录,成为企业的数据资产。此外,人员管理也需要服务于生产的信息安全和可持续性,保证在人员轮换、团队扩张情况下企业的绝对抗风险性。因此,新一代的知识库协助企业进行知识管理,也协助企业完成人员管理,更协助企业完成员工与信息互动管理。

第四:流程优化。目前,大多数企业知识库,已经开始逐步实现各业务线流程和项目流程的标准化和可视化。但在长期运营中企业如何优化这些流程,以提高企业运转效率,则仍是没有被很好解决的问题。在未来的竞争中,通过更多行为数据分析技术的应用,新一代的企业知识库将需要帮助团队优化流程、提高效率。

第五:信息管理。企业的信息管理,从“数字化”的1.0时代,已经向“云上化”的方向演进。在未来行业竞争中,提高信息的可用性、可访问性和协同性仍将是恒久不变的命题。智能化、上云化的团队高价值信息管理平台将成为现代企业和高效团队生产力的基础设施。

在此基础上,持续关注混合云的解决方案。云技术有其明显的优势,但是在寻求控制和合规性时,云可能不是显而易见的选择。尽管专注于控制和合规性,员工仍希望易于使用,直观的用户体验以及在办公时间或公司办公场所以外工作的灵活性。如果组织没有提供合适的工具来满足员工的需求,员工将发明自己的工作方式。更好地采用用户的关键是提供引人入胜的解决方案,这些解决方案易于使用,自动更新,易于集成且对移动设备友好。混合解决方案提供了两全其美的优势。混合解决方案可以提供对内部已建立记录的控制,合规性和管理,以及员工通过基于云的应用程序在日常工作中寻找的灵活的用户体验。混合基础架构还消除了数据迁移的需要,使组织可以将旧内容保留在原处。

作为从业者,其实并不喜欢把这场疫情称为“风口”。不只是反对灾难下的投机主义,更重要的是“风口”终究会散去。但不可否认的,疫情让“远程会议”迎来了短期的爆发后,仍在给“云上企业知识库”带来持续的增长,并将彻底改变企业管理方式。在远程办公这个赛道,新竞争和新机会也都在于此。


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资讯来源: 36氪官网

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