品牌名称
汇泉洋酒
所在行业
零售
企业规模
201-500人

每刻&汇泉洋酒:费控数字化是企业数字化转型的入门首选

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作为一家主要以销售为主要业务的贸易型企业,在汇泉洋酒约350人的员工中,销售人员占比达到了80%,一年为拓展业务发产生的差旅费、业务招待等各类费用报销单高达3w余张。3w张报销单据,对于原先的汇泉洋酒的财务人员而言,并不是什么轻松的事。销售人员每月线下集中报销一次,每张单据纯人工审核:发票验真查重,是否符合费用报销标准,是否超出费用预算,对于总共只有10余人的财务部门来说,只能是勉力支撑。

汇泉洋酒遇到的问题:

  • 员工线下报销,提单过程繁琐,单据流转周期长;
  • 领导审批不灵活,耗时久,报销时效低;
  • 纸质单据与凭证数量多,信息复杂,财务审计审核工作量巨大;
  • 无可视化数据报表,管理者难以及时发现问题,调整管理策略。

而如今,汇泉洋酒业务不断壮大,需要处理的报销单量从3w余张增加至5w张,但“未添人”的财务部门也能满足当下的业务需要,快速有效地处理业务上的费用问题。

这一切的变化都始于汇泉洋酒开始推进费用报销数字化。

02 “数字化劳动力”让企业加量不加人

  • 报销单处理量从3w增至5w,财务人员0增加
  • 业务端报销频次从1月1次提升至1周1次,差旅报销时间成本耗用节省30%

在汇泉洋酒选型时,万总坦言到一开始考虑过国外的报销系统,但通过深入对比后,发现国外的报销系统成本比较高,而系统中设置的一些准则与规则也与和本土企业的使用习惯不同,本土的报销产品更适合国内的企业,成本更低,灵活性更高。

智能报销:智能识票减轻员工填单负担;智能审核能力让业务端与财务端减少沟通成本;凭证集成、多维费控等能力减轻财务低价值的重复工作的负担,并帮助企业提升财务管控效率;

在这样一个“数字化劳动力”的助攻下,人员提效的效果是十分明显的。业务单据虽增加50~60%,但财务在无添人的情况下,也能快速处理响应。业务端不用手工填写报销单,智能识票能力和智能审核能力能够快速帮助判断,发票的问题,也能根据预设的财务制度和预算情况智能判断该单据的问题,不用来回沟通拖慢审核进度,财务审核工作减轻,而销售人员报销频次也从1个月提升至每周报销一次,大大减轻了员工的垫资压力。

生态平台对接:实现多系统稳定对接,从出差申请到机酒预订,员工全程无需切换系统,拥有丝滑的出差体验。

对于有大量出差需求的汇泉洋酒的业务端来说差旅报销轻松了许多,业务人员不用切换于多个APP进行机票、餐饮等的预订,在报销系统中即可完成,大大缩短差旅报销所占用的时间,将时间投入拓展业务中去。

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03 费控数字化可以作为企业数字化转型的入门首选

谈到汇泉洋酒企业目前的数字化建设情况,万总表示公司财务端和供应链端数字化程度已经达到70%-80%,接下来的精力也将重点放在提升业财融合的精细化程度上,提升数据分析能力为企业决策提供有力支撑。

在回顾汇泉洋酒的数字化建设之路,万总有以下几点实践建议:

1. 数字化建设不是线下流程的照搬。企业在做战略规划的时候,首先要先考虑清楚当下的业务适不适合做数字化转型。数字化转型不只是把线下的东西直接搬到线上去,引进新技术的同时,也要梳理好业务流程,将不规范的流程规范化;另外,系统上线之后,一定要纠正习惯,切换的新模式中去,否则管理隐患依旧不会暴露,也会导致数字化的失败。

2. 推动项目,高层决策者这个角色很重要。因为在项目推进过程中,容易暴露出一些管理方面的问题,一些破旧立新的阻力,因此一定要有在企业中话语权比较重的这样一个角色的支持和协调。

3. 费用报销数字化可以作为企业数字化转型的入门首选,尤其是快消、金融等行业。如果传统企业转型,费用报销是一个非常好的切入口,接触面比较广,流程比较规范,更容易梳理;此外,很多数字化项目需要1~1.5年的沉淀,它的作用才会显现出来。而报销数字化周期较短,收效快、管理的不合规性会明显下降,能够在各个方面建立信心。

4. 无论是CFO或是CIO,懂业务是关键。财务数字化项目由谁来主导不是最主要的问题,要深入业务,懂业务,带着为业务提效降本的心态去服务而不是管控。