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想要举办成功的活动,需要整合和协调不同资源

2022.05.16 16:18
资深作者百格活动
百格活动 活动管理,活动服务,电子门票,让您的活动更简单。

一、资源整合

众所周知,一场中大型会议活动的资料和资源涉及众多,而资源整理就成了每一个想要举办会议活动者必须具备的能力之一。资源的整理归纳不仅反映在平时的归档与整理,还表现在当任务来临时,能够在有限的时间里,解决繁重问题的能力。

 

1.用户资源积累

人脉是我们最重要的资源优势,不管是大咖还是普通人都有其自身的价值所在,不应该被忽视。想要举办会议活动轻松自在的必备功课,就是发现人脉资源并及时给予适时的帮助,这就是我们的人脉。

在举办会议活动前,一定要明确好自身手头现有的资源优势是什么,自身的优势是什么,能为你的用户、嘉宾提供哪些有价值的东西,为了达到目标需要作出哪些努力?明确好以上这些问题后,就该需要为会议活动的举办做些准备。

首先是积极主动,在平常时候主动承担一些用户的求助问题,在帮助他人中也能获得一些自身能力的提高,还能在用户心中留下好的印象,为之后的活动添砖加瓦。

其次是创造势能,也就是不断让自己的能力得以提升,当一个人拥有能量后,好的资源就会主动向你靠拢,当你遇到更好的伙伴,你也会因此而越发优秀,逐渐形成良性的循环系统。

想要举办成功的活动,需要整合和协调不同资源

(百格活动需求对接表单)

为了帮助活动组织者更好的寻找资源合理的调配资源,百格活动特意建立了资源对接表单,整合了会议活动行业上下游资源,可以更快捷、更方便企业做会议活动需求资源的对接工作。

 

2.随时把握竞品动向

竞品分析的概念最早是来源于经济学领域,是指对现有的或潜在的竞争产品的优劣势进行分析。在举办会议活动时,也需要有这样的思维。那么,为什么举办一场活动都需要大费周章的把握竞品呢?要回答这个问题,我们想来明白一下竞品分析的目的是什么?

我们做竞品分析的目的简而言之就是知己知彼百战不殆。即使是同一个竞争对手做的活动,也会因为分析的目的不同,从而导致分析切入的角度和方法不同,当然在一定程度上了解竞争对手是能够及时调整活动策划方向和最终能够换来良好效果的基石。

通常来说,活动组织者对于竞品活动分析的目的无外乎以下三种:

①了解市场,看清市场的发展趋势,找准市场切入点;

②了解对手,他山之石可攻玉,同时还能发现潜在的竞争对手;

③了解需求,把握目前参会者想要什么样的会议活动,以及各个环节中能吸引参会者的点,侧面了解参会者喜好,推出适合目标参会者的会议活动。

 

3.沟通企业内部和外部资源

协调内外部资源是举办活动人的基本能力

通过协调内外部的资源,首先可以对自身企业内部各部门之间有细致的分工,尽量做到小而精的运作模式,例如从会议活动项目立项 — 方案确立 — 开始执行 — 活动收尾等一系列动作合并起来,由活动总负责人直接管理,这样可以有效的降低人员内耗,并且提高服务质量。

不管是企业内部还是企业外部的资源,能够有小的进行沟通并合理的运用,即可顺畅的进行各项资源的调配。在资源沟通的过程中,我们需要注意的是一下几点:

1)沟通渠道畅通无阻

在很多企业的内部,企业组织的结构是阻碍沟通的,但对于组织会议活动来说,跨部门的沟通与协作是不可缺少的重要一环,当前在市场的严峻形势下,扁平化的组织结构正在日益成为组织结构的主流,沟通也变得日益顺畅。

而对于和外部资源的沟通则必须要做到“主动、密切”,保障需求与结果能随时进行有效匹配。所以对于活动组织者而言,不论是是要较强对协作的管控和润滑度,避免消耗企业资源,浪费大家的精力和时间。

整合行业资源对于及时更新会议活动行业内的信息,加强了活动组织者沟通的高效与快捷度。为方便活动组织者及时了解行业动态,百格活动建立六大社群,涉及策划、执行、营销等多方面环节,整合了目前会议活动行业策划、执行、营销等资源,更快捷地对接各方需求,保障沟通渠道畅通无阻。

 

2)对信息进行筛选后传递

在沟通过程中,肯定存在着众多的信息,会有许多的重要信息,也一样有许多的冗余信息,在信息传递中,一定要注意信息传递的质量,活动组织者在进行沟通协调时,要有能力对信息进行筛选,传递要贯彻多、快、好、省的原则。另外还需要注意一个非常重要的点,就是寻思、及时,这样才能在活动举办前和进行中都能保持良好的沟通速度。

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(会议技能地图节选)

在会议活动行业内容信息的筛选环节中,百格活动在2019年8月推出了业内第一款[会议技能地图],将会议活动的知识通过凝练、浓缩,变成简单易懂的图表和模型,让内容吸引人的同时也将有效信息合理地筛选出来,帮助越来越多的主办方了解会议活动的流程和知识框架体系。

 

二、协调能力

1.鼓舞

无论是失败还是成功,适当给予一起合作的活动成员鼓励,这是一项必不可少的环节。人与人之间的协作不是机器的写作,据马斯洛需求理论而言,越高层的需求越能代表一个人的精神满足感。所以调动团队的积极性,不仅要目标清晰,还要有所激励和奖励,这种奖励不仅是体现在物质层面的,更多是来自于精神层面的,精神层面的成就感激励往往更有效。

想要举办成功的活动,需要整合和协调不同资源

那么做什么事情才能让大家拥有成就感呢?克服困难、追求成就感的人,会去寻求创造性的挑战,以下是几点关于鼓舞团队的方法和步骤。

第一、确定可行的又能被团队成员道德价值观认可的任务目标;

第二、制定相应的活动策略、活动方案、活动环节等大致框架,并尽量获得大家的认可;

第三、按照活动执行者努力的程度,制订出具有相应吸引力的回报酬劳等其他待遇方案,并制订出按员工业绩与努力程度不同层次享有的工作奖励方案;

第四、了解各执行者的期望,是成长?锻炼?见识?还是学习,使他们的期望和能力与整场活动的任务目标统一起来。

 

2.反馈

执行力是能够按时、按质、按量的完成任务,但是保障执行的,是及时反馈。团队之间的协调力更是体现在这里,在会议活动项目的执行过程中,往往会涉及到多个部门人员协力完成某项任务,如果大家互相都没有反馈,就不知道整个活动项目的进展情况,很容易影响正常活动的顺利开展。

反馈不仅表现在协作者之间,还体现在与管理者的沟通配合上,在完成活动项目的过程中,有些关键节点是需要和领导反馈进度和具体情况的,不要等到最后才向领导一次性的汇报,这样领导是很难判断是否可行以及需要修改的程度是大还是小。如果思路和方向不对或是领导有临时的安排和想法,就很难高效对接整个团队完成这个活动项目。

 

3.换位思考  

在进行会议活动执行人员协调过程中,双方的互相理解和换位思考非常重要。对于活动组织者和活动项目管理者而言,换位思考也需要多了解各环节负责人所在部门的业务运作情况和其自身任务情况,多从对方的角度考虑问题,同时也站在不同部门角度,理解其他部门的难处。

这样才能使团队协作精神得以发挥。例如作为策划部门的人员对设计部和研发部提出关于活动的需求前,就应该将需求文本全部都提交给相关部门负责人,再根据实际情况做具体的需求迭代。

整合协调能力包含诸如组织协调、资源调配、时间管理、团队激励等这些软实力。具备了整理与协调能力就具备了操盘一场成功的会议活动的能力。

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