如何做一场有趣又高效的迭代会议

万事ONES
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2021-10-19 16:51
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在敏捷开发的过程中,研发团队需要“小步快跑,快速迭代,持续改进”,迭代回顾会议(Retrospective Meeting)是Scrum中最具有价值的会议之一,也是 PDCA 循环中的关键动作,帮助团队回顾和改善开发流程,实现持续过程改进。然而在实际的敏捷开发中,「迭代回顾会议」常常因为以下原因被抛弃:

  • 主题不聚焦,难以贯彻执行

  • 回顾不讲真话,建议不被重视

  • 气氛类似「甩锅大会」,团队成员互相指责推诿

  • 会议枯燥无聊,没有真正帮助团队实现提效

  • 迭代之间时间紧迫,认为回顾没有价值

那么,如何做一场有趣又高效的迭代回顾会议呢?会议可以遵循这样的路线图:提高会议透明度、收集数据并分析改进、适应并拥抱变化。

 

回顾会议从「透明」开始

当回顾会议变成「甩锅大会」,往往是因为团队之间不够「透明」。人们有时会因为担心来自外部的指责而隐藏自己真正的工作方式,这样的隐藏使得团队在回顾会议中难以产生有效的反思。为解决这一问题,回顾会议首先要从提高会议透明度开始

 

01营造有安全感的会议环境

回顾会议不仅仅是让成员参与进来,更重要的是敞开心扉,没有顾虑地把问题暴露出来,以此寻找改进办法。因此在会议过程中,要避免讨论任何关于个人责任的问题。有条件的可以选择宽敞的会议室,或准备一些零食,营造轻松的讨论氛围,减轻参会者的防备心理。

 

02了解参会人的心态

无效的「回顾会议」给人的印象往往是互相推诿责任,浪费时间,参加这样的会议难免心情沉重消极。通过「ESVP」游戏可以帮助 Scrum Master 了解参会者的心态,同时也反映出迭代中可能存在的问题,进而渐进式地引导团队以正面积极的心态面对回顾会议。

E:Explorer(探险家)

S:Shopper(购物者)

V:Vacationer(度假者)

P:Prisoner(囚犯)

ESVP 的常用方法

ESVP的常用方法

 

不同的角色代表了不同的参会心态。探险家渴望看到每一个细节,并寻求从回顾会议中获得最大收益;购物者喜欢考虑一些不同的事情,并且对一些新的见解感到满意;度假者享受回顾会议;而“囚犯”则是被困在回顾会议中,更愿意去做一些其他的事情。

 

「ESVP」通常运用在回顾会议的开幕式。当出现很多“囚犯”时,常见的策略是询问他们为什么觉得被困在回顾会议中,以及他们想要做什么,也许他们想做的事情是我们当时能做的最好的事情;而如果有很多度假者,回顾会议可能不会产生很多见解,迭代将会面临压力。

 

03绘制迭代过程中的心情曲线

在正式地进入「分析数据」环节之前,Scrum Master 还需要让参会者回忆迭代过程发生的事情,并以此绘制心情曲线。

 

对照当前迭代的「敏捷看板」「燃尽图」等可视化视图,团队能够直观地理清迭代的关键时间节点以及信息,并结合迭代中沉淀的日志、团队文档等,追溯迭代情况。

如何做一场有趣又高效的迭代会议

燃尽图

 

如何做一场有趣又高效的迭代会议

敏捷看板

 

迭代心情曲线的横轴是时间轴,表示「迭代」的时间跨度纵轴是情绪轴,上面的象限属于积极情绪,下面的象限属于消极情绪。

如何做一场有趣又高效的迭代会议

心情曲线示意图

 

团队成员根据「迭代」的时间将自己的心情变化画成一条曲线,最后用一个词语来评价自己在整个迭代中的情绪。心情曲线的呈现结果可能是「正向」的,也可能是「负向」的,当「负向」曲线的成员居多时,我们要进一步了解是什么原因导致,并在后续的迭代中规避

 

收集数据并改进分析

收集迭代过程中产生的各种研发数据,并通过统一的平台进行可视化的展现,是分析改进的重要前提。

 

通过效能管理自动收集研发过程中的数据,极大地节省了项目经理的工作量,并确保了数据的客观性和可靠性。基于专业的效能度量指标体系,效能管理中还预置了多维度的可视化报表模板满足团队不同的分析场景,快速了解研发效能数据,分析和定位问题提供重要依据。

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提供专业的效能度量指标

 

分析改进可以通过「帆船回顾模型」「鱼骨图」进行:

 

01帆船回顾模型

通过「帆船回顾」来分析迭代中的优势、劣势和风险等,其中:

  • 船:代表项目团队

  • 岛屿:代表要实现的目标

  • 太阳:代表过去做得好的地方,未来可以继续坚持

  • 风和云:代表团队的优势

  • 锚点:代表过去做的不好的地方,未来需要改进

  • 珊瑚:代表已识别的风险,对未来会产生阻碍

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帆船回顾模型

 

当帆船回顾结束,我们就能收集到大量反映真实情况的数据,这些数据分别位于各个代表不同意思的图形中,对于做的好的部分,团队的管理者需要给予鼓励,争取能做到更好,这是在实际回顾会议中容易被忽略的部分,对于待改进的部分,通过划分优先级确定核心问题

 

02鱼骨图

鱼骨图将因果关系可视化,帮助团队分析造成不利影响的多个潜在原因,适用于持续改进。在鱼骨图中,问题出在鱼的头部,而造成问题的原因就是鱼的肋骨,大骨表示的是主要原因,中骨表示子原因,通过反复问「为什么」不断向下钻取,寻找原因,解决问题

如何做一场有趣又高效的迭代会议

鱼骨图

 

适应迭代回顾

拥抱变化

 

适应是真正敏捷的核心,回顾会议的真正意义在于不断改进过程,使下一步变得更好。

 

回顾会议是 Scrum 团队中每个人都可以从中吸取教训的会议,它应该以一种有趣的方式进行,让每一个人都可以了解上一个 Sprint 中出了什么问题,并欣赏上一个 Sprint 中的成功。

 

每次回顾会议中产生的重要文档可以沉淀在 Wiki 中,形成团队知识库,为其他团队及后续的迭代提供经验参考,鼓励团队持续改进

如何做一场有趣又高效的迭代会议

组织项目文档、管理项目知识

 

基于对企业敏捷实践的深刻理解和需求分析,提供完善的敏捷研发管理解决方案,打造高效的团队协作环境,帮助企业快速持续改进研发过程

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敏捷解决方案

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原文标题: 如何做一场有趣又高效的迭代会议

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