美菜网:飞书全面提升信息化建设效率

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美菜网是一家主打农产品和蔬菜水果的 B2B 电子商务网站,致力于用科技改变中国农业市场,为全国约 1000 万家餐厅和蔬菜店铺,提供一站式、全品类、全程无忧的餐饮原材料采购服务。

美菜网:飞书全面提升信息化建设效率

 

客户介绍

美菜网 2014 年 6 月 6 日正式成立,一直致力于用互联网思维去改变中国现代农业和餐饮供应链,以独有的“两端一链一平台”模式,创新升级农产品供应链,提高流通效率,让利两端。美菜网专注为全国近千万家餐厅,提供全品类、全程无忧的一站式餐饮食材采购服务。5 年来,美菜网保持快速增长势头,2018 年 9 月,估值近 70 亿美元。

 

业务需求暴涨,美菜网员工如何高效安全工作

疫情期间,新鲜健康的一日三餐,是老百姓更是全社会的安全感。作为拥有约 3.5 万员工的食材供应链独角兽,美菜网站在了驰援抗疫的第一线:联合供应商向武汉捐献了 33.5 亿吨新鲜食材;在 50 余个城市紧急推出了面向家庭的生鲜蔬菜配送服务。

 

业务需求暴涨、员工分散各地,紧急情况下,保证员工沟通顺畅是重中之重,通过飞书音视频会议、云文档等远程办公功能,美菜网员工可以高效有序地应对着比平日更加繁忙的工作。

 

为了保障健康安全,美菜网为员工提供了完整的防疫设备和流程。通过飞书“健康报备”应用,美菜网快速收集员工体温、14 天内健康状况、所在地等信息,并通过统计报告直观查看员工每日健康状况,降低企业疫情风险。

 

复杂业务的信息化建设,效率是重中之重

美菜网 CIO 井源所带领的信息安全、运维和基础架构团队主要负责公司信息化建设,帮助公司进行更敏捷更安全的信息流转、知识共享和组织管理,同时还负责为公司搭建互联网基础设施,给研发和运维团队提供各种高效的自动化平台或工具,加速产品研发和发布的过程。

 

在疫情期间业务量暴涨的情况下,团队通过精细化的运维管理,多维度的安全加固,保障了美菜网能够 7×24 小时为餐厅、家庭用户提供稳定服务。

 

内部决策,让“申请服务器”变得简单

 

申请 IT 相关资源是美菜网诸多部门的高频办公场景。在过去,某个部门需要申请服务器,相关员工需要在办公系统中走很长的审批流程,经过节点较多,在每一个节点都会被询问预算、当前资源使用率、服务性能等数据。而通过邮件进行审批,就可能存在审批人漏看邮件、对话反复信息难以汇总等情况,导致审批滞留在某个节点。

 

美菜网:飞书全面提升信息化建设效率

 

使用飞书后,美菜网对相关整体审批流程进行了优化创新,如果某个团队需要申请服务器,申请人可以在飞书上创建一个云文档模板,针对“申请原因”、“是否有采购服务器预算”、“服务器当前使用情况”等问题进行详细填写,然后在飞书中快速分享给审批人依次进行审批,也可以同时发给所有审批人并行审批。

 

审批人有疑问,可以直接在文档中添加评论跟申请人沟通,问题沟通和解决的全过程都记录在文档中,为下一级审批人提供充足的上下文;新审批人可以快速得知需求背景及其他节点审批情况,便于迅速决策,高效推进项目。

 

让庞杂的信息,沉淀为企业的知识财富

 

在技术团队日常工作过程中,员工可以将运维、安全等方面工作的信息有效记录并保存。与此同时,公司其他团队也会将蔬菜的知识等信息添加进企业知识库,全员进行共享和发布,既方便新人进行学习,更对知识进行沉淀,形成完整的知识库。

 

美菜网:飞书全面提升信息化建设效率

 

在过去,如果需要针对某个项目进行信息收集,需要从发起人一级一级向下传递需求,团队成员分别撰写文档或者表格,再一级一级地进行内容合并,流程繁琐冗长,而且无法得知每个人的修改意见。如果对内容有疑问,就需要花费时间寻找相关对接人进行单独询问。

 

而通过飞书云文档,公司可以根据自身需求创建模板,再进行共同创作。如技术团队可以编写设计文档、编码规范、故障复盘等。在创作的过程中,如果对内容有疑问,可以在文档中添加评论并@出对接人,实时解决问题。共同创作文档的人数越多,效率提升也就越明显。

 

在公司的飞书“共享空间”中,公司可根据团队架构、任务目标、文档性质按不同标准创建文件夹,收集整理相关文件,妥善保存、维护企业知识资源,便于后续查询使用。

 

评审会议,从多次开会到一步到位

 

对技术体系的各种调研文档、需求文档、设计文档等进行评审,是技术团队的日常工作之一。

 

过去的会议中,一名员工会主讲方案,与会者提出意见,主讲人再对方案进行修改,然后再约同事开会对齐。会后还需专人记录会议纪要,并通过邮件发送。一次评审需要进行多次会议,整体效率较低,且容易遗漏关键信息,影响后续工作开展。

 

美菜网:飞书全面提升信息化建设效率

 

使用飞书后,主讲人在会前就会将文档发给相关同事进行审阅,同事们针对存在的问题进行评论,并在评论过程中形成修改意见。评论完成后,只需一次开会,针对已经汇集的多人意见进行讨论,形成修改方案,添加 to-do 并指派人员和时间,直接在云文档中记录会议纪要,内部决策效率显著提升。

 

从在疫情期间保障员工高效工作,到支持技术团队工作效率提升,为客户更加稳定地提供服务,飞书让美菜网的工作效率大幅提升。

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