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word文档怎么排版?

发布时间:2021.03.24 13:29:51

   尽管用word制作文档很简单,但是要使文档整体看起来美观、易于阅读,仍然需要在排版方面设置一些小巧思。所以要想制作一份阅读轻松、排版美观的word文档到底应该注意什么呢?今天小编就来总结一下word排版过程中经常遇到的问题以及分享几个排版原则,告诉你word文档怎么排版。word文档怎么排版?

1、文档排版4大常见问题

   无论是初学者, 还是能够熟练操作 Word 的用户, 在 Word 排版过程中, 通常都会遇见以下这些问题, 如文档格式太花哨、 使用空格键定位、 手动输入标题编号等。

  • 文档格式太花哨

无论是使用 Word 排版, 还是做其他设计, 都有一个通用原则, 就是版面不能太花哨。如果一个版面使用太多格式, 不仅会让版面显得凌乱,还会影响阅读,大大降低了文档的吸引力。

  • 使用空格键定位

   在排版过程中, 许多用户会使用空格键对文字进行定位, 这是最常见的问题之一。这样的操作方法虽然很方便, 但是在重新调整格式时会非常麻烦, 因为空格的数量可能各不相同, 所以在修改格式时需要手工处理这些空格。

   这就需要用户使用 Word 的一些功能为文字进行定位, 如为段落设置缩进、 为段落设置对齐方式等。

  • 手动输入标题编号

   绝大多数 Word 文档中都会包含大量的编号, 有简单的编号, 如“1、 2、3”这样的顺序编号, 也有复杂的编号,如多级编号。这类编号不仅只有一层,而且包含了多个层次, 每层编号格式相同, 不同层有不同格式的编号,稍有不慎,就会破坏层级关系,带来不必要的麻烦。

  • 手动设置复杂格式

   在排版过程中, 如果要为段落手动设置复杂格式, 也是非常烦琐的操作。

   如果是简单的小文档, 那么这样的手动设置方法不会太影响排版速度;如果是大型文档, 那么问题将接踵而来, 一是严重影响排版速度, 二是当后期需要修改段落格式时, 则又是一个非常大的工作量, 而且还易出错。

2、文档排版5大原则

  • 紧凑对比原则

   在 Word 排版中, 要想页面内容错落有致, 具有视觉上的协调性, 就需要遵循紧凑对比原则。顾名思义, 紧凑是指将相关元素有组织地放在一起, 从而使页面中的内容看起来更加清晰, 整个页面更具结构化;对比是指让页面中的不同元素有鲜明的差别效果, 以便突出重点内容, 有效地吸引读者的注意力。

  • 统一原则

   当页面中某个元素重复出现多次, 为了强调页面的统一性, 以及增强页面的趣味性和专业性, 可以根据统一原则, 对该元素设置字体、 颜色、大小、 形状或图片等。

  • 对齐原则

   页面上的任何元素不是随意安放的, 而是要错落有致。根据对齐原则,页面上的每个元素都应该与其他元素建立某种视觉联系, 从而形成一个清爽的外观。

  • 自动化原则

   在对大型文档进行排版时, 自动化原则尤为重要。对于一些可能发生变化的内容, 最好合理运用 Word 的自动化功能进行处理, 以便当这些内容发生变化时, Word可以自动更新,避免用户逐个手动修改。

   在使用自动化原则的过程中, 比较常见的情况主要包括页码、 自动编号、 目录、 题注、 交叉引用等功能。

  • 重复使用原则

在处理大型文档时, 遵循重复使用原则, 可以使排版工作省时又省力。对于重复使用原则, 主要体现在样式和模板等功能上。

   俗话说得好,没有规矩不成方圆,实用协作文档排版也一样。为了更有效地编制精巧的文档,建议遵循五个原则:简洁对比原则,统一原则,对齐原则,自动化原则,重复使用原则。如果能做到以上5点,还怕自己做出的文档杂乱不堪吗?以上就是小编整理的word文档怎么排版,希望对你有帮助。

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