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13条具体可行的时间管理策略(上)

转载时间:2021.11.12(原文发布时间:2020.05.12)
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编者按:我们总是在谈论珍惜时间、把握时间,利用时间,而在真实的生活中,我们如何才能最高效的管理好自己的时间呢?耳熟能详的艾森豪威尔法则:重要紧急的,重要不紧急的,不重要紧急的,不重要不紧急的,把事情对号入座之后下一步又该是什么呢?本文分为上下两篇,作者给出了13个不同维度的时间管理策略,与我们分享如何“创造”时间享受生活。文章译自Medium,作者Dan Silvestre,原标题13 Effective Time Management Strategies for Ultimate Focus

13条具体可行的时间管理策略(上)

图片来自:Pexels

每个人的一天都只有24小时,有一些人则可以高效利用时间,将自己的能量最大化。

时间管理是一项技能,就像其他任何技能一样,熟能生巧,学习有效的时间管理技巧可以为工作、生活都带来质的提高。同时,通过更快更好地完成工作,你也能够在更短的时间内实现更多目标,以追求人生更多的可能性。

其实,高效地利用时间并不只是为了实现多么高远的理想,而是可以为那些真正重要的事情“创造”更多时间。

你是否在紧急任务面前感到压力倍增,花好几个小时战战兢兢担心错过截止期限?而那段惶恐不安的时间完全可以用来去做更有意义的事情,比如探索一个新事物或学习一项新运动。

时间管理策略不仅仅只是番茄工作法,每25分钟休息5分钟。要充分利用一天的24小时,你必须学习如何确定优先级和简化不必要的流程。

那么,什么才是充分利用时间并好好享受生活的关键呢?

这需要我们明确最重要的任务,把它们设为生活中的优先级,然后高效率地完成目标,以下13条时间管理的策略就可以帮助我们更好地实现工作与生活的平衡。

1.珍惜时间

你的时间值多少钱呢?诗意的回答当然是无价的。尽管这确实是真的,但也有一些方法可以为你的时间增加价值。

拿我们的日常生活来做一个计算。打车比公共交通贵100块钱却为我们省下了10分钟的时间,那么我们就需要决定这些时间到底对我们意味着什么。

如果你从事的是传统行业,那么很容易就可以计算出一个结果,用年薪除以每年的工作时间就会得到一个数字,但这个结果并不是你的时间价值,而是你的时间成本。

为了更好地估算你的时间价值,像自由职业者一样思考会有所帮助。根据经验法则,我们可以把总支出的费用加上你想要节省的费用,然后除以你要工作的小时数。举例来说,假设你通常每个月要花费2500美元,同时又希望攒下7500美元,而你每周愿意工作的时间是40个小时,那么你的每小时价格就是两者总和除以40,即250美元。

了解自己宝贵的时间价值可以帮助你确定待办事项的优先级。那些具体的数字并不重要,重要的是,你开始将自己的时间视作一种有价值的资源。

你可能眼睛都不会眨地看5小时Netflix的电视剧,但你愿意每小时支付250美元去看电视剧吗?

2.知道你的时间花在哪

按照事情的优先级决定哪些任务应该马上做,哪些可以稍后做,以此简化你的任务列表。大多数人的时间都在不知不觉中悄然溜走,他们不知道在哪些事情上花费了大把时间。你可以使用免费的时间跟踪软件(例如Clockify)来了解你在特定的任务上花费了多长时间,它可以帮你跟踪、记录,以让你心里有数。

那些一不小心就浪费的时间,正是导致拖延症的终极杀手。24小时不离手的手机,不停浏览的社交媒体,在办公室与同事的八卦闲聊,全天候不停回复的电子邮件或微信消息等等,这些行为都在无形中偷走了你宝贵的时间。

有些不经意的停顿使你从重要的任务上分心,每一次检查手机后想要再次全神贯注地投入工作也会消耗不少时间。你要找到自己决心想改善的生活领域,对它进行时间跟踪,以了解自己在这一领域的时间管理还有哪些可以提升的空间。

如果你想要提高工作效率,那么你只需要跟踪星期一至星期五的时间安排。而如果你设置了特定的目标,例如每天健身一个小时,那么则应该跟踪整个星期的活动。

选择好决心跟踪的活动后,你需要把活动分为更细的几类,更具针对性地掌握每一类活动所占据的时间。每个人的分类都不尽相同,但大致都包括:

-电话/会议;

-工作任务;

-通勤;

-吃饭时间;

-学习/阅读;

-娱乐时间;

-社交媒体;

-健身;

-家务;

-睡觉

一旦你了解了你的时间都花在哪,就可以更轻松地培养习惯以提高这些活动的效率。

3.优先处理你的任务清单

效率最高的那些人总是遵循帕累托原则(Pareto Principle,也称为80/20规则)。这条规则的意思是,20%的变因操纵着80%的局面。也就是说:所有变量中,最重要的仅有20%,虽然剩余的80%占了多数,控制的范围却远低于“关键的少数”。

这一原则延伸到时间管理上则意味着20%的关键任务贡献了你80%的生产力,其他所有要么就是支持性的行动,要么就是意义不大的繁忙。

另一个需要思考的问题是,我们平时所花费的时间是否与个人的目标相匹配呢?那些决心要实现的事情,真的占据了你最多的精力吗?知道时光是如何流逝的才能帮我们调整习惯以确定优先级。

创业初期的人,却花费了更多的时间去娱乐消遣而不是开会讨论方案,那么这个结果势必会为公司敲醒警钟。相反,你也会发现哪些事情并不需要那么多的时间。假如每天在健身房的时间是雷打不动的,那么这一事情的优先级势必建立在修改其他类别优先级的基础上。

最终,只剩下这三种情况:

一、要花更多时间的事情。那些对人生目标和整体幸福感影响最大的仅占20%的活动。

二、要花更少时间的事情。分散注意力的事情和那些既不会提高也不会降低生活质量的事情,换言之,他们对你的生活并没有什么影响。

三、保持现状但可以提高效率的事情。对于每天朝九晚五并通勤一两个小时的上班族,这段时间可能无法调整,那么就提升这段时间的效率并改变它对生活的影响。

4.借助外力或委托他人

花费更少时间解决某件事情的最快方法是“不做它”。理想的方法之一就是委托他人,尤其是对于那些仅仅起到支持作用但本身不会产生较大影响的活动。

其实,我们中的许多人已经开始在家里尝试这一方法。对于那些不喜欢刷碗做饭,洗衣打扫,却也想住在干净房子里的人,他们会使用洗碗机,炒菜机,洗衣烘干机,这也是家居生活越来越自动化的结果,智能机器既能为我们解决烦恼又能为我们解放双手,节省时间。

那么,为什么不将相同的原理应用于其他的领域呢?

让Buffer来替你在社交媒体上发帖,借助日历管理类app来安排会议等等,然而要找到真正重要的任务,则还需要借助下图所示的关于工作效率的“艾森豪威尔矩阵”。

13条具体可行的时间管理策略(上)

图片来自文章 

操作步骤是这样的:

(1) 写下所有任务;

(2)确定什么是紧急的,什么是重要的。在列出每个任务后,逐一进行辨别标记,“ U”表示紧急(Urgent),“ I”表示重要(Important)。每个任务可能有一个标签,也可能有两个,也可能一个没有。那么对于那些既不紧急也不重要的任务,就可以马上删除了。

(3)现在我们需要评估每个任务的价值。查看重要的任务事项并确定他们驱动你去努力的最高价值是什么。

(4)下一步是估算完成每个任务所需的时间。标记出最大努力、最小努力以及其中间的状态。

(5)最后,将分类好的任务插入艾森豪威尔矩阵,一幅更清晰明了的任务分级就会呈现在你眼前。

把简单的任务用科技手段解决,可以为一周节省出好几个小时的时间,并为更重要的事情节省脑力。如果这件事情无法靠自动化的机器完成,那么你可以委派或外包,寻找信任的人来完成这项工作并提供明确的指导,越清晰的指示会越节省你的时间,因为微观管理也会消耗时间。

对于既紧急又重要的事情,要目标明确不拖泥带水地马上就做,把重要但不紧急的事情安排上日程,决定好什么时候去做,把紧急但不重要的事情交给别人去做,把那些不紧急也不重要的事情从清单中划去。当我们对于生活中的一切事情都有了更清晰的认知,每件事都对号入座,生活的秩序感就会为我们提高效率,节省时间,并让我们拥有了对生活的掌控感从而意识到,我们是时间真正的主人,命运的方向盘也是真的牢牢掌握在自己手中。

延伸阅读:

  • 如何管好你的时间?13条具体的时间管理策略(下)

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资讯标题: 13条具体可行的时间管理策略(上)

资讯来源: 36氪官网

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