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36氪领读 | 长篇大论抓不到重点?拉卡拉董事长孙陶然教你如何写好报告

转载时间:2021.04.26(原文发布时间:2018.05.31)
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36氪专门为读书设立了【36氪领读】栏目,筛选一些值得读的书,并提供一些书摘。希望你手边有一本称心的书,让读书这场运动继续下去。

工作报告总是长篇大论抓不到重点?报告总是晦涩难懂?本文将与你分享写好报告的方法,希望能对你有所帮助。本文节选自《有效管理的5大兵法——用文化管公司》,作者 孙陶然。

大多数人的报告其实写得非常不好,要么是长篇大论,好像不写个3000 字就不叫报告似的;要么是原材料疯狂堆砌,把搜集来的所有资料一股脑罗列在一起,意思是“亲爱的上级你自己读吧,必有一款适合你”;要么是平铺直叙,恨不得从盘古开天地开始写起,流水账一般把过程细节一股脑娓娓道来;要么就是语言晦涩难懂,不说人话,似乎不掉书袋就不足以显示自己的文采。

可见,毛泽东主席当年发动大家改进我们的文风真是有必要。

在拉卡拉,我们要求“一页报告”,并将之作为十二条令之一作为纪律来要求。 

什么是一页报告?

所谓一页报告,就是用一页纸写完报告,原则上报告不应该超过1500 字,而且应该采取倒叙方式:先写结论,再写理由,最后给出行动建议,把所有的论证过程和资料作为报告附件。

这样的报告,是简洁明了、言之有物,而且有“用”的,对我们下一步的动作有建设性意见的。

对于报告中的重点,应该以特殊字体特殊颜色标注,以提示阅读者注意。这就是为什么本书在每章节最后会给出一个思维导图的道理,写书的目的,是希望读者读懂,所以,必须采取一切有助于读者读懂的工具而非炫耀文采故弄玄虚。 

为什么要“一页报告”?

在拉卡拉,我们把一页报告作为一条纪律来要求,其原因如下:

一、报告唯有短,才可能被阅读。现代人处于信息爆炸时代,对于长篇大论具有天然的反感和抵触,而每个人的工作又很忙,更是对长篇大论不着边际的文件反感和抵触,反正我很少认真读长篇大论的文章。一页报告,要求用一页纸把报告结论写完,同时对重点进行特殊颜色特殊字体标注,就是为了让阅读者读下去,读懂。写报告的目的是为了沟通,沟通的目的是为了效果,让对方理解和接受并且产生对应的行动,如果不采取有助于沟通的方式方法,就失去了沟通的意义。

二、报告唯有先写结论,并给出与对方相关的建议,才能吸引对方的重视。没有人会愿意在与自己无关的信息上花心思,所以,一页报告要求开宗明义写出结论,并且给出与大家相关的行动建议,这是在最大限度地吸引阅读者重视本报告。处于繁忙之中的人,需要的是单刀直入地明示“需要我做什么”,没有心思也没有闲工夫去琢磨“关我何事”。

三、与“三条总结”同理,“一页报告”也是在锤炼报告人归纳、总结和提炼的能力,以及思考问题和解决问题的能力。一页报告,让那些想偷懒不做深入思考就码字交差的做法彻底失去生存的土壤,你必须深入思考,得出结论,才能写出一页纸的报告。 

如何才能写出“一页报告”?

把报告写成一页比把报告写成一百页要难十倍,按照拉卡拉对一页报告的要求,如果你不把报告的内容彻底吃透并且思考出结论及行动建议,你是无法写出“一页报告”的,下面的几个方法,有助于你写好“一页报告”:

 1.想清楚再动笔

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动笔之前,应该先想清楚报告得出的结论是什么,以及因此带给我们的行动建议是什么。如果不把这两个问题想清楚就不要动笔。这两个问题是报告的核心,我们研究了所有的文件和资料,目的就是得出我们关心的问题的结论,以及找到下一步的行动建议,否则我们的研究就没有意义。这是我们写报告的意义。实际工作中,很多人会忽略这一点,为了报告而报告,或者是把研究的过程以及素材当作报告的核心内容了。

2. 按照正确的结构写一页报告

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正确的报告结构是:结论—理由—行动建议—附件。前三个内容用一页纸写完,附件有多少就提交多少。先要得出研究结论123,然后阐述得出这些结论的分析和逻辑,最后给出基于报告结论我们下一步行动的建议。这种结构的逻辑是,阅读报告的人首先需要知道的是你的结论,如果他对你的结论有所疑虑,他会研究一下你得出这些结论的分析和逻辑,如果他认同你的这些分析和逻辑,他就会认同你的结论;如果他对你的分析和逻辑还有疑虑,他可以翻阅附件中的大量素材和资料,自己来分析和得出结论。而行动建议,是对我们工作最终有价值的东西,我们所做的一切工作最终都要归结到一个行动建议上,即我们该做什么,怎么做,才能让我们达成工作目标。

3.按照正确的文风写“一页报告”

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正确的文风有两个要点,第一是“写人话”,用通俗的甚至口语化的语言写,让读者易懂;第二是用数字说话,避免模糊的定量用词,例如“大概、差不多、很多、大量、海量”等等,这些词对于理解问题的实质毫无意义,甚至会误导起到很坏的负面作用。正确的文风是使用数据说话,而且不但给出绝对数还会给出相对数以便让人理解到位,例如“增长了27%、与×× 同行相比相当于他们的137%”等等,数据不会说谎,数据表述更清晰准确。

当然,一页报告的长度也是有限制的,应该是A4 纸一页纸的长度,大概1500 字以内把报告写完为好。

36氪领读 | 长篇大论抓不到重点?拉卡拉董事长孙陶然教你如何写好报告

内容简介

一本写给所有一线管理人员的实操大全,为领导者提供了一套清晰、完备的管理思路和管理工具。深度剖析了企业管理中重要的一环:企业文化。全书详述了如何运用五行文化,将管理分为五个层次:核心价值观、十二条令操作框架、管理方法论、执行四步法和领导力三要素。层层推进,条分缕析,拿来即用;章末配有思维导图,总结要点,梳理思路,便于学习吸收;对所有创业者和企业的管理者都有极大的借鉴作用。

作者简介

孙陶然

1991年毕业于北京大学光华管理学院,曾策划“商务通”掌上电脑,现任拉卡拉董事长,北京市工商联副主席,中关村上市公司协会副会长,民革中央经济委员会委员。著有《创业36条军规》。

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