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让生活变得高效、轻松又简洁,你需要这份指南

转载时间:2021.04.13(原文发布时间:2017.07.14)
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编者按:本文来自微信公众号“L先生说”(ID:lxianshengmiao),作者 Lachel;36氪经授权发布。

一直以来,国人似乎都欠缺一种习惯,就是引入数码工具,来代替纸质和书面办公。

我帮企业做内训的时候,见过不少公司,哪怕是申请一点办公用品、订会议室、请假,都必须走非常繁琐的流程,提交纸质申请表,再经过多方签字。只要某个领导不在,就必须等上半天。

很多时候,一点简单的事情,拖上一星期,是很常见的现象。

如果换用在线表单或者邮件,完成这一套流程需要多久?很可能不超过一天。

当然,这里面也有他们的考虑,比如使用习惯,成本,技术,安全性(其实安全并不是问题,因为可以部署私有服务器)……尤其越大的公司,在这方面会越注意。

这也导致了,在国外的生产力工具已经蓬勃发展,百花齐放的当下,国内的生产力工具市场——尤其是企业级工具市场,还处于十分贫瘠的阶段。

但无论怎么说,将自己的生活、工作和团队事务全部「数字化」之后,你会觉得轻松了许多。

这是我倡导「数字化办公」这几年以来,最大的感受。

数字化的意义在于什么呢?一方面,可以减少对纸张的利用和丢弃,既节省资源,也减少了垃圾;另一方面,它可以将你所有的信息归总起来,集中到少数几个平台,你的生活再也不用被大大小小的文件袋、档案袋、记事本、便签纸和杂七杂八的纸条塞满了。

当然,最大的好处,还是高效。

我曾经是个手账爱好者,试用过几乎市面上所有的记事本和手账,包括一开始在知乎写东西,也是以分享纸质记事本的心得和经验为主。但坚持了十几年之后,开始觉得,这实在是太低效了。

当你遇见大段文字需要抄录时,当你因为几个字出错就要重打几十页文档时,当你需要补充和修改一些信息时……我相信,你一定经受过这样的折磨。

所以今天,我想为你分享我「数字化办公」——乃至「数字化生活」的一些心得。

希望能给你一些启示。

1. 个人工作

1)时间和任务管理

我会用 Todo List 工具和 GTD 工具,代替纸质记事本,做每日的日程计划。

它们的优点在哪里呢?在于你可以非常方便地为每一项事务设定细节:什么时候开始,什么时候截至,相关的干系人是谁,有哪些可以参考的资料,具体步骤是什么,条件和约束条件是什么……诸如此类。这是纸质记事本所无法实现的。

前者,我主推的工具是滴答清单;后者,Win 平台建议使用 MyLifeOrganized,MAC平台则建议用 OmniFocus。

它们的区别是什么呢?如果你每天的待办事项超过20项,可以试试后者。否则使用前者就足够了。

2)文件多平台同步、操作

电脑、ipad、手机文件同步方面,我用坚果云解决。

只需在所有平台上装一个坚果云,有任何修改,都可以实现后台静默更新,非常方便。譬如跟合作方会谈,我在电脑上改好方案,关闭文档,后台就自动上传到坚果云。然后打开ipad,同步修改信息,下载最新改完的方案,略等几秒钟,就可以展示给对方看了。

比起传统的方式,这就节省了一个文件传输的操作(比如发邮件)。不要觉得这个操作很简单,你一定遇到过文件没有及时同步产生的后果,因为太容易忽略了。

而如果在ipad和手机上,需要对Office文件进行操作,则用WPS解决。

WPS基本可以实现Word、PPT和Excel的基本功能。当然,需要用到复杂操作的时候(比如透视表),还是要回到电脑上。

3)备忘录和笔记管理

工作相关的信息,全部用 Onenote 管理。

Onenote 的好处是什么呢?第一,它的结构非常符合习惯认知 —— 笔记本、分区、页,非常清晰,可以储存碎片化的信息、方案、文档乃至大文件。第二,它的编辑器非常方便,可以插入 PDF、电子表格,等等,实现「将所有信息聚合到同一个平台」的目的。

如果你听过我的「极简高效工作管理法」Live,你也许会记得我对 Onenote 的用法 —— 工作台,以及资源库。我会在 Onenote 中,用一个笔记本专门储存项目数据。一个分区就是一个项目,下面每个页面都是其相关资料 —— 比如方案草稿,工作安排表格,进度表,日程表,等等。

这样,可以极大地节省我们的认知成本,让工作变得更高效。

同时,Onenote 也可以多平台同步。如果同步不畅,可以挂一个 VPN,或是换成印象笔记、有道云笔记和为知笔记,也能实现基本的需求。

4)项目管理

我会用微软的 Project 对手头上的项目进行全面掌控。包括项目要做的工作、预计的时间规划、目前的进度、可安排的人手,等等,都可以用 Project 管理,很方便。

平时一些生活中的项目,比如做旅行出游计划,规划一门课程,也都会用 Project 搞定排期,再手动导入到 MyLifeOrganized 中。

这样,就可以一目了然:现阶段位于规划中的哪个位置?项目执行状况是否良好?进度是否符合规划?等等。

2. 学习

1)灵感收集

在闲暇时刻,当脑海里产生任何有趣的想法时,我会用印象笔记记下来。

PC端自不用说,手机端,进入微信,对服务号「我的印象笔记」发送信息,就可以在印象笔记PC端的「微信」笔记本下找到了。非常方便。

平时看到碎片化的信息,需要做记录时,也可以用内部的分享功能,分享到印象笔记,再在PC上进行整理。

之所以用印象笔记,不用 Onenote,是因为印象笔记轻便得多,打开和加载非常快速,在手机和ipad上阅读也很方便。

另外,如果你是全套苹果系统,也可以考虑使用 Bear,一款非常高效轻便的笔记工具,苹果专享。

2)文章的稍后阅读

有时读到一篇好文章,需要慢慢拆解、研究时,就会用收趣云书签存起来,待有整段时间时,再打开慢慢细读。

我之前在文章中,也推荐过收趣,很好用。比起同类型的 Pocket、Instapaper,收趣的操作便捷许多,速度也很流畅,APP版本和WEB端一样好用。

而在稍后阅读的过程中,产生任何新的灵感、想法,我会用(1)中的过程,将其收集起来。

3)书籍阅读

基本已经完全阅读电子书,除了实在找不到的,才会购买纸质版。

移动端方面,我装了豆瓣、多看和微信读书,没办法,这三个APP的版权不统一,只能都装着。

有些找不到购买渠道的书,就会去找 mobi 版,然后用 Kindle APP (全平台都有,可以从亚马逊官网下载)阅读。轻便,效果好,有目录,非常高效。

4)资料收集

有时候写一些专业文章,或者做一些方案时,需要查阅大量的资料,并且每个资料,我需要的很可能只是其中的一段话、一个数据、一句引用,怎么办?

这时候,我会用 Diigo 来解决。

Diigo 是一款久负盛名的浏览器书签插件,它最大的亮点在于:可以高亮一个页面里面的某一段话,并将这段话(以及原始页面的信息)一起储存下来。

简而言之,使用 Diigo,我的操作可以简缩到这样:打开几十个页面,阅读第一个,看到有用的内容,划线选中,点击保存,好了,关掉;阅读第二个页面,划线选中,保存……以此类推。

收集完资料之后,打开 Diigo 的网页端,所有我划线的内容全部躺在里面,可以用其内建的「Outliner」功能进行大纲组织,合并起来。并且,当我对某个内容记不清楚,需要阅读全文时,只需点击标题,就能跳转到原始页面。

这样一来,就能大大节省找资料的时间。

另外,最近有一款新的工具,叫做 Lumio,功能和 Diigo 一模一样,可以完全代替,就看你的喜好。

5)照片整理

有段时间学习设计,在路上见到好的作品、产生灵感时,需要立刻拍下来。以及,有时实在找不到电子书,只能阅读纸质书,需要记录一些图表时,也只能拍照保存。

久而久之,面对这堆照片,就会产生保存和整理的需求。

主要有几点:

(1)同步。以前用 QQ 的文件传输功能,后来换用了坚果云的自动同步。

(2)压缩。对于较大的图片,会先用 Riot 批量进行压缩,再存放。

(3)储存。试过许多软件,最后还是发现直接用文件夹存放最省事,做好归类(备查、备用)就行。

3. 生活

1)人脉管理

实体名片用「名片全能王」扫描归档,然后丢弃即可,非常好用。用的时候也不需要翻箱倒柜去找名片了。

另外一个用法,是在「名片全能王」的备注里面,记下一些必要的信息。比如对方的习惯、喜好、经历,等等。做销售的朋友,一定懂得这有多么重要。

2)杂务管理

生活中,很多小问题也许看起来无关紧要,但事到临头,才感到后悔 —— 比如在你需要转账的时候,忘了U盾放哪里了;在你需要某份文件的时候,翻箱倒柜都找不到。诸如此类。

所以,平时我会用笔记工具建立一个「个人资料库」,在里面储存和整理自己的生活信息。包括这几方面:

(1)资产状况。现金流,理财产品,投资产品,大笔开支和收入等。

(2)备忘录。主要是生活中一些琐事,比如某某物品放在哪儿,等等。方便查找。

(3)其他。其他你想记录的一切东西,比如衣物清单,家居服务清单,各种资料和文件的电子版,等等。

这方面,用印象笔记或 Onenote 都可以,统一入口即可。

3)密码管理

目前使用的是 LastPass 来管理我的所有密码,全平台同步,免费。

如果你比较关注安全,可以去掉「自动填写」功能,因为可能会被截获。也可以换用 1 Password,安全性会更高,也比较贵。

4)记账

这方面推荐用「财禅」来管理。非常简单轻便的 APP,即用即记,可以按照标签归类和查看,没有任何杂七杂八的功能,很专注。

4. 团队协作

1)任务协作

我们团队尝试过多款数码工具,最后留下来的,是 Teambition。基本可以满足需求。

举个例子:我们部门,会分成文案策划,前端设计,运营,推广这几大块,于是,同步在 Teambition 中建立四个相对应的板块。运营要做一个活动,首先由策划搭建框架、文案完成主体内容(文案策划板块),然后向设计师下达需求(前端设计板块),与此同时,推广小组同步筹备对外传播(推广板块),最后活动上线,由运营维护效果,给出分析(运营板块)。

在这整个过程中,运营人员作为活动的主控,可以看到每一个环节的进展。每个小组现在进展如何?任务卡在谁的手上?哪个环节延误,哪个环节提前完成?一目了然。

这套工具最吸引我的地方在于,它适用于多种不同的工作场景,可以根据自己的需求去定制工作流程和模板。

如果你是研发团队,可以自行构建这几个板块:需求池,开发中,测试,已上线。所有的需求先放在「需求池」,开始一个迭代,再选要完成的需求,按照「开发中」「测试」「已上线」的顺序执行。

结合 Teambition 企业版的「自动化规则」功能,会更加方便 —— 事先设定好规则,当完成一个需求时,打钩,任务就会自动从「开发中」跳到「测试」,并分配给事先设置好的执行者。

总而言之,这套模式的核心,是将整个项目的目标和进展,公开呈现给团队所有成员。唯有这样,才能确保每个人的目标与团队目标一致,实现效率的叠加。

2)文件协作

一开始,我们团队用的是金山快盘,很好用,只是后来停止服务了。不得已,找了半天替代产品,目前采用的是亿方云。

我个人用的是坚果云,因为已经付费买了全年。但是在团队协作上,由于有快盘的前车之鉴,我倾向于选择企业级服务,至少关停的可能性会低一些。

总的来说,亿方云还是很不错。一是企业级服务,比较放心;二是团队版(10人以内)永久免费;三是它提供了文档的实时、共同、在线编辑,这是一个巨大的痛点;第四,它有一个web版的管理后台,可以进行详细的管理。邀请协作成员,管理协作成员,查看协作文件,查看别人分享给自己的文件,都非常方便。

安全性方面,目前也令人满意。亿方云可以给每个成员设置详细的操作权限,可以通过「外部协作」功能,邀请客户、合作方参与协作,并严格与内部文件隔离,非常省心。

3)在线表单

团队组织团建,要收集大家意见;公司组织旅游,要挑选路线;针对某个话题进行「头脑写作」,要收集大家的成果。诸如此类。问题的核心是一样的:如何最有效地收集和整理大量信息?

这个问题,我一般会采用「在线表单」工具完成,最常用的是金数据。

操作非常简单,登录金数据,像搭积木一样创建一个表单,然后发布,把链接放出去,用户点击链接填写表单。填写完毕之后,打开后台,所有数据就全部静静地躺在表单里,还有自动化的报表可以直接查看。

基本上,所有需要「一对多」收集信息的工作,都可以这样做。

比如,过节要给客户送礼品,做一个客户地址收集表,把链接发给所有客户,让他们填写地址。填写完,后台打开,所有的地址就合并到一张表里面了。接下来,导出成 Excel,发给快递,让快递打印单子。搞定。

需要审批和申请的流程,也可以用金数据完成。比如出差。行政做一张出差申请表,设置邮件通知。申请人打开链接填写,填完,行政自动收到邮件通知。接着,递交给行政主管和财务主管,审批,签字,一气呵成。

这样一来,所有数据和流程,都可以通过在线表单来完成。一方面节省时间,另一方面方便保存,杜绝大量的纸质文档,实现数字化办公。

大致就是这些。也欢迎分享你的高效数字生活方式。:

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资讯标题: 让生活变得高效、轻松又简洁,你需要这份指南

资讯来源: 36氪官网

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