档案信息化咨询方法论实践要点有哪些？

鹰仔

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2022-11-10 15:15

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在咨询工作中，有些咨询师也许会有这样的疑问：“我业务经验挺丰富的，但做咨询工作怎么这么吃力呢？”这可能就是因为缺乏方法论的有效指导。咨询方法论是咨询工作中用来分析和解决某类特定问题的工具、方法、流程、模型和评价准则等。正确合理的使用各种模型、工具和方法，可以使咨询师以最低的风险，有序、高效、可靠的完成各种复杂的项目，提高咨询工作效率。

档案信息化咨询规划需要科学地运用方法论，明确咨询工作的目标和关键任务，梳理咨询工作流程，选择合适的咨询工具，有效指导和推进咨询工作开展。下面对档案信息化咨询规划的关键工作环节和要点进行介绍。

明确咨询规划目标

档案信息化咨询，首先应明确咨询规划目标。档案信息化咨询是站在全局的高度，以信息化技术为支撑，以业务需求为导向，紧扣档案行业发展趋势，从基础设施、应用系统、资源建设、标准体系、组织人才、安全保障等方面进行统筹规划设计，明确未来3-5年档案信息化工作内容和实施步骤。

为达到咨询规划目标，在开展档案信息化咨询规划过程中需要重点考虑战略、结构、执行三个层面的问题。

战略层面

主要考虑为什么要开展档案信息化，可能是发展战略的需要、集团化管控的需要、流程优化的需要、组织调整的需要。重点强调档案信息化将如何提升档案工作的质量和效率，赋能业务、支撑合规，服务数字化转型。

结构层面

主要考虑档案信息化具体做什么，要根据单位发展战略和业务特点，结合档案发展趋势，搭建具有前瞻性的档案信息化总体蓝图、基础设施架构、应用系统架构、资源架构、管理体系架构等。

执行层面

主要考虑档案信息化怎么做，要明确档案信息化工作的重点工作内容和实施推进的步骤，要有详细的进度计划安排，投资预算等。因此，档案信息化规划必须具有较强的可操作性和可落地性。

梳理咨询规划流程和步骤

IT咨询规划工作的开展，一般包括四个阶段，即战略理解与现状分析、管理提升、IT蓝图规划和实施规划，见下图。

以上四个阶段，又可以细分为17个步骤，见下图。

参照IT咨询规划，档案信息化咨询规划工作的开展，也可以分为四个阶段，即现状调研、管理提升、档案信息化蓝图规划、档案信息化实施规划。

1）现状调研

制定详细的调研计划、编制有针对性的调研提纲，对业务部门、档案（馆）室、信息技术部门、领导等不同对象开展调研访谈工作，全面了解档案管理系统、档案业务工作流程、档案库房基础设施、档案制度规范、档案人才队伍等方面的现状。在调研过程中还可以收集各部门的需求、建议等。

2）管理提升

在调研访谈结果的基础上，结合各单位管控模式和业务特点，对单位档案管理工作的各个方面进行总结分析，指出存在的问题和不足。同时参观学习行业内代表先进档案管理经验的典型案例和样板工程，结合档案管理的最新理念和发展趋势，指出档案管理提升的方向。

3）档案信息化蓝图规划

根据单位战略目标明确未来3-5年档案信息化发展目标，在明确发展目标的基础上，根据各业务部门的需求，参考标杆行业的先进架构及档案行业发展趋势，从应用架构、资源架构、基础设施建设、人才队伍建设、制度规范建设、安全保障建设等方面对未来3-5年的档案信息化发展蓝图进行总体规划，明确档案信息化发展路线。这一阶段正是解决档案信息化具体“做什么”的问题。

4）档案信息化实施规划

根据档案信息化蓝图规划制定详细的实施计划，明确各项工作内容的实施先后顺序，以及完成后的建设成效。估算未来信息化资源的投入，以及可能会遇到的风险。这一阶段正是回答档案信息化“怎么做”的问题。

选择合适的咨询工具

工欲善其事，必先利其器。在咨询工作开展过程中合理的利用咨询工具，往往具有事半功倍的效果。档案信息化咨询规划，其实也是发现问题分析问题解决问题的过程。在这过程中比较常用的咨询工具有麦肯锡7步分析法、问题树、鱼骨图、SWOT分析法等。

1）麦肯锡7步分析法

麦肯锡7步分析法是管理企业的一种方法，广泛应用于现代企业的企业管理中。它不仅对于解决企业问题非常有效，对于解决任何需要深入思考的复杂问题都很有用，便于得出较科学的结论。麦肯锡7步分析法包括陈述问题、分解问题、去掉所有非关键问题、制定详细工作计划、进行关键分析、综合调查结果并建构论证、讲述来龙去脉在沟通文件中将数据及论证联系起来7个步骤。通过这7步能够让解决问题的方式有章可循，快速理清解决问题的思路。

2）问题树

问题树又称逻辑树，是一种以树状图形系统地分析存在的问题及其相互关系的方法。问题树的原理是将问题的所有子问题分层罗列，从最高层开始，并逐步向下扩展。把一个已知的问题当成树干，然后开始考虑这个问题与哪些相关问题或者子任务有关。每想到这一点，就给这个问题（也就是树干）加一个“树枝”，并标明这个“树枝”代表什么问题。一个大的“树枝”上还可以有小点的“树枝”，以此类推，找出问题的所有相关项。问题树主要是帮助咨询师理清自己的思路，不进行重复和无关的思考。

3）鱼骨图

鱼骨图是由日本管理大师石川馨先生发明的，故又名石川图。鱼骨图是一种发现问题“根本原因”的方法，因此也被称为“因果图”。其特点是简捷实用，深入直观。它看上去有些像鱼骨，问题或缺陷（即后果）标在"鱼头"外。在鱼骨上长出鱼刺，上面按出现机会多寡列出产生问题的可能原因，有助于说明各个原因之间如何相互影响。鱼骨图是非常好的分析问题、理清思路、找出问题的工具，可以帮助咨询师全面系统了解问题、细化问题，找出解决问题的方法。

4）SWOT分析法

SWOT分析，即基于内外部竞争环境和竞争条件下的态势分析，是将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论，而结论通常带有一定的决策性。运用这种方法，可以对研究对象所处的情景进行全面、系统、准确的研究，并根据研究结果制定相应的发展战略、计划以及对策等。

掌握咨询工作技巧

在咨询工作中，掌握一定的咨询工作技巧，往往也能达到出其不意的效果。比如二八原则，花百分之二十的力气，实现百分之八十的效果。这就告诉咨询师在咨询工作中要善于抓主要矛盾，要理清档案信息化咨询的关键工作内容，把资源用在最关键、最紧迫的事情上。

另外，咨询工作是为客户服务的，所有的工作过程都是需要客户配合完成的。所以，在整个咨询过程中，要让客户清楚咨询工作的过程和意义，以便取得客户对咨询工作的最大理解和支持。要做到这一点，必须掌握有效的沟通技巧，积极主动的与客户进行沟通。一个有效的沟通必定是双向沟通，必须包含4种行为，即：有说的行为、问的行为、观的行为和听的行为。通过有效的沟通更深层次的了解客户需求，建立更加专业的咨询形象。