文章项目管理项目管理工具会是产品经理的“止痛药”吗?
资深作者张诗雨
张诗雨 36氪企服点评高级内容编辑
摘要
一个成熟且优秀的产品经理不仅需要具有产品思维,也需要用项目管理视角俯瞰整个项目执行过程遇到的进度和风险,及时调整项目推进方向和速度,按时保质的完成产品落地更是必备的看家本领,而项目管理工具就是产品经理手中最得力的秘密武器之一。
 

正文

1927年,宝洁公司第一次提出“产品经理”这个岗位概念。自此,随着商品社会的不断丰富,产品经理一职在越来越多的行业中流行起来。到21世纪初移动互联网行业的异军突起,以至于有人提出“人人都是产品经理”这个概念,让这个岗位一度被捧上神坛,无数早期投身于互联网行业的人都标榜自己是产品经理,毕竟这个头衔往往代表着一个产品或项目的核心人物。
 
当越来越多的人冲着岗位高光奔赴向产品经理时,也有越来越多的人失望而归,毕竟只有当了产品经理,才知道这个岗位到底有多窒息……
 
都说“没有在深夜痛哭过的人,不足以谈人生”,产品经理大概是互联网公司里痛哭次数最多的岗位之一了:功能需求多排期紧、临时变动频繁、设想方案和现实成果差距巨大、部门间信息没对标互相甩锅、老板不懂业务目标制定冒进、每天忙忙叨叨但做了啥好像也不记得,复盘的时候总结不出一套方法论和项目经验……每每想到这些,产品经理就心痛的无法呼吸。

01 任务节点繁乱复杂,功能延期无法按时上线

几乎所有产品经理都经历过功能上线延期的无奈。平时分配任务、对接需求的时候没有听到任何延期风险,但到点儿了就是没法提测。这往往“得益于”一个项目或需求的复杂程度。
 
晓龙从事产品经理已经有5年了,他对于“复杂项目”的理解主要基于业务场景的复杂程度,这种“复杂”主要体现在周期长和跨部门协作两个维度。他说:“周期长面临的风险是各部门最终交付前,可能遇到很多临时、突发的问题导致功能无法按时交付,最终使得整体项目延期;而跨部门协作面临的风险就是部门间人员的排期协调会比较麻烦,像很多环节串联的业务在实施时没有办法连续,这就导致任务分布没法同步,不确定性因素增加,也会存在延期或其他突发变动。”
 
产品经理,就是负责产品整个生命周期的人。他必须要将复杂项目拆分成若干个任务,并指定人员按时按质完成。任何一环节的任务必须要做到有秩序有逻辑且按流程的拆解和下达,但由于人员在从中的不确定性,就导致往往“计划不如变化快”,这往往是产品经理最头疼的事情了。
 
项目管理工具会是产品经理的“止痛药”吗?

02 需求方案临时变更,人员协作无法实时对齐

项目功能评审时没有任何异议,测试后发现实现的功能不是最初协商好的,结果费了半天劲,效果根本不像当初设想的那样完美。这种期待与失望并存的挫败感,往往也是产品经理的家常便饭。但毕竟每个岗位的职责立场以及视角的不同,对同一信息的认知无法对标,协作出现纰漏,这在任何团队中都是再正常不过的事情。
 
尤其在互联网公司里,产品从需求提出到功能上线,每一步都有严格的时间和流程的把控,每个环节间都处于耦合状态,如果上一个环节的产出就无法达标,那就不仅意味着团队要重新花时间弥补填坑外,连下一个环节也无法按时推进,这种环环相扣,牵一发而动全身的“瀑布式流程”关系,更需要严格掌握每个环节的完成节点与产出效果,这对于产品的整体质量而言都是非常重要的。
 
杨凡是一家互联网媒体公司的产品经理,他对突如其来的“意外需求”早已习以为常,在向笔者解释这种无奈时,他举例说:“比如提出了5个需求后,产品、设计、开发、测试分别先后评估好完成时间,准备按计划开始大干一场,但在实际执行过程中,老板或部门leader突然说再增加几个小功能,这时需求方案就发生变动,之前评估的时间可能作废,也可能重新再按优先级梳理一遍,再加上别的项目临时插进来的小修小改,虽然耗时不多,但一来二去协调、确认再修改耗费的时间加起来也得按天甚至按周算了,到最后就可能和一开始的计划相去甚远了。”
 
在一个产品完整的生命周期中,确定需求是第一要务。如果需求经常变动会导致产品设计、开发逻辑和测试用例的重构,甚至是已完成的工作都要推倒重来,不仅让团队成员产生挫败感,还让产品经理在团队中的威信大打折扣,影响整个团队协作的凝聚力。
 
从行业普遍情况来看,这种临时和突发性的变动多是来自“人”——无论是团队成员个人能力差异、老板突发奇想的功能需求,还是协作时人员间的衔接失误,“人”都是导致这些意外发生的最不确定因素。
 
项目管理工具会是产品经理的“止痛药”吗?

03 日常工作细碎饱和,方法经验无法及时沉淀

一个大神级别的产品经理一定会在丰富的项目经验后,沉淀出属于自己的方法论,以便更好的做自己的职业规划或是传授岗位经验给新手培养团队。所以说,产品经理是一个很依赖深度思考的岗位,除了执行力和项目管理能力外,他们还需要有透过现象看本质的思维能力和复盘总结能力。
 
但一个刚工作没几年的产品经理,往往都被杂乱琐碎的工作填满时间,每天加班开会处理小问题忙到虚脱不说,更别提是否还有精力进行深度思考与复盘了。对于任何一个岗位职业来说没有经验的沉淀,就无法拓宽产品经理职业发展道路,无法胜任更重要的岗位,承担更重的责任,及时做到经验沉淀和提升方法的总结,不断优化今后的工作方式,都是必须要突破的天花板。
 
按照管理学对项目管理这一分支学科的定义,项目管理是指 “在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,使项目能够在有限资源限定条件下,实现或超过设定的需求和期望的过程” 。项目管理制也是不少企业让业务更高效落地执行的重要形式,但从现实角度来看,大多数中小型互联网公司并不会专门设置项目经理的岗位。
 
所以,“灵魂人物”——产品经理再次上线。这时产品经理的岗位职责就不单纯在于完成前期的产品策划,还需要承担项目经理的一部分工作,比如跟进项目进度,必要时还得协调任务分配、争取研发资源、解决需求冲突,以确保项目按时按质完成最终上线。
 
不过光看上面那些产品经理的痛点,就已经让不少想从事产品经理岗位的新人打退堂鼓了,但好在这些痛点有项目管理工具这个“止痛药”可以缓解,但它们是如何协助产品经理保障复杂项目按时上线呢?
图片来源于:人人都是产品经理网站
 

01 看板甘特图,方便产品经理及时跟踪项目进度

在项目启动阶段的重点是做计划,计划为纲,包括产品策划、提前识别风险、完成需求评审会,得出项目排期表;在实施阶段的重点是监控进度,监控进度有几个工具:项目排期表、任务进度表、每日站会等等,而且项目计划需要在实施阶段根据实际情况动态调整。
 
用项目管理工具中的看板或甘特图功能,查看项目节点时间查看、跟踪项目推进进度是项目管理工具最具价值的功能之一,甚至可以让在项目里的不同角色从对自己有利的角度去筛选俯瞰视角,查看需求优先级以及认领具体任务的同事。
 
图片由采访对象提供
 
提起项目管理工具在推进项目中起到的作用,晓龙说:“首先是项目在线状态的实时传达,像jira这种内部产研通用的项目管理平台,会在每一个子项目状态发生变更时强提醒的功能是最全的,但是对于产品经理来说太重了,或许对于研发更友好,主要是jira 的在线文档体验太差,不过我们或许也不是它的目标用户。”
杨凡所在的公司用得项目管理工具是Teambition,他说Teambition最大的好处就是可以和钉钉打通,无需打开软件就能随时查看到项目进展。

 

02 变更信息历史记录,让成员“甩锅”有据可查

评审会是产品经理的“战场”,因为提需求和实现需求的人代表着团队中的两个角色,他们基于自身角色的视角,对于需求的实现难度和优先级有争论是非常常见的。
 
但因为项目复杂,任务节点众多,很多在评审会上达成的一致,由于各种各样的原因在执行过程中无法被充分理解,造成成果和设想的偏差,这个时候再各种推诿甩锅已经毫无意义。但我们可以利用项目管理工具,让团队适应项目开发从计划到落实的节奏。
 
在评审会结束后,及时将计划落实到可执行的单元和可执行的人,将计划落实到具体任务上,以任务驱动开发过程,任务落实到责任人,任务要标明截止日期。明确项目参与人员,以及各环节所需时间(比如交互、视觉、开发、测试需要多少时间),完成排期或确定最终上线时间,并获得项目成员承诺。
 
在此,通过一定的工具来管理,是十分必要而可控进度的。例如Worktile团队旗下针对中小型团队推出的PingCode,就能用任务驱动方式将开发计划落实到任务和可执行的人,用最直观的方式告诉负责人项目整体的状态、执行者的情况、项目的进展和状态如何等等。
 
除此之外,评论功能可以让参与人员针对需求的全流程推进进行意见发表和讨论,让争论有据可查,产品经理在做项目复盘时可以根据团队人员间的互动,追根溯源找到问题所在,有利于提升整个团队的配合度。当然,工具的灵活使用程度,也需要团队根据实际情况共同开发。

 

03 日报周报知识沉淀,协助产品经理做好项目复盘

完成项目上线不是项目的终点,在收尾阶段的重点应是复盘总结,沉淀项目经验教训,为后续项目沉淀经验资产。
 
圈圈作为一名产品经理新人,她觉得除了项目管理工具大同小异的进度跟踪外,能有网盘功能,沉淀工作日志和经验的Worktile,给她的工作提供了很多能力提升上的便利,“Worktile能提供无存储上限的网盘,我入职后看到了之前的产品经理留下的项目文档和资料,借鉴学习到了不少项目经验,对我之后的能力提升有很大的帮助。”
一个具有项目思维的产品经理,往往会灵活运用工具让自己和团队工作更加方便高效。如何将人的主观能动性和项目管理工具的智能化结合起来,我们为你提供了以下几点Tips:
  • 尽早铺路:给提前准备两到三个方案版本,并明确每个版本的侧重点,利用项目管理工具附件功能,及时上传多版本方案,以便遇到突发情况时有备选方案替换;
  • 主动把控:主动并随时用项目管理工具查看项目进度,发现项目推进存在的问题,做好进度管理和风险控制;
  • 随时记录:遇到临时紧急的变动,及时用协作工具做好需求变更记录,并快速调整以应对变化;
  • 对标到人:在评审会上,就确保与会人员对于项目目标达成一致,且需要对需求内容进行充分评审,尽可能暴露潜在问题或风险,并及时用项目管理工具将任务分配到人;
  • 及时总结:避免重复性且低效的杂活,养成及时反思、复盘总结的习惯,沉淀文档,利用项目管理工具形成项目知识库,比如接口文档、产品规则说明、产品参数整理等等,以此来提升下一次项目把控的能力。
 
当然,产品经理并非在任何项目中都需要依赖工具进行管理把控,但底层逻辑都是——如何在复杂多变的环境中做好一件事。因此,懂得运用项目思维,对于产品经理来说,必然是有百利而无一害。目前在互联网大厂中,已经有越来越多的产品经理正在考取相关资质证书,这也会从另一面推动项目管理工具的普及与迭代,或许到那时,项目管理工具才能真正被称为是产品经理的“止痛药”吧。
 
(文中晓龙、杨凡、圈圈均为化名)
 
 
项目管理工具会是产品经理的“止痛药”吗?

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原文标题: 项目管理工具会是产品经理的“止痛药”吗?

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