专家团|蒋祎:HR SaaS选型前,你们还会考虑哪些因素呢?

蒋祎 Johnny
+ 关注
2022-07-27 16:48
505次阅读
上一篇我们讨论了HR系统选型前要如何梳理、把握HR的业务需求,这一篇来讲选型前需要考虑的企业内外部的其他因素。
 

企业的内部环境,主要从这三个方面考虑:

专家团|蒋祎:HR SaaS选型前,你们还会考虑哪些因素呢?

选型前要考虑哪些企业战略和文化的因素?

 

对于HR系统选型影响最直接的无疑是预算,虽说是“有多少钱办多大事”,但是咱们HR得确保钱花在刀刃上。影响预算的因素很多,我们其实也提到不少,这里就不展开来讲了。

 

企业战略也是影响预算的因素之一。管理学的教材告诉我们,无论是人力资源管理还是信息系统建设,都要和企业战略保持一致。道理我们都懂,实践要从哪里开始?咱们可以先考虑这几个问题:

 

  • 企业在市场中的地位是怎样的?(是领导者、挑战者、追随者还是补缺者)企业采取的竞争战略是怎样的?(是“总成本领先”、“差异化产品服务”还是“专注于特定客群”)

    企业的市场地位往往也反映在人才竞争中,企业的竞争策略常常也决定人才的吸引与保留的策略。这几个问题关系到企业在HR数字化的投入意愿,和优先方向(比如上系统先上核心模块还是先上人才模块),以及有哪些友商的HR数字化值得参照、比较。

  • 企业目前涉足哪些行业?未来五年打算在哪些行业发力?各行业各有多少分子公司、有多大人员规模?过去三年的人员规模、组织架构是否有过大调整或重大并购,未来五年有没有大动作的计划?

    每个行业有其特色的HR业务,不同厂商的行业特定功能方案、顾问行业经验都会有所不同。行业越多、分子公司越多,通常对规则设置、权限划分的要求也就更高。人员规模大、人员流动频繁、架构经常变化,都会对批量处理等功能提出相应的要求,在选型时需要重点考察对这些场景的功能支持与系统性能。

  • 企业的组织架构森严的还是扁平的?决策是高度集中还是相对放权?企业文化是保守稳定还是敏捷创新?对于数据是强调保密的还是崇尚透明的?

    这几个问题关系到对于系统功能和能力的侧重,是集中管控还是基层赋能。同样的系统功能,在不同的企业文化中发挥出的价值是不同的;比如不推崇透明与敏捷的企业上OKR,推动将会难上加难,效果将会大打折扣。

 

选型前要跟IT提前沟通哪些问题?

 

上HR系统也许是HR主导,但是这毕竟是企业IT建设的一部分,还是要按IT的规定来,跟IT的规划走。在选型中,IT作为技术评估方,I意见也非常重要。作为HR,我们首先可以和IT就下面这些问题初步沟通:

 

  • IT对于企业内部的管理软件(例如ERP、OA等),在近几年有无大的建设项目或升级计划?

  • 针对HR梳理的业务需求及优先级,向征求IT关于实现方式的建议,是自主研发,还是外采产品,还是两者结合?

  • 如果需要开发,IT能投入多少人员或组建多大的团队(可能需要产品经理、项目经理、开发、测试、运维)?大概需要多长的周期来实现高优先级的需求?

  • 如果是外购系统,IT对厂商资质、系统部署方式(是否允许使用云端系统)、员工个人手机端使用(BYOD)、产品服务的SLA(服务水平协议)、数据存储位置、自主可控、信息安全、代码知识产权等有没有硬性规定要求或建议?

  • IT对内部系统的运行维护,包括用户和权限管理、参数变更、数据提取等,是否有统一的制度要求?

  • IT对于内部系统的数据管理有何制度?对于企业数据治理有什么要求?

  • 企业内有哪些系统需要和HR系统对接,分别是什么厂商的产品?(HR系统应该成为各系统组织和人员信息的唯一来源)

 

系统选型前还要考虑哪些外部环境因素?

 

企业的计划常常跟不上外部的变化,这几年身处“百年变局”之中、新冠疫情之下的我们,一定都深有体会。疫情深刻改变了我们的工作方式,也改变了我们对科技的接纳程度。我们可以借鉴迈克尔·波特的PEST模型,即从政治Political、经济Economic、社会social和技术Technological几个方面分析分析宏观环境。

专家团|蒋祎:HR SaaS选型前,你们还会考虑哪些因素呢?

系统需要帮助我们保证业务合规不仅是当下,还要能够应对未来法规变化和国际政治风险。考虑这些问题:

  • 企业在哪些国家和地区有员工,在哪里上市?在各地分别有多少员工,未来五年计划在哪里大幅招人?这些国家和地区中,劳动用工(合同、休假、薪酬、报税、保险)相关法规政策和规则是否经常变化?

    不同国家和地区的用工法规差异不小,像薪酬核算模块肯定是要分别设置规则、分别测试的。此外,一旦政策有变化,无论是计算规则还是报表格式,系统都要能够及时调整。我们要首先考虑,是否所有国家地区系统都需要覆盖到,统一在一套系统中管理的业务需求是什么?如果需要在一套系统管理多国家地区业务,就要要求系统功能能够支持,顾问有相关经验,还要要求厂商长期关注这些地方的法规政策变化,并能及时升级增强;系统对多语言、多时区、多套规则的支持当然也是必须要有的。

  • 企业在国内的哪些省市有员工,分别有多少员工?

    国内的法规政策也时有调整,例如近几年的年终奖计税、育儿假、赡养老人专项附加扣除、春节假期因疫情临时延长等,而且像育儿假这样的政策各地的细则又不同。如果外购系统,需要考察过往厂商在政策出台后多久提供了解决方案,是厂商统一升级解决还是各家客户要自己调系统设置。各地的社保政策、个税优惠也会略有不同,系统如何支持,每年如何调整,也要在选型中了解。

  • 企业需要遵循哪些国家和地区对个人数据隐私保护的法规?

    比如中国有《个人信息保护法》、欧盟有GDPR,需要考察系统是否有数据遗忘等功能,保证这方面的合规。

  • 企业是否属于对国际形势很敏感的行业?有没有被列入美国实体清单、被美国软件厂商断供的可能?企业在美国制裁国家(伊朗、古巴、朝鲜、叙利亚等)是否有员工和业务?

 

这几年的疫情迫使所有企业快速应对变化,也让不少人被迫转成了远程办公的模式。即使企业不希望远程办公成为常态,但也必须做好这第二手的准备。在远程协作的模式下,更要求HR系统支持团队协作、信息同步和流程任务监控。

 

要远程使用HR系统,通常有两种方式,一是系统本身就在互联网上,也就是云系统、SaaS;二是通过VPN等方式接入企业内网。两种方式的成本、体验肯定是有所不同的,这是需要IT协助评估考虑的问题。

 

而因疫情被迫远程办公的日子里,其实人们对腾讯会议、钉钉等云端应用(SaaS产品)的很大程度接受了,因为它们也确实带来了很大的便利。

疫情也加速了不少科技的应用和普及。虽然说,企业管理软件的核心功能变化不算快,企业管理软件也不需要去赶最新技术的时髦,但是还是有两个方面值得我们去考虑:

 

一是,新技术对大家生活习惯的改变。其中最明显的是智能手机带来的改变,现在就连老人都要扫健康码,年轻人更是24小时手机不离手。如果现在上HR系统不考虑手机端,简直就是在违背大家的生活习惯。要是不能在手机上快速投简历,00后的应届生可能就直接不投了,他们可能连测评、培训都更愿意在手机上做。

 

在评估HR系统手机端时,我们同样要考虑页面设计、操作方式是否符合大家的习惯,这一点上国内国外其实差异也是不小的。咱们国内的国民应用是微信、支付宝、学习强国,如果交互体验类似,那么用户也会更熟悉、使用起来更没有障碍。

 

二是,新技术的成熟和普及。一些听起来还有些遥远的新技术,成本可能已经大大降低,并且已经在办公软件中普及,甚至大家逐渐习以为常。下面列出了一些相对成熟的技术及其应用:

专家团|蒋祎:HR SaaS选型前,你们还会考虑哪些因素呢?

咱们HR应该多体验新科技,才能对它们价值有直观的感受。就像我以前觉得智能音响没啥用,用过才知道,把它使唤惯了之后,手机点几下的事都懒得自己点了。我以前也不理解VR有什么用,用过我才发现,戴上VR头盔就没办法玩手机了,上网课玩不了手机,这就叫做沉浸式学习。

专家团|蒋祎:HR SaaS选型前,你们还会考虑哪些因素呢?

当咱们对自身需求和内外部环境有了更清晰的认识,相信在选型的时候也就更清楚什么应该坚持。除了提到这些,你们选型前还会考虑哪些因素呢?

专家团|蒋祎:HR SaaS选型前,你们还会考虑哪些因素呢?

本文来自微信公众号“JohnnyHCM”(ID:CloudHCM),作者:蒋祎,36氪经授权发布。

0
消息通知
咨询入驻
商务合作