轻松管理1000+员工资料
背景介绍
IWS国际永胜集团控股有限公司营运历史超过10年,主要提供物业管理、保安、护卫、清洁等服务,当中员工超过1,000人。服务对象包括大型企业如香港铁路公司、香港政府部门等。
面对问题
拥有如此庞大的员工数量,必然会面对非常多的人力资源管理难题。其中一个IWS遇到的问题就是员工资料的储存和更新。
IWS过千员工的资料均储存在同一个Excel file。可以想像得到当档案可被多人修改,中间资料出现错漏的机会很大。而且会出现多个储存版本,分不清楚哪个才是最新及最正确的版本,以致误会频生。
而员工资源储存和更新就引申到提醒员工续领证件的问题。绝大部分的员工持有多于一种的证件和证明,例如是保安人员许可证、回乡证,年届65岁以上保安亦需持有医生证明书。而这些证件和证明均需要定时续期,否则可能违反法例令公司需要付上大额罚款甚至影响经营。
为确保所有员工工作时均持有有效的证件,HR需要不时进入储存员工资料的Excel档案检查哪位员工的各类证件及证明是即将到期以提醒他们续领。但因为员工数量太多,证件数量不少而且到期日不同,HR很容易会“走漏眼”哪些员工是未有续领证件,以致公司随时要付上法律责任。
另外,IWS每个月也需要印刷过千张工资单予员工。而派发工资单过后,很多员工因为要进行入息审查或申请资助而需要提供工资单,但他们往往已经丢失工资单,故此需要向HR要求重印工资单。大量的重印工资单要求不单加重HR工作量,也浪费非常多的纸张。
解决方案
IWS选择了使用YOOV 人事管理解决上述问题。在员工资料储存问题上,统一使用YOOV 人事管理的系统杜绝Excel版本分歧的问题,多名HR可同时在系统内修改及更新员工资料,做到协同办工,加快工作效率。而所有员工资料均储存在系统里,管理层如有需要亦可直接在系统内查阅到最新的员工资料。
另外YOOV 人事管理设有自动提醒功能,HR可自定需要提前多久为哪些证件及证明的到期日作提醒,哪些证件及证明即将到期的员工一目了然,不怕忘了提醒哪位员工需要去办理续领手续了。
而YOOV 人事管理系统设有电子工资单功能,员工可以透过YOOV 人事管理手机APP直接查看及下载自己每月的电子工资单,既不会丢失,亦环保得多。
使用成效
要有效管理过千名员工,依靠Excel和人的记忆力远远不够。YOOV 人事管理让员工管理数字化,不仅大大减低出错机率,更能大幅提升工作效率,一举两得。