如何提高企业应付业务「三单匹配」的自动化水平?解决方案来了!

每刻科技
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2023-05-22 10:43
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三单匹配,在企业应付业务中是非常重要的必要性工作,来确保采购业务的准确性和合规性。用一句话概括就是,需要财务人员确认,公司需要购买的货物(PO),是不是收到了(收货单),给供应商的付款(发票)是否正确。然而,做过三单匹配工作的财务人员都知道,这个似乎能一句话总结的业务的实际工作量并不轻省。

 

如何提高企业应付业务「三单匹配」的自动化水平?解决方案来了!

 

传统的三单匹配过程相对烦琐,财务人员经常会遇到以下问题:

01采购业务量大,匹配和核对工作困难

对于财务来说,面对公司规模庞大的采购业务量,每次都需要人工将成千上万行的ERP入库明细,与发票明细做钩稽核销,这一过程异常繁琐。

02一张张签收审核发票,人工处理耗时费力

传统三单匹配模式下,要手工签收发票、制单、线下打印、人工审核、比对,发票明细与业务明细匹配规则复杂,沟通成本大,处理起来耗时费力。

03人工核查难免出错,风险把控能力薄弱

按照传统的三单匹配流程,财务人员在收到纸质发票后,需要根据发票、订单、入库单等,人工核查发票真伪,逐一匹配采购订单项目、税率、供应商、价格差异、数量差异等信息,一对一或者多对多匹配,信息过多使得出错的可能性增加,纠正错误的时间成本高,且风险把控能力弱。

04大量重复性机械工作,工作毫无价值感

每月财务部门需要集中进行发票核对、验真和匹配业务信息的工作,这项工作大部分是重复性的机械工作,缺乏价值感,财务人员常常缺乏成就感。

为了帮助企业解决发票三单匹配时反复沟通、耗时长、人工匹配处理效率低下、易出错等业务痛点问题,每刻打造了一套通用程度高、便捷、易操作的自动化三单匹配解决方案。

 

如何提高企业应付业务「三单匹配」的自动化水平?解决方案来了!

 

每刻智能三单匹配解决方案能为企业和财务人员解决什么?点击下方视频,快速了解每刻科技「智能三单匹配」解决方案。

每刻支持多种方式采集供应商开具的发票(如下图),采集过程中能够智能识别发票结构化信息,自动进行发票合规校验、查重验真、联次识别,在每刻系统内生成进项发票票池,方便企业进行管理。

 

如何提高企业应付业务「三单匹配」的自动化水平?解决方案来了!

 

每刻「在线协同」模式下,供应商可在每刻系统中线上发起送货单,采购方生成收货单后,同步erp进行入库确认,返回至每刻系统生成对账单进行对账;随后,供应商根据完成的对账单,在每刻平台直接开具发票,通过线上协同,将发票在线传递给采购方,从而自动实现订单、对账单和发票的自动三单比对匹配。

 

如何提高企业应付业务「三单匹配」的自动化水平?解决方案来了!

如果企业的供应商不使用每刻系统进行协同,供应商可以选择线下开票并邮寄/发送邮件,将发票发送给采购方。采购方智能签收后,在每刻系统中,自动比对发票与业务单据信息数据,从而实现发票与单据的自动匹配关联。

如何提高企业应付业务「三单匹配」的自动化水平?解决方案来了!

三单匹配最终的目的是为了建立发票信息与入库明细的关联关系。但是由于不同的行业或者不同企业内部管理要求的不同,会导致关联关系的精确程度不同,可能是发票与入库明细的简单关联(如:总对总含税总额、总数量的匹配),也可能是发票明细与入库明细的精确关联。

而每刻智能三单匹配引擎可以通过灵活的场景化配置,针对不同的供应商,选择是否需要配单、是否自动配单、发票匹配单据明细规则为精确匹配or模糊匹配、一对一多对多匹配、是否校验尾差/匹配唯一性等,覆盖了企业个性化的特殊场景。

|高效

通过自动配单,减少匹配人员的工作量,匹配100+发票从10个小时缩短到5分钟,整体财务配单效率提升50~60%;

|自动

利用OCR技术,智能识别发票结构化信息,与系统单据信息进行自动化匹配,减少人工操作,降低90%的重复工作量;

|全量

发票可在线自动匹配,线下收录的发票,可进行补录匹配,独创性地运用行业大数据进行优化训练,覆盖不同的发票配单场景;

|灵活

企业可依据自身要求与行业特性,设置自定义发票配单规则,自由选择多样化的智能匹配模式,灵活进行尾差处理。

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