降本增效，究竟该裁人还是“减动作”？一份给老板和HR的复盘清单

裁员很快，“省动作”很难。可真正能长期把成本做薄、把效率做厚的，往往不是“少几个人”，而是“少做几件没价值的事”。

裁员的隐性成本常被忽略：

• 知识流失：关键岗位离开，流程细节、客户脉络、暗知识一起蒸发。

• 二次成本：市场好转后还得再招、再训、再踩坑。

• 组织士气：恐惧感让团队进入“只求不犯错”的保守模式，创新与协作效率同步下滑。

• 合规风险：补偿、仲裁、社保用工瑕疵的连锁反应（“省人头”未必等于“省成本”）。

减动作的逻辑更朴素：

成本 = 人均工时 × 动作数量 × 失误返工率
通过减少动作数量与降低返工率，在人不变的前提下自然降本增效。

Step 1｜把流程画出来

• 画出从“输入数据 → 处理 → 输出结果”的端到端流程。

• 标记每一步：负责人、耗时、等待、工具、易错点。

Step 2｜区分“创造价值”与“搬运周转”

• 产出客户愿意为之付费/同事愿意点赞的步骤=价值动作。

• 反复抄录、跨系统复制、层层审批=非价值动作（可删、可并、可自动化）。

Step 3｜用 ECRS 原则逐一瘦身

• Eliminate 取消：能不做就不做。

• Combine 合并：能合并就合并。

• Rearrange 重排：把等待/审批前移后移，减少卡点。

• Simplify 简化：模板化、参数化、自动化。

1. 重复填表：同一数据在多处重复收集 → 统一入口 + 表单联动。

2. 跨群沟通：同一通知在多个群抄送 → 信息看板 + 单一播报渠道。

3. 周报堆砌：为写而写 → 数据自动拉取 + 可视化指标页。

4. 多层审批：为“兜底”而层层签字 → 限额授权 + 事后留痕。

5. 手工对账：多系统导出再人工核对 → 对接/比对脚本。

6. 反复解释：同类问题来回答 → FAQ 知识库 + 入职必读。

7. 会议时间拉长：信息型会议过多 → 异步文档 + 15 分钟站会。

8. 资料版本混乱：版本找不到 → 中台存储 + 命名规范。

9. 临时拉数据：每次都重头来 → 标准报表模板 + 定时推送。

10. 手工算工资：Excel 公式频繁炸 → 模板化算薪 + 自动报表（例如用自动算薪工具替代手工，导入数据即可计算工资/社保/个税，并生成报表与工资条；工具可自选，市面上已有轻量方案可用，如工资哥这类“模板+自动计算+发放留痕”的一体化方式）。

关键不是上什么工具，而是先确定要消灭哪些动作，再用工具去“固化新做法”。

原流程：收集考勤 → 人工汇总 → Excel 套公式 → 人工核对 → 导出工资条 → 分别发送 → 员工反馈再回改。
问题：多次搬运、易错、来回沟通、月末堆积。

瘦身后：

• 输入统一：考勤、绩效、补贴用统一模板导入。

• 规则前置：工资项与算法模板化（地区、岗位差异参数化）。

• 自动产出：一键计算工资/社保/个税与报表。

• 发放留痕：工资条批量推送（APP/网页/微信）；查看记录可追踪。

• 复盘再用：模板月度继承，异常项有差异警示

怎么衡量是否有效？

• 计算周期：从“几天”压到“数小时”。

• 一次通过率：无需返工的批次占比上升。

• 异常率：差错/补发/争议条目下降。

• 协作人次：参与人数与往返次数减少。

前 30 天：看清楚

• 列出 TOP10 痛点流程，做一次 VSM（价值流图）与耗时统计。

• 选 2 个高频、可量化的场景做试点（如算薪、报销）。

第 31–60 天：动起来

• 套用 ECRS 精简步骤；把规则模板化、表单标准化。

• 能自动化就自动化：报表、校验、对账、通知。

• 发布“新流程 1.0”，搭配执行手册与 FAQ。

第 61–90 天：固化与扩散

• 观察数据趋势，迭代 2.0：把易错点做成强校验。

• 成功经验复制到相邻流程（如考勤→算薪→发薪→报表）。

• 将“减动作”纳入绩效：以一次通过率/等待时长/返工率为指标。

1. 这个动作不做，会有什么损失？

2. 这个信息是否被重复收集/搬运了？

3. 这个审批是在“背锅”，还是在“增值”？

4. 哪一步最容易出错，能否在前端就校验？

5. 如果必须做，能否让机器做，人只做例外？

• 你所在的团队，最近砍掉了哪些“无效动作”？效果如何？

• 在“算薪/报销/审批/数据拉取”里，你最想减掉的一步是什么？

• 当“减动作”与“合规”冲突时，你如何权衡？

• 若让你在 30 天内交一份“降本增效小胜”，你会选哪个流程做试点？

我相信，真正的降本增效，是把人的时间还给“有价值的事”。
少做无效动作，而不是少一个人。