智能化会议系统是什么？
智能化会议系统是利用中央控制器对会议设备及会议环境进行集中控制的系统。中央控制器指的是能够对声、光、电等设备进行集中控制的设备。
视频会议系统的优点
1、打破时空壁垒
视频会议系统中的远程视频会议功能，可以实现随时随地在线办公，消除用户间的时间及空间差异，告别传统会议模式下繁琐的会议流程。
2、远程高效交互
视频会议通过借助互联网实现视频、音频及图像的稳定传输，用网络途径替代人员流动，达到高效办公深度交互的目的。
3、降低时间成本
视频会议利用互联网实现用户交互，通过优化企业信息传递模式，加快信息传播速度，降低决策成本，缩短执行周期，为企业减少了传统会议模式下产生的培训及招聘费用。
4、低碳绿色办公
视频会议系统不仅能够帮助企业开源节流，同时还能够提升企业运营及员工办公效率，减少因交通、差旅产生的费用，同时更加低碳环保。
远程会议怎么召开？
1、会议工具调试
初次使用某款远程会议软件时，需在会议开始前浏览工具操作说明及注意事项；已确定某款远程会议软件时，需在会议开始前进行软件测试及设备调试等准备工作。
2、确认会议时间
提前与参会成员沟通确认会议时间。固定团队可以选择固定时间召开例会，作为持续沟通渠道，同时还可以帮助团队成员合理规划日程安排。
3、制定会议规则
会前需与参会人员再三确认会议规则，以邮件或短信形式发送至每个用户。常见会议规则有：背景安静无噪音、提前10min入会、发言时需开启摄像头其余时间关闭麦克风以及个人发言时间控制在15-20min左右等。
4、沟通会议议程
会议前将会议议程时间表以邮件或短信形式发送至每个用户。确保全部参会人员知悉会议主题、内容、流程及目的等信息。确定会议议程不仅能帮助参会人员提前做准备，还能促进会议交流，提升开会效率。
5、分配会议角色
为保证远程会议员工的专注度，提高员工参与度，增强彼此间互动，可以为参会者分配不同的会议角色。例如：会议主持人、会议计时员、会议记录员等。
软件视频会议系统的特点
基于PC体系结构的软件视频会议，主要依靠CPU来完成音视频编解码工作。它的最大特点就是成本低廉，具有良好的开放性，易于软件集成和部署。但是软件视频会议的稳定性、可靠性还有待提高。音频和视频的质量一般都不能超过硬件的视频会议系统，目前其市场主要集中在个人和小型企业。
视频会议怎么用？
1、 与参会成员确认会议时间
开启高效远程会议的第一步就是为远程会议确定一个合适的日期及时间。建议为团队会议选择一个固定的时间，例如在每周一召开团队会议，固定的团队会议时间有助于团队成员合理规划日程安排，并形成一个持续的沟通渠道。
2、提前设定会议规则
一旦确定了会议日期和时间，制定一套远程会议规则就非常重要了，这将帮助团队充分利用每一次会议。可以通过邮件分享团队成员这些规则，或者将它们作为讨论要点添加到会议议程中。
3、 沟通会议议程
没有议程规划的会议必定是一场无效且混乱的谈话，因为大家可能需要花费15～20分钟来弄清楚这次会议的目的。会前商讨会议议程，清晰的讨论话题不仅能帮助团队成员为会议做适当的准备，还能促进会议讨论，让每个人（特别是比较内向的团队成员）都感到有权利参与讨论。
4、 分配会议角色
建议为参会者分配并轮换不同的会议角色：讨论协调人、会议计时员和会议记录员。这有助于提高会议的参与度，促使参会者为会议的成功投入更多的精力。另外，在会议讨论中，询问特定参会者的意见也有助于提升成员的会议参与感。
5、 会议纪要和任务
会议记录对分布式团队尤其重要，它可以帮你将讨论想法记录下来，当有远程成员错过会议时，会议纪要将更快帮助其同步信息。如前所述，在远程会议中，可以指定团队中的一人记录讨论点，指定另一成员在会议结束时检查分配的任务。
6、 会后跟进改善
会议是大多数头脑风暴和决策制定的地方，团队负责人应在会后跟进关键要点。在会议结束后通过电子邮件重述决策或行动，有助于加强决定和明确信息。
网络会议需要注意什么？
1、网络质量测试，会议设备调试
会议开始前的准备工作，测试网络是否稳定，设备是否能够正常使用。
2、明确会议主题，确定会议时间
会议主题作为会议核心，需在会议开始前同步至每个参会人员，依据会议主题合理安排会议时长，帮助参会者在会议开始前做好充分准备；提前与参会成员沟通确认会议时间。固定团队可以选择固定时间召开例会作为一种持续沟通渠道，同时固定的时间可以帮助团队成员合理规划日程安排。
3、合理分配角色，把控全局节奏
为维持会议秩序保证网络会议的正常进行，同时提高员工专注度和参与度，可以为参会者分配不同会议角色。例如：会议主持人、会议计时员、会议记录员等。主持人负责维持会议秩序、控场、cue流程等；计时员负责把控会议时长，保证每个成员在合理时间内输出观点和建议并进行讨论；记录员则负责对会议重点进行标记，成员发言内容选择性记录。
4、会后及时复盘，信息一目了然
会议结束后及时复盘整理会议内容，提炼会议重点总结会议结论，找出此次会议中的不足以便下次改正。
电话会议的发展趋势
一、人工智能
电话会议正在尝试使用AI技术来增强用户体验。同时软件有趋于同质化趋势，市面上常见的可用来进行电话会议的软件，往往集视频会议、屏幕共享、会议记录于一身，逐渐降低传统会议下的人工投入成本。
二、云储存
会议数据通过备份同步至云端可以降低数据丢失概率。同时，企业会对重要数据进行加密处理，保障信息及通讯安全，备份后数据更加方便日后查阅及使用。
三、多设备访问
多设备访问正朝着移动访问方向发展。支持平板、电脑等移动设备访问视频会议，提供给用户随时随地发起会议的可能。
综上所述，电话会议发展趋势基于用户对产品的使用满意度而定，以解决用户痛点为最终目标，在满足用户使用需求的同时优化用户使用体验。产品在不停更新迭代中以追求更高层次的智能化、多元化为终极目标稳步提升。
网络视频会议系统怎么选择？
1、网络视频会议的安全性至关重要。
现在选择在内网肯定是企业数据具有一定的隐私权。例如军队、政府、银行等特殊行业。因此，加密必须严格，连通宝从数据访问到传输过程都要进行双重加密，保证会议数据的安全。
2、确保参加终端的兼容性。
网络视频会议系统，可以适应电脑、手机、平板等不同操作系统接入内部网络会议。
3、内部网络会议交互协同能力强。
视频会议系统可以双向视频交流、企业数据报表协同浏览、设计稿协同批注修改、屏幕共享，不管是一对多还是多对一屏幕。
4、软硬一体的网络视频会议解决方案。
软硬兼施一体的会议系统解决方案，高稳定性，365天连续运行。
5、保证传输网的灵活性。
会议系统软件可部署在局域网、内网、专网、无线网、广域网等不同网络环境中。
6、会议系统方便快捷的部署。
不需要IT专才进行维护，连通宝视频会议服务器即插即用，几分钟就能完成部署。
