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视频会议怎么用?

发布时间:2021.04.01 19:00:12

   当今是经济高速发展的时代,企业管理需要更高的工作效率。商务旅行就像一顿家常便饭,商务旅行的时间也是不确定随时随地都有可能,如果有事情发生,首先就要放下手头的工作,到外地先解决一系列的问题,此时会不会觉得在时间上觉得不够用,工作内容积压,工作效率降低。那我们该如何解决这些问题呢?快速科技远程会议能帮助您更好地提高工作效率。下面就有小编为您带来视频会议怎么用的相关介绍。

一、视频会议怎么用?

1、 与参会成员确认会议时间

开启高效远程会议的第一步就是为远程会议确定一个合适的日期及时间。

建议为团队会议选择一个固定的时间,例如在每周一召开团队会议,固定的团队会议时间有助于团队成员合理规划日程安排,并形成一个持续的沟通渠道

为分布式团队找到适合每一个人的会议时间并不容易,特别是当团队成员身处不同时区。为大家推荐两个时区工具,可以直观的看到不同时区的时间:Every Time Zone,Worldtimebuddy

2、提前设定会议规则

一旦确定了会议日期和时间,制定一套远程会议规则就非常重要了,这将帮助团队充分利用每一次会议。可以通过邮件分享团队成员这些规则,或者将它们作为讨论要点添加到会议议程中。

下面是一些远程会议的指导方针:

· 找一个没有背景噪音的地方

· 有人发言时将自己的麦克风静音

· 尽量开启视频,这样每个人都能看到你的面部表情

· 在会前熟悉会议议程,并准备好发言

· 不轻易打断他人的发言,你可以先写下自己的想法,之后进行说明

· 开会时不要盯着手机或做其他事情

· 为每个讨论话题设定时间限制

3、 沟通会议议程

没有议程规划的会议必定是一场无效且混乱的谈话,因为大家可能需要花费15~20分钟来弄清楚这次会议的目的。

会前商讨会议议程,清晰的讨论话题不仅能帮助团队成员为会议做适当的准备,还能促进会议讨论,让每个人(特别是比较内向的团队成员)都感到有权利参与讨论。

4、 分配会议角色

“怎样才能让远程员工在开会时保持专注?”,这可能是每个分布式团队都在经历的问题。

建议为参会者分配并轮换不同的会议角色:讨论协调人、会议计时员和会议记录员。这有助于提高会议的参与度,促使参会者为会议的成功投入更多的精力。另外,在会议讨论中,询问特定参会者的意见也有助于提升成员的会议参与感。

5、 会议纪要和任务

会议记录对分布式团队尤其重要,它可以帮你将讨论想法记录下来,当有远程成员错过会议时,会议纪要将更快帮助其同步信息。如前所述,在远程会议中,可以指定团队中的一人记录讨论点,指定另一成员在会议结束时检查分配的任务。

6、 会后跟进改善

会议是大多数头脑风暴和决策制定的地方,团队负责人应在会后跟进关键要点。在会议结束后通过电子邮件重述决策或行动,有助于加强决定和明确信息。

跟进的另一个重要部分是询问与会者参会体验,以及是否有意见反馈,以使团队会议更富有成效,让未来的远程会议更高效。

视频会议怎么用?

二、会议软件及工具

如果已有确定使用的会议工具或设备,请一定记得提前测试相关软件及设备,建议会前二十分钟再做一次检测。

如果团体初次使用某款工具或软件,请在会议邀请邮件中附件工具操作说明及注意事项(是否需要创建账号、如何进会、建议使用的电脑系统或浏览器类型、是否需要提前下载安装应用等。)

   当今时代,人人都不喜欢麻烦,时间宝贵,尤其是与客户沟通,销售是争分夺秒,生怕哪一个环节出错,客户体验差,给人留下不好的印象,而用电脑浏览器秒开视频会议的方式,是2019年所有客户乃至同事都非常喜欢的一种沟通协作方式,竞争者在路上时,视频会议的诞生正是为了让你实现高效的转化。以上就是小编为您介绍的视频会议怎么用,希望对您有所帮助。

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