品牌名称
北京交通大学
所在行业
教育
企业规模
1001-5000人

赋能学生教育与院校管理 落地数字化校园建设

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单位简介
北京交通大学因铁路而生,由管理起家,是中国第一所专门培养管理人才的高等学府。目前学院学生和员工人数众多,同时拥有中国工程院院士、国务院参事、国家级教学名师、国务院学科评议组成员、“万人计划”领军人才、教育部“新世纪优秀人才支持计划”等一大批高层次人才。作为社会服务的重要内容,学院长期开展各类专业业务培训,与200 多家企事业单位建立了合作伙伴关系,与100 余家地方政府、企事业单位签订了战略合作协议,同时与国外40 余所国际知名院校建立了50 多个合作项目。
 
项目背景
北交大经管学院从 2015 年起就开始意识到信息的收集存在量大、复杂的问题,着手信息化的突破:2016 年,牵手致远,实现院内人事管理、财务管理、项目管理、资产管理的全面管控,着手搭建整体校园化社会服务。2017 年,完成关于院校内人、财、事、物四大方面的高效管理,以及面向学生服务和社会校友服务的服务化管理。2018 年,人力资源、财务管理、项目管理、资产管理以及会议资源、移动审批,包括面向学生和社会校友的管理达到预期建设目标。
 
信息化目标
北交大经济管理学院与致远互联达成合作,针对北交大提到的管理难点,双方制定的信息化目标建设分三步走:
 

事件在线化

所有的流程、事件处理由线下转为在线处理,这是走向全面信息化的第一步。

 
建立数据中台

将各院系的相同的信息统一到数据中台,保证数据的统一,便于后续进行高效利用。

 
持续进行人才建设和知识传承

当所有业务在线后,通过数据中台统一所有数据源,才能将知识进行提炼总结,并进行持续传承

通过以上三个步骤,达到数字化学院的建设目标。构建一个集人、财、事、物于一体的运营中台,将信息有效整合,达到服务学生,辅助院校领导决策,形成校内校外深度合作,反哺运营的的长期人才建设目标。
 
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—、学生辅导中心
新生入校后,生活方式和学习习惯和以往有了很大的不同,学校必须培养学生养成良好自律的学习和生活习惯,这就需要借助一些线上的辅助管理手段管理学生,帮助学生。课程线上化管理,可以有效管理课程资源,极大的简化学生的选课过程,让学生对课程、老师对选课情况都一目了然。作为一个高等学府,学校需要客观、公正、准确的了解每个学生的全面信息,以做到因材施教,也能及时察觉学生的困难,帮助学生成为社会需要的有用之才。基于上述管理难点,北交大经管学院利用致远互联协同运营平台,开始搭建数字化教育体系。
 
关键应用场景
北交大作为一所高校,时刻关注学生的学习、生活情况。为帮助学生从学校这个小型社会成功过渡到大社会,学校在各方面都做了准备。特别是对于一些生活有困难,学习遇到挫折的学生,学校给予了深度的关怀和辅导。致远互联为该校设计的“心理阳光房”项目,为教师和学生提供了双向沟通互助渠道。教师可发布空闲时间,学生来进行预约,或者老师主动关怀学生。辅导期间,详细记录学生的咨询过程,形成完整学生画像。学生也可以针对辅导情况进行反馈与评价。教师还可根据情况选择不同维度的深度辅导。必要时,教师可申请相关部门介入,以协作方式帮助学生,为社会输送健康向上的好青年。
 
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教师发布空闲时间,学生主动预约;或者教师在线主动邀请学生参与。教师和学生分别进行沟通过程的信息记录,反馈沟通效果。最后,根据双方的沟通信息形成学生画像。
 
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应用价值
心理阳光房在为学生疏通生活、学习难题的同时,可以完善学生画像,让学校和老师对学生有更加全面、清晰的了解,以便因材施教,为学生赋能,帮助学生成才。
 
二、校友服务圈
兼职的老师或教授,都是由不同的部门来管理的。来源不同注定信息所在地不同,例如有的在校友办,有的在人力资源部,信息记录重复错漏不统一。国际认证对这些老师的管理要求很严格,相关教学和研究信息必须定期统计上报。在这种情况下,如果没有有效的管理工具,工作将举步维艰,效率大打折扣。
 
关键应用场景
校友是高校的宝贵社会资源。与校友建立友好的关系,和他们形成互帮互助的协作圈子,对在校生和校友都有很大裨益。校友的圈子建设包括但不限于校友的回校再教育、企业沙龙讲座、校企合作洽谈(科研、案例教学)、帮助在校学生就业。
 
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兼职教授申请 ,校友可以承担并成为兼职教授,分享成功经验。通过扫描二维码,变更兼职教授个人信息。支持工作量申报,随时上报教学、科研项目、论文、讲座等工作。
 
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应用价值
通过与校友建立友好且黏度较高的人才互助生态圈,打通了校内外的隔阂,加强了在校生和校友的协作交流,扩大了在校生的就业渠道,在为校友提供了再学习及回报母校的通道的同时,帮助校友凝聚校内力量,降低了创业风险。有效利用校外资源,让校内校外形成高效、完善的资源、能力协作圈,提升在校生的能力,也为有社会责任感的校友提供分享、传播经验的渠道。
 
三、人才资源库
北交大将近5000 的在校学生、近300 的院校教职工形成了一个复杂的小型社会。信息中心的老师都是通过线下询问、或者调查问卷的方式从其他老师或学生那里获取信息,这种方式不仅效率低下,而且不利于通过统计沉淀提炼成有效信息,特别是老师的一些诸如家庭信息、教育经历、教学情况、在校情况等职场、生活履历信息更难获取完整。不能了解完整的信息,便不能做好服务工作。
 
关键应用场景
学院的人事管理是最为基础也是最为复杂的部分。人员包括在职人员、退休人员、返聘人员和临时工。此外,还要兼管校友和兼职教授等人员的活动,学生管理。当有外事管理需要时,提供整体信息为各科室人员服务,实现全学院人力资源的全生命周期管理。
 
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从岗位需求申请开始,明确需求部门用人需求,并将信息分类汇总提交至招聘部门进行发布,招揽人才。招聘部门收到需求后, 使用致远互联的FORMTALK 工具发放招聘需求,此工具主要应用于外部应聘人员能够在线提交个人简历。简历将自动推送给招聘专员,形成应聘审批表。招聘专员根据应聘者的信息,筛选合格应聘者推送到用人部门预约面试。通过面试后进入入职流程,可自动通知部门主管入职,并在人事部门完善信息后进入人才信息库。在职期间,如信息发生变更,如岗位级别、薪资等信息出现异动时,可发起人员异动申请。合同到期后,会根据是否续签等实际信息而进行合同变更。
 
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离职时,人员可填写离职申请,记录交接内容,归还单位固定资产或其他的财产交割,最后由财务人员进行工资核算。
 
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应用价值
利用科学的管理工具,进行校内外人力资源的融合和管理,推进人力资源开发与发展,使学校资源和社会资源深度融合,更好的满足了高校在新形势下对人力资源的管理需求,促进了数字化大学校园的建设进程。院校人才库、员工合同库、人才备选库的建设和记录,让院校增强了人才的建设和管理,做到洞悉人才、储备人才、发展人才,最终达成为人才提供协作交流圈的目的。
 
四、费控管理
学校的费用管控也缺乏有效的手段,为了避免整个财务预算编制成为一句空话,校领导决定加大力度,根据院校业务特点编制执行财务预算。北交大对费用预算有预算编制,但缺乏费控手段和执行策略。从预算编制开始,到后期费用调控与执行,北交大有独特的业务需求。
 
关键应用场景
 
 
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费控管理关键步骤示例: 按年度编制各部门的预算。选择成本中心、预算年度、预算期间及预算科目,编制部门预算申请表。用户通过事前占用(预提)控制各部门的支出。用户可查询分析预算数、占用数、执行数及余额。并能精确穿透查询每笔开销关联单据。
 
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应用价值
随着高校规模的扩大, 高校年经费支出总量急剧增加, 高校财务管理工作日趋繁重, 难度大大增加. 对支出预算实施有效控制,可保证学校预算顺利完成, 节约支出, 减少浪费, 提高资金的使用效益, 更好地促进教育事业健康发展。有效的费用控制以及费用调整过程审批留痕。事前占用、事后核销,保证费用支出的合理性、预防风险。
 
五、项目管理
北交大项目管理涉及内容广泛,小到活动,大到大型科研交流项目,都需要进行管控。从立项申请到项目预算控制,再到项目执行阶段的分支任务,包括用餐、采购、会议等,最后到项目后期的收支分析、核算与结项等整个生命周期都需要管理。
 
关键应用场景
 
 
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立项、过程中变更(预算调整等),涉及多部门协作时,可自动分配任务给相关协作人员或自主抢单。
 
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应用价值
通过控制项目成本,有效调控项目资源,分析项目收支,记录项目执行过程,达到提升项目经济效益,进行成本控制,资源有的放矢的目的。
 
六、资产管理
目前学校各个体系的人、财、物、事等管理自成一体,信息无法共享;此外,各管理流程中还有很多工作都处在线下处理阶段,造成各项管理工作中经常遇到信息不全、无收集来源、数据量大、甚至重复劳动等问题,极大的降低了老师们工作的积极性。所以,学校亟需一种信息共享和协同管理工具,来起到以简单、准确、高效的方式来完成不同体系的信息的收集、整理、统计工作,减少相关工作人员的重复劳动。
 
关键应用场景
北交大的资产来源丰富,除自行采购资产外,还包括了校友捐赠的物资。数量巨大,种类繁多。资产管理中,我们将资产分为自行采购和捐赠两部分,形成办公用品信息库和固定资产库,详细记录资产的明细及出入库、库存等信息。
 
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固定资产库对资产的来源、价值等信息做了详细记录;多种情况下,如库存不足,领用超库存时都会进行预警。
 
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应用价值
通过对资产的有效管理,院校更能合理分配、利用院校有效的物资资源,在提高资产使用的经济效果的同时,有效降低了院校运营成本,让每位在校人员,每位在校职工都都从中受益匪浅。保护资产完整,改进资产分配利用情况,提高资产使用的经济效果,降低运营成本,节约院校资金。
 
客户价值
基于北京交通大学经济管理学院的特点,校方与致远互联合作,将信息化建设分为校内和校外两部分。校内主要是对于人(学生、教职工)、财、事、物的管理。通过对人财事物的信息收集,形成统一数据中台,分析沉淀学生画像,在有限的财力、物资资源条件下,精心培养学生,帮助其成为优秀社会人。校外主要是对校外社会资源,特别是已毕业学生的连接、协同、交流和管理。对于社会上的高知人士,优秀的毕业生,学校可以主动联系,积极协调,鼓励并欢迎他们来校流,为在校生丰富校外实践机会。