给任务清单断舍离，你才能真正效率爆棚

编者按：本文来自微信公众号“哈佛商业评论”（ID：hbrchinese），作者 艾德•巴蒂斯塔（Ed Batista）。36氪经授权转载。

我们许多人犯的错误是，幻想我们可以把门槛一降再降——工作更卖力，加班时间更长，用“更聪明”（不管到底怎么个聪明法）的方式工作，希望有一天能把工作清单上的事情都做完，但到头来往往是一场空。

一位接受我辅导的客户是一家大型律师事务所的管理合伙人，我们讨论的事情中，有一项就是如何在有限时间里有效应对高强度任务——客户想要和他约时间，合伙人和其他员工需要他排忧解难，还有邮箱的“狂轰滥炸”……总之，任务清单没有到头的时候。

当我们没有足够时间完成所要求任务时，常被建议说应该“分出轻重缓急”，好像这是解决问题的万灵咒。但在管理工作流程过程中，我发现分出缓急的方式收效甚微，部分原因在于做起来太容易。没错，不是太难，就是太容易。

我们先来下个定义：分出缓急是给事务分等级的过程，比如占用我们时间的人，任务清单上的内容，收件箱里的邮件等，要把他们按重要性排列。虽然有时会难下判断，但大多数情况下只是直接依靠感觉做出排列。当看到会议请求，任务清单，或是一封邮件，我们直觉上就知道这是否重要，然后我们就可以把不同的事情进行比较，并排好次序。

问题来了。排完优先级后，我们还是按照时间和精力充裕的情况来着手处理，而且我们会把不那么重要的事项放到“以后”来做。但是从来没有所谓的“以后”。未完成清单从来没有尽头。

我们的时间和精力都是有限资源。一旦我们的职业生涯进入某个阶段，我们所担负的责任让我们永远无法满足所有要求，不管我们加多久班，干得多卖力。想要见我们的人从门外排到了街上，任务清单长得拖了地，收件箱从来没有空的时候。

关键在于，分出缓急是必要但不充分条件。重点在下一步，鉴别归类。处理突发事件的医务人员必须判断哪些患者需要立即处理，哪些可以等一等，哪些根本无需治疗，还有哪些已经没救了。对我们普通人来说，鉴别归类意味着不要只关注最重要的项，把不那么重要的事情放到“以后”来做，而是设下需要处理事项的临界标准，主动忽略那些不达标的大量事务。

把满满的收件箱、没做完的工作清单、排在门外失望的人群视作自身工作失误，这没有任何帮助。这种观点可能推动我们更努力工作，希望有一天能完成任务，但这是无用功。因为在职业的某一个阶段，不管我们如何投身事业，我们所面临的潜在挑战总是超出我们能力所及。所以，收件箱、工作清单还有排队的人群恰恰是成功标志，证明人们需要我们的时间和关注。最终的胜利不是赢得一场战斗，而是赢得一场战争：不是处理完收件箱，而是处理完收件箱里所有重要信息。不是完成清单上的所有事项，而是完成清单上全部重要事项。不是处理完所有排队人群的问题，而是把真正重要人物的问题处理完。

我们在“时间管理”和“个人生产力”上面花了太多精力。虽然这些努力从战术上有效，但在战略上进行鉴别归类时就没用了。记住：任务不是要列出清单，而是决定哪些可以删除，并且坚持执行。

接着，我们需要解决鉴别归类所涉及到的情感问题，因为这不仅仅是个认知过程。

主动忽略一些事情，拒绝一些人会产生一系列情绪问题，极大影响我们的选择和行为。这正是鉴别归类方法的困难之处，但只有我们关注它的情绪维度，我们通过基本理性干预来控制工作流程的努力才会奏效。

这个过程可能当下就在发生。当你刚读到上面说的“不是真正重要人物”时，很可能会退缩，觉得这也太无情了。我读到这里时也打退堂鼓，而且这还是我自己写的！这个反应可以理解，也正解释了为什么我们会在那些不值得的人身上花费时间和注意力。在有效进行鉴别归类和成为“混蛋”之间仅有一线之隔，我们中的许多人生怕跨过这条线，宁可离这条线远远的。

要进行有效鉴别分类，须加强管理这些担忧和其他相关情绪的能力（是管理，而不是压抑）。正如南加州大学的神经学家安东尼奥·达马西奥（Antonio Damasio）所写的，情绪会“产生对于目标事实的偏见，甚至干扰做决策的支持机制，从而影响有效决策的制定。”

但这正是我们在主动忽略一些事物时所发生的。处在鉴别归类核心的决定会产生我们无法完全驾驭的情绪。

当我们面对无法完成的工作要求时，我们会感到焦虑、害怕、忿忿不平甚至恼羞成怒。但是我们常常没有充分意识或者接触到这些情绪，以便对其有效利用。它们是我们潜意识产生的，无可避免地影响我们的行为，但很多情况下，尤其是在面对压力时，我们无法意识到这种影响，失去了做出最佳选择的机会。

加强情绪管理是一个复杂的任务，但是我们可以采取以下步骤进行：

调整思维模式，来体现情绪的重要性，以及情绪在理智思考和决策制定时的作用。我们的观念会影响我们的体验。

更关心自己的身体。定期运动，保持充足睡眠，已被证明可以提高我们感知和控制情绪的能力。

参与一些需要专注力的日常事务。冥想，写作，和其他反馈性的活动能够加强我们控制思想的能力，帮助我们更敏锐地感知情绪，并对我们的经历形成新的看法，从而帮助我们理解情绪的含义。

我们的最终目标是通过不舒适的方式来变得更舒适，要能意识到对事务进行鉴别归类会产生困难情绪。这样面对没完没了的任务清单，被“轰炸”的收件箱，我们就可以和善但坚定地说“不”。