红蜻蜓利用档案数字化管理,实现业务管理降本增效

泛微数字化办公
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2023-05-05 16:29
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红蜻蜓利用档案数字化管理,实现业务管理降本增效

在数字化大背景下,红蜻蜓积极拥抱数字化档案,全面优化档案管理成本,保证组织档案安全可信,助力企业业务高质量发展。
关于红蜻蜓
红蜻蜓,创始于1995年,是一家多品牌、多品类的时尚鞋履品牌运营商,全集团员工逾4000名,主品牌及子品牌销售终端近3000家,覆盖全国大中城市,是中国鞋行业的知名品牌和企业。
红蜻蜓在长三角、珠三角进行产业布局,拥有红蜻蜓(RedDragonfly)、红蜻蜓KIDS、DGS高级手工定制等中高端品牌,经营范围涉及商务时尚皮鞋、户外休闲运动产品、皮具、儿童用品等。
“十四五”战略发展规划中,红蜻蜓集团提出了要进一步提升数字化发展水平,以“互联网+”为主线,打造全过程数字化管理平台,实现全门类档案的数字化管理模式。
红蜻蜓业务发展需要推进核心技术与信息化技术的高度融合,发挥数字档案系统降本增效、资源集成配置的重要作用,为红蜻蜓各项业务发展提供高价值服务。
因此,红蜻蜓通过提升档案管理质量和能力,对大量档案信息进行收集与整合,方便相关部门进行检索、借阅使用,诸如法务调取合同等场景。
此次,红蜻蜓携手泛微文书定-全程数字化档案管理系统,结合集团实际情况,构建收集、利用、管理、存储、安全等全过程数字化的档案管理系统,通过有效的加工和利用,更好地保证和促进知识管理的科学合理和可持续发展。

红蜻蜓利用档案数字化管理,实现业务管理降本增效
红蜻蜓数字化档案管理场景

1、协助完善管理制度,推动档案应归尽归
红蜻蜓集团通过完善档案管理工作办法、归档范围与保管期限表、档案分类标准、库房管理制度等工作,对后续档案管理有实际指导意义,让档案管理工作落到实处。
重新梳理《档案归档范围与保管期限表》,明确档案收集来源、收集范围、保管期限、相关责任人、移交周期等信息,实现公司档案的应归尽归、应收尽收。最大限度保证档案完整性。
逐步替代手工移交模式,电子档案还可随时在线归档;通过在线查找,能够对大量信息进行快速筛选,找到/借阅所需资料,提高了工作效率和服务质量。
2、档案全生命周期管理,全方位收集档案
红蜻蜓通过系统实现数据资源的在线收集、管理、归档、保存与利用电子档案全生命周期管理。
通过与OA系统快速打通,人员组织同步、(发文、合同)数据归档、OA借阅审批流、待办事项统一提醒。
流程归档自动入库
流程归档后可直接在电子档案中生成条目,减少了再次整理入库的人力成本,并且挂接流程的附件文件,实现业档一体化。

红蜻蜓利用档案数字化管理,实现业务管理降本增效
全文检索
可在全文检索中按权限使用关键字进行检索借阅,提升公司内部信息共享度。
OCR识别
调用OCR识别服务,实现对图片、图片型PDF的文字识别,自动形成文字成果。
电子借阅
在线发起借阅,审批完成后,自动赋予权限,可在线进行查看、下载、打印。到期自动收回权限,借阅记录有留痕,可查看,确保公司档案安全。
纸质借阅
在线发起借阅,审批完成后,档案管理员在线获知该档案存储位置,并对档案进行出库登记。临期系统发出催还提醒,归还后,档案管理员进行入库上架。
档案利用
档案的终极价值就是档案的利用价值。将纸质资料转化为电子化,可随时归档,实现线上借阅的功能,大大的降低了人力物力。同时完整的保存了档案的原始性,并具有很强的凭证性和考查性。
档案数据报表
动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

红蜻蜓利用档案数字化管理,实现业务管理降本增效
3、档案线上线下一体化管理
红蜻蜓将纸质部分通过数字化加工,形成数字化副本,然后通过批量导入、批量挂接的方式实现电子档案管理。
同时,为了解决纸质档案保管的问题,泛微文书定助力红蜻蜓实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。
“室-格-栏-盒”四维立体维护线上库房物理位置、容量、编号等信息;支持密集柜条码生成、格位条码、档案盒背脊等的生成及打印。

红蜻蜓利用档案数字化管理,实现业务管理降本增效
纸电关联检索。一键联查电子档案全部信息及纸质档案物理位置,调阅、借阅,均可线上流转,线下落实,形成一体化管理。
制作数字化副本,提供利用和交流,也避免档案纸张磨损快,把原件妥善地保存起来;节约了纸张的消耗。
总结
覆盖收集、利用、管理、存储、安全等全过程的数字化档案管理系统,进一步推动了红蜻蜓的集团数字化转型,为集团各项业务发展提供高价值服务。

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原文标题: 红蜻蜓利用档案数字化管理,实现业务管理降本增效

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