为什么「会议纪要」很重要?|项目管理

晏涛
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2022-10-27 15:04
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为什么「会议纪要」很重要?|项目管理
为什么「会议纪要」很重要?|项目管理
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编辑|吴桐


粗略统计了一下:今年参与的咨询项目中,大大小小的会议超过100个,并且每一场会议都需要做会议纪要。
对每位咨询顾问来说,做会议纪要是重要的行业基本功之一。这看似简单的工作,想要做好也绝非易事。因为会议纪要需要花费大量的时间速记和整理,还得对着录音一遍一遍地核对。
但实际上,会议纪要是充分理解项目内容、了解行业规则的有效工具。长期做会议纪要,一定程度上可以让你在下一次同类型的项目上更加轻松。
那什么是会议纪要?做好会议纪要的目的是什么?又该怎么做?
01

什么是会议纪要?

 

会议纪要,是指用于记载、传达会议情况和议定事项的法定公文。

要注意写会议纪要不是写会议记录。会议记录是一场会议的客观纪实材料,只要打字快,没有太大的难度,刚入职场的新人也完全能够胜任。

会议纪要是会议记录的升华,要在记录的基础上进行归纳和概括,把会议的内容和结果以正式公文的形式进行传达和执行,切记不要写成流水账。

 

02

做会议纪要的好处是什么?

 

1、提升工作效率

因为做项目往往是长线作战,多线并行,很难做到每一次会议所有人都参加,每一次会议内容都能记住。

所以会议纪要的作用突显出来,自己和同事可以通过查看会议纪要回顾会议的重点内容,项目团队成员可以及时保持进度的统一,做到无缝衔接。

 

2、提升思维和全局观

一场项目会议,会涉及到业务、集团的方方面面,这不光考验听力,还考验你对集团业务的熟悉程度。通过长久的练习,能够建立良好的全局观,快速了解集团的各个业务板块。

尤其对职场新人来说,经常做会议纪要,也是变相的学习,长此以往在知识文化、思考逻辑层面都能够快速提升。

 

3、避免工作纠纷

因为做项目,经常涉及甲乙双方沟通。在会议中涉及到的问题,确认的事项,工作中的责任划分,都完整地保留在会议纪要中。可以作为一份真实有效的凭证,避免在工作推进中发生纠纷。

03

如何记录好一份会议纪要?

 

如何判断一份会议纪要是合格的?

很简单。就是一个没参与会议的人能通过这份会议纪要,能够了解会议里到底发生了什么,快速抓取会议的重点信息。

不过,想要在会议过程中立马记录一份完整的内容非常有难度,所以我将从会议前、会议中、会议后三个方面来详细讲解如何做好一份会议纪要。

1、会议前准备

会议开始前,提前准备会议基本信息及记录模板,可以参照以下模板:

基本信息

  • 会议主题:

  • 会议时间(年、月、日、时):

  • 会议地点:

  • 会议重点:

  • 参会人员:

主要议程

  • 议程一:

     发言人A:

     发言人B:

  • 议程二:

     发言人A:

     发言人B:

会议结论

  • 结论一

  • 结论二

会议后待确认事项

  • 事项一

  • 事项二

除了纪要模板,为了提高工作效率,还需要借助工具方便记录,进行二次整理。我建议会议过程全程录音,再转成文字,方便查漏补缺。

 

2、会议中记录

因为开会是讲和听的过程,如何做到在有限的时间内去抓取关键、要紧的信息,是很值得我们去掌握的。

一般来说,会议的类型分为两大类:一种是项目推进会,比如工作部署、落实项目下一阶段模块,另一种是座谈交流会,比如思维交流、工作坊等。

1)针对项目推进会议

发言人汇报的内容一般是按照一定逻辑的,我总结了下,大体是这些方面:会议目的、基本情况、工作举措、存在问题或困难、原因分析、下一步工作安排等。

当然,一次会议不一定包含上述全部内容,但八九不离十,特别是基本情况、工作举措、存在问题和下步打算,这类是最常用的。

具体到每一块,要怎么记,我觉得要重点记这些内容:
第一是记关键句、记首句 ,一般每部分的首句是要紧的,反映了整段的核心观点或做法,汇报人讲的时候一般会通过“一、二、三…”这样的来体现,所以我们听的时候要特别留意下。
第二是关键人物 ,会议中发言的关键人物(根据职位判断),他们的发言和内容要特别留意,尽量不要忽略关键信息。
第三是记结论性结果性的内容 ,这些是扎扎实实的东西,有干货的,比如截至XX时候的数据、完成了多少量以及一些结论性的词,这些都能够反映关键信息。
2)针对座谈交流会

针对座谈交流会,这种会议相对更宽松,要按照发言人的顺序来记。

这种场合的发言未必结构那么严谨,可能是夹叙夹议,甚至想到哪说到哪,这就对会议纪要形成了更大挑战。这个时候,我们可能自己心里得有一本账,就是自己要给发言人的内容搭个架子。

可以先观点(或现象),后论证,或者说,先结论性的东西再陈述性的东西,从一个点慢慢延展开来。如果有的时候,可能观点不会直接给,那就先空着,等对方说完之后再从他们说的内容里面提炼。

 

3、会议后整理

整理会议纪要有几个要点需要注意:

1)注意格式

每个企业的要求不同,要最后呈现提成的方式是什么。关键要美观大方,注意错别字,字体、标号、段落间隔要保持一致。

可以将重点、关键点加黑或者标黄处理,这样看会议纪要的人可以直接抓重点,节省阅读的时间。

2)减少口语化的表达

开会过程中,口语化表达是在所难免。在做纪要的过程中,要注意用词的转换,把口语变成书面语,同时剔除掉一些没有用的语气词。

3)留意关键数据

会议中涉及到一些数据,尤其要注意,注意不要写错,一些关键的数字可以进行标注。

4)确认会后需要追踪的事项

会议确认的需要追踪的事项,要注意写清楚时间、负责人。整理完会议纪要后,及时发送给相关人员进行确认,确认会议纪要内容的一致性。

尤其涉及到与合作方的确认的内容,避免后期出现争议的地方。

写在最后

做任何事都是熟能生巧,做会议纪要也不例外。作为会议记录者,要用心聆听,用一句话形容就是:会议中谁都可以走神,唯独记录者不可以。

所以要反复训练,培养自己记录的感觉,参加会议次数多了,时间久了,必然可以掌握出一套快速记录的方法。

本文来自微信公众号“晏涛三寿”(ID:yantao-219),作者:晏涛,36氪经授权发布。

资深作者晏涛
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